1. Quy trỡnh thanh toỏn cho khỏch
• Chào khỏch và gợi ý giỳp đỡ.
• Tiếp nhận yờu cầu thanh toỏn
• Hỏi tờn khỏch và số buồng.
• Tỡm hồ sơ thanh toỏn và xỏc nhận lại cỏc thụng tin với khỏch.
• Hỏi khỏch đờm hụm qua và sỏng nay cú sử dụng thờm dịch vụ gỡ của khỏch sạn khụng.
• Bỏo cho bộ phận buồng về việc khỏch trả buồng và đề nghị kiểm tra.
• Nhập nốt cỏc chi phớ cũn lại nếu cú vào bảng tổng hợp chi phớ.
• Chuyển cho khỏch bảng tổng hợp chi phớ để kiểm tra lại.
• Làm thủ tục thanh toỏn cho khỏch + Hỏi phương thức thanh toỏn
+ Thụng bỏo tổng số tiền khỏch phải thanh toỏn (sau khi đó trừ tiền đặt cọc nếu cú)
+ Lập hoỏ đơn thanh toỏn + Thực hiện việc thanh toỏn
+ Chuyển hoỏ đơn cho khỏch kiểm tra và đề nghị ký tờn.
+ Đúng dấu "đó thanh toỏn" vào hoỏ đơn khỏch đó trả tiền và đưa cho khỏch. Chuyển thư cỏm ơn của khỏch sạn (nếu cú)
+ Nhận lại chỡa khoỏ buồng và trả lại giấy tờ tuỳ thõn cho khỏch. + Trả đồ trong kột an toàn lại cho khỏch (nếu cú).
• Tham khảo ý kiến khỏch về cỏc dịch vụ của khỏch sạn.
• Giỳp khỏch tỡm phương tiện vận chuyển nếu khỏch cú nhu cầu.
• Giao phiếu đó thanh toỏn (check-out card) cho nhõn viờn hành lý.
• Tạm biệt khỏch, chỳc khỏch lờn đường may mắn, hẹn sớm gặp lại.
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toỏn và đổi tỡnh trạng buồng.
• Chuyển hồ sơ thanh toỏn cho bộ phận kế toỏn.
2. Một số điều cần lưu ý khi thanh toỏn cho khỏch đoàn
Xỏc định rừ trỏch nhiệm và hỡnh thức thanh toỏn của đoàn với trưởng đoàn.
Thực hiện thanh toỏn cho đoàn: hoỏ đơn đó thanh toỏn được đưa lại cho khỏch. Những hoỏ đơn chưa thanh toỏn được lưu lại để thanh toỏn với cụng ty.
3. Thanh toỏn và trả buồng nhanh (Express check - out)
Khỏch thường tập trung trả buồng vào cựng một khoảng thời gian, do vậy bộ phận lễ tõn thường rất bận rộn vào thời điểm đú. Để khỏch khụng phải chờ lõu khi làm thủ tục thanh toỏn, một số khỏch sạn cú dịch vụ trả buồng nhanh.
Hỡnh thức trả buồng nhanh được ỏp dụng với khỏch thanh toỏn bằng thẻ tớn dụng. Cỏc phiếu trả buồng nhanh thường được đặt trong buồng khỏch hoặc ở quầy lễ tõn. Vào buổi sỏng sớm của ngày khỏch trả buồng, nhõn viờn lễ tõn chuyển cho khỏch một bản phụ tụ tổng hợp cỏc chi phớ của khỏch để kiểm tra trước. Trước khi khỏch rời khỏch sạn họ sẽ điền tờn, số buồng và ký tờn vào phiếu trả buồng nhanh. Khỏch đưa lại phiếu đú cho lễ tõn và rời khỏch sạn mà
khụng phải làm cỏc thủ tục thanh toỏn với nhõn viờn thu ngõn. Sau đú nhõn viờn thu ngõn sẽ ghi tổng số tiền khỏch tiờu dựng vào phiếu cà thẻ tớn dụng. Để được ngõn hàng chấp nhận thanh toỏn, khỏch sạn phải gửi cho ngõn hàng phiếu cà thẻ tớn dụng, phiếu đăng ký khỏch sạn hoặc phiếu trả buồng nhanh cú chữ ký của khỏch. Sau khi thực hiện thanh toỏn, khỏch sạn gửi cho khỏch hoỏ đơn thanh toỏn theo địa chỉ của khỏch.