CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÁC
3.2.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp phự hợp.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp cỏc bộ phận cú mối liờn hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyờn mụn hoỏ, cú những nhiệm vụ, quyền hạn và trỏch nhiệm nhất định,
được bố trớ theo những cấp, những khõu khỏc nhau nhằm thực hiện những hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiờu đó xỏc định.
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống cỏc mối liờn hệ hoạt động chớnh thức bao gồm nhiều cụng việc riờng lẻ, cũng như những cụng việc tập thể. Sự phõn chia cụng việc thành những phần việc cụ thể nhằm xỏc định ai sẽ làm cụng việc gỡ và sự kết hợp nhiều cụng việc cụ thể nhằm chỉ rừ cho mọi người thấy họ cũng phải cựng nhau làm việc như thế nào. Cơ cấu của tổ chức giỳp cho nhõn viờn cựng làm việc với nhau một cỏch cú hiệu quả bởi:
- Phõn bổ nguồn nhõn lực và cỏc nguồn lực khỏc cho từng cụng việc cụ thể -Xỏc định rừ trỏch nhiệm và cỏch thức thể hiện vai trũ của mỗi thành viờn theo quy chế của bản mụ tả cụng việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phõn cấp quyền hạn trong tổ chức.
-Làm cho nhõn viờn hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thụng qua cỏc quy tắc, quy trỡnh làm việc và những tiờu chuẩn về thành tớch mỗi cụng việc.
-Xỏc định quy chế thu thập, xử lý thụng tin để ra quyết định và quyết cỏc vấn đề của tổ chức
Những yờu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý:
- Tớnh tối ưu: cơ cấu chức năng quản lý phải bảo đảm mối quan hệ tốt nhất giữa cỏc khõu và cỏc cấp quản lý phải được thiết lập nờn những mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ớt nhất trong hệ thống nhờ đú cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tớnh năng động cao, luụn luụn đi sỏt và phục vụ mục đớch đề ra của hệ thống.
-Tớnh linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải cú khả năng thớ chứng linh hoạt với bất kỳ tỡnh huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài mụi trường.
-Tớnh tin cậy: cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tớnh chớnh xỏc của tất cả cỏc thụng tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đú đảm bảo sự phối hợp với cỏc hoạt động và nhiệm vụ của tất cả cỏc bộ phận hệ thống.
-Tớnh kinh tế: cơ cấu tổ chức quản lý phải sử dụng chi phớ quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Tiờu chuẩn xem xột yờu cầu này là mối tương quan giữa chi phớ dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
- Tớnh bớ mật: đũi hỏi giữ gỡn nội dung hoạt động của mỗi phõn hệ và của cả hệ thống, chống sự rũ rỉ thụng tin cho cỏc hệ thống ngoài, sự thường xuyờn theo dừi của cỏc hệ thống khỏc.
Đối với việc hoàn thiện cỏc cơ cấu tổ chức đang hoạt động
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành được bắt đầu bằng cỏch nghiờn cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện hành và tiến hành đỏnh giỏ hoạt động của nú theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đú, người ta biểu thị cơ cấu tổ chức
quản lý hiện hành và cỏc bộ phận của nú dưới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ sẽ chỉ rừ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và cỏc chức năng mà nú phải thi hành.
Nội dung phõn tớch đối với cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm:
-Phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chức năng đó quy định cho từng bộ phận, từng nhõn viờn của bộ mỏy quản lý.
- Phõn tớch khối lượng cụng tỏc thực tế của mỗi bộ phận, mỗi người, phỏt hiện khõu yếu trong việc phõn bố khối lượng cụng việc quản lý.
-Phõn tớch tỡnh hỡnh phõn định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trỏch nhiệm cỏ nhõn, mối quan hệ ngang dọc trong cơ cấu.
-Phõn tớch việc chia quyền hạn và trỏch nhiệm cho cỏc bộ phận, cỏc cấp quản lý.
-Phõn tớch việc thực hiện cỏc văn kiện, tài liệu, những quy định rang buộc của cỏc cơ quan quản lý vĩ mụ và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp.
-Phõn tớch tỡnh hỡnh tăng giảm số lượng và tỷ lệ cỏn bộ, nhõn viờn giỏn tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lương cỏn bộ giỏn tiếp trong giỏ thành sản phẩm.
-Phõn tớch sự phự hợp giữa trỡnh độ cỏn bộ, nhõn viờn quản lý hiện cú (cơ cấu trỡnh độ ngành nghề) với yờu cầu cụng việc.
-Phõn tớch điều kiện làm việc, hợp lý hoỏ lao động và cơ khớ hoỏ lao động của cỏn bộ và nhõn viờn quản lý.
-Phõn tớch những yếu tố khỏch quan cú tỏc động tớch cực và tiờu cực đến việc duy trỡ sự ổn định của quản lý doanh nghiệp. Kết quả phõn tớch là những nhận xột, đỏnh giỏ mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trờn cơ sở đú dự thảo cơ cấu tổ chức mới.
Để đỏnh giỏ chớnh xỏc, phải chấp nhận một loạt những kết luận cú tớnh nguyờn tắc, chi phối hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, đú là:
+ Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo thực hiện nghiờm ngặt chế độ thủ trưởng và trỏch nhiệm cỏ nhõn.
+ Cơ cấu quản lý bảo đảm sự cõn xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc cỏn bộ quản lý, thể hiện sự phõn cấp và phõn bố hợp lý cỏc chức năng quản lý. Điều đú cho phộp cỏn bộ quản lý cú thể độc lập giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng của mỡnh.
+ Trong quỏ trỡnh hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý khụng được để bỏ sút chức năng, cũng khụng để xảy ra tỡnh trạng cựng một chức năng lại được giao cho hai hay nhiều bộ phận cựng thực hiện.
Trường hợp cú một số chức năng cú mối liờn hệ mật thiết với nhau thỡ giao cho một bộ phận đảm nhiệm thực hiện số chức năng đú.
+ Trong cơ cấu tổ chức quản lý cỏc mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhõn viờn thừa hành nhất thiết phải được xỏc định rừ ràng. Mỗi nhõn viờn chỉ cú thể cú một người chỉ huy để nhận chỉ thị trực tiếp để bỏo cỏo kết quả cụng việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Rỳt gọn đến mức cho phộp những thang bậc quản lý cũng như số lượng cỏn bộ và nhõn viờn quản lý. Nhờ đú, mà phỏt hiện kịp thời những vấn đề phỏt sinh trong quỏ trỡnh quản lý.
+ Cơ cấu tổ chức quản lý phải được thiết kế và thực hiện một thời gian dài.