IV. Phân theo thời hạn:
Ngay khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng gửi đến, thanh toán viên
Ngay khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng gửi đến, thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng xuất trình bản gốc L/C và các bản gốc của các sửa đổi có liên quan đã được xác thực.
Nếu chứng từ hoàn hảo, trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện thì thanh toán viên lập lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền và lập điện đòi tiền trên MT724 gửi đến ngân hàng trả tiền thông qua Hội sở chính NHCT VN. Và sau khi hối phiếu được sự kiểm tra của trưởng phòng TTQT hoặc người uỷ quyền thì tiến hành tính ký hiệu mật cho bức điện. Cuối cùng thanh toán viên sẽ đóng gói chứng từ kèm Covering letter và chuyển đến ngân hàng nhận thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Trường hợp đòi tiền bằng thư, ngân hàng lập thư đòi tiền gửi cùng bộ chứng từ cho ngân hàng nước ngoài bằng chuyển phát nhanh.
Nếu chứng từ có sai sót, ngân hàng phải thông báo cho khách hàng biết để bổ sung, sửa đổi chứng từ nếu có thể. Nếu sai sót là không thể sửa chữa, ngân hàng có thể điện cho ngân hàng nước ngoài về sai sót để xin sự chấp nhận hoặc chuyển sang hình thức nhờ thu, hoặc vẫn gửi chứng từ ra nước ngoài nếu khách hàng yêu cầu với điều kiện khách hàng phải chịu hoàn toàn rủi ro.
* Thanh toán/ chấp nhận thanh toán L/C:
- Thanh toán L/C: Kiểm soát viên in điện báo có MT910/ MT202/ MT103 về tanh toán L/C xuất khẩu và chuyển cho thanh toán viên. Sau đó, thanh toán viên thực hiện thu nợ (nếu ngân hàng tài trợ) hoặc báo có cho khách hàng, thu phí dịch vụ, phí gửi chứng từ, thuế VAT và chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm soát nội dung điện báo có và các chứng từ hạch toán nếu khớp đúng thì phê duyệt trên chứng từ giấy và chứng từ điện tử. Cuối cùng chứng từ được chuyển lại cho thanh toán viên xử lý.
- Nhận điện chấp nhận thanh toán: Khi nhận được điện chấp nhận thanh toán MT799/ MT999 từ ngân hàng phát hành/ ngân hàng xác nhận (đối với bộ L/C trả chậm), thanh toán viên lập thông báo để chấp nhận thanh toán hối phiếu xuất trình theo L/C xuất khẩu.
* Đóng hồ sơ bộ chứng từ L/C: * Đóng hồ sơ bộ chứng từ L/C:
Để đóng hồ sơ theo dõi bộ chứng từ L/C xuất khẩu, thanh toán viên phải sử dụng chương trình máy tính, ghi rõ lý do đóng hồ sơ do chứng từ đã được thanh toán, hoặc bị từ chối thanh toán, chuyển sang hình thức thanh toán khác hay chứng từ bị trả lại.
* Lưu giữ chứng từ L/C:
Toàn bộ bản gốc của L/C, các sửa đổi, tra soát, bản copy của các chứng từ, điện thanh toán, chấp nhận thanh toán đều phải được lưu giữ theo quy định.