II. Một số giải pháp chủ yếu
2.2. Hoàn thiện công tác hoạch địch chiếnlược
Hoạch định là xác định trước tương lai của xí nghiệp nên trong công tác này thường gặp phải một số thiếu sót, chúng tôi xin nêu ra một số thiếu xót đó và giải pháp khắc phục
stt thiếu sót giải pháp
1 -Chưa có sự tham gia đúng mức của lãnh đạo trực tuyến.
-Yêu cầu cán bộ lãnh đạo trực tuyến lập kế hoạch, cán bộ quản trị tham mưu giúp cán bộ trực tuyến khi cần.
lập khung kế hoạch hoá chiến lược, hoặc khoán trong quản lý chiến lược
2 -Sự kém chuẩn bị sẵn sàng cuả cán bộ trực tuyến
-Cán bộ trực tuyến cần phải được đào tạo về phân tích chiến lược và trình độ tham gia họch định chiến lược
3 - Chưa có sự tham gia đúng mức của ban lãnh đạo tối cao
- Giải thích cho mọi người trong tổ chức hiểu được rằgn giám đốc là người hoạch định kế hoạch chính và phải có sự tham gia đầy đủ của ban lãnh đạo. -Việc đề ra chiến lược với sự tham gia của tập thể lãnh đạo thường đòi hỏi phải có sự thay đổi lề nếp ở các cấp trên trong công ty và các đơn vị thành viên 4 -Phương cách rập khuôn cứng nhắc theo lề thói, thể thức làm mất tính linh hoạt
-Phân tách quá trình hoạch định chiến lược thành các thành phần kế hoạch về phân bổ nguồn lực, dự toán tài chính, kế hoạch lợi nhuận, rồi tiến hành tổng hợp các yếu tố này khi hoàn thành việc lập kế hoạch.
-Phát triển một cách hệ thống, mang tính chính thức, có hệ thống, sử dụng lối tư duy và kế hoạch hoá khách quan nhăm khuyến khích tinh thần trách nhiệm, dám nghĩ, dám làm và đổi mới, đưa ra những kế hoạch có tính linh hoạt cao.
5 -Phụ thuộc quá nhiều vào dự báo dài hạn.
-Luôn đặt vấn đề với các dự báo nhất là khi kinh nghiệm bị hạn chế.
6 -Không đủ cơ sở thông tin cho biện pháp hành động
-Đảm bảo hệ thống thông tin quản trị được thiết kế đúng đắn, đảm bảo cung cấp thông tin một cách đày đủ, kịp thời cùng với quá trình hoạch định chiến lược.Phải quán triệt cho mọi người lao động hiểu được tầm quan trọng của thông tin đầu vào.
7 -Suy diễn từ quá khứ
- Các nhà soạn thảo kế hoạch cần phải biết đánh giá, nhìn nhận quá khứ nhưng cần hướng tới tương lai và lập kế hoạc cho tương lai vị môi trường kinh doanh luôn biến động.
8 -Dưa vào các chỉ tiêu định lượng một cách thí quá.
-Sử dụng lý trí suy xét, đánh giá, sàng lọc, trong một số lĩnh vực không thể dùng chỉ tiêu định lượng một cách thaí quá
9 - Mục đích không rõ ràng, -Chính xác hoá kế hoạch hành động cụ thể 10 -Không nhận ra những khác biểttong các doanh nghiệp,thị trường nghành kinh doanh và con người
-Công tác kếhoạch hoá và kế hoạch đề ra phải phù hợp với tình huống cụ thể
11 -Không xác dịnh dược doanh nghiẹp và các công đoạn một cách thích hợp
-Xác định rõ các đơn vị kinh doanh chiến lược sao cho một giám đócdiều hànhcó thể kiểm soátcác yếutốchính yếu có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện kế hoạch kinh doanh chiến lược.
12 -Việc sắp xếp lại các kế hoạch của doanh nghiệp dược tiến hành một cách yếu kem
-chú ý tới chiến lược cấp doanh nghiệp thành viên, yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc các công tác kế hoạchh hoá, dàn xếp cá mâu thuẫn lành mạnh và liên kết lại trong giai doạn xem xét lại kế hoạch.
13 - Triển vọng ngắn hạn và đặt quá nhiều trọng râm vạo mục tiêu ngẵn hạn
-Tránh việc qui các mục tiêu ngắn hạn thành dài hạn, việc thướng phải áp dụng cho cả những thành tích đem lại kết quả về lâu dài
14 -Mất nhiều thời gian, sức lực cho
-Chỉ đề ra kế hoạch cho một hạn định thời gian nhất định phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp và
việc đề ra các chỉ tiêu dài hạn mang tính chất chung chung.
ngành kinh doanh. Tinh bất định làm cho việc đề ra các kế hoạch cho những khoảng thời gian quá dài trở nên vô ích.
15 -Đánh giá quá cao ưu điểm, quá thập khuyết điểm.
-Đánh giá một cách thường xuyên, liên tục những ưu khuyết điểm của xí nghiệp
16 - Coi nhẹ những vấn đề cạnh tranh
-Quan điểm về ngành kinh doanh mà xí nghiệp tham gia cần được hình thành từ bên ngoài sao cho có mối liên hệ tương tác với môi trường một cách hữu hiệu.
17 -Quá chú trọng đến kế hoachj.
-Việc hoạch định và thực hiện chiến lược cần được chú trọng như nhau.
18 -Chưa gắn công tác kế hoạch với hệ thống kiểm tra.
-Liên kết chặt chẽ hệ thống kế hoạch hoá chiến lược, các hệ thống kiểm tra và cơ cấu tổ chức của xí nghiệp
19 -Quá nhiều hoặc ít nguồn số liệu kế hoạch
- Sắp đặt tất cả các nguồn số liệu cho nhiệm vụ kế hoạch hoá lớn nhất.
2.3.Hoàn thiện công tác thực hiện chiến lược
2.3.1. Soát xét lại mục tiêu, điều kiện môi trường và các chiến lược.
Soát xét lại các kết quả thu được từ phân tích điều kiện môi trường bên trong và bên ngoài xí nghiệp, các quyết định liên quan đến mục tiêu, môi trường, chiếnlược là công việc hết sức quan trọng, được thực hiện đầu tíên trong các kế hoạch chiến lược. Mục đích của việc này nhằm đảm bảo những người chịu trách nhiệm đã nắm bắt chính xác, đầy đủ nội dung chiến lược, lý do tại sao xí nghiệp lại theo đuổi chiến lược và mục tiêu cần đạt được là gì. Đây cũng là công việc cuối cùng để đánh giá xem xét lại chiến lược và mục tiêu đã xác đinh, đảm bảo đến thời điểm chiến lược được đưa vào thực hiện nó vẫn nguyên giá tri như lúc người ta hoạch định ra chúng
và mọi yếu tố, tình huống chủ yếu đã được lường trước. Từ công việc này những nhà chiến lược có thể phát hiện ra những thay đổi về điều kiện môi trường. Từ đó có những điều chỉnh kịp thời để tận dụng những cơ hội do những thay đổi đem lại hoặc hạn chế những nguy cơ của nó. Tất cả các mục tiêu, phân tích chiến lược phải được viết thành văn bản kế hoạch chiến lược. Từ văn bản này mọi công việc soát xét có thể được tiến hành dễ dàng, nhanh chóng.
2.3.2. Đánh giá, điều chỉnh và đảm bảo cung ứng nguồn nhân lực
Đánh giá nguồn nhân lực trước khi chiến lược được thực hiện xí nghiệp nên tiến hành đánh giá lại nguồn nhân lực để được đảm bảo về số lượng, chất lượng cần thiết. Cần trẳ lời câu hỏi: Chúng ta có đủ nguồn nhân lực để thực hiện các chiến lược đề ra một cách có hiệu quả hay không.
Điều chỉnh nguồn nhân lực là công việc của ban lãnh đạo xí nghiệp và các phòng ban chức năng bao gồm: đảm bảo chất lượng và số lượng nguồn nhân lực, đào tạo, đào tạo lại đội ngũ nhân viên quản lý, nâng cao tay nghề công nhân viên để thực hiện hiệu quả chiến lược.
Đảm bảo nguồn nhân lực nhằm cung cấp đầy đủ nguồn lực phục vụ cho việc thực hiện chiến lược, tránh sai lầm do cung cấp nguồn lực không tương ứng với chiến lược hay công việc chính trong đảm bảo nguồn nhân lực là phân bổ nguồn vốn và chuẩn bị ngân sách.
2.3.3. Xây dựng cơ cấu tổ chức
Cơ cấu chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như chiến lược qui mô và độ phức tạp của tổ chức, công nghệ mức độ biến động của môi trường kinh doanh, thái độ của ban lãnh đạo cập cao, thái độ của đội ngũ người lao động, các khía cạnh địa lý. Khi thiết kế hay cải tổ cơ cấu quản lý thì 5 bước sau đây rất hữu ích:
--Làm rõ các nhiệm vụ chiến lược các chức năng then chốt
-Nghiên cứu các mối quan hệ giữa các hoạt động mang tính thường lệ với các hoạt động có ý nghĩa chiến lược
-Nhóm các lĩnh vức hoạt động thành các đơn vị tổ chức. -Xác định mức độ thẩm quyền của mỗi đơn vị tổ chức.
-Thiết lập sự phối hợp giữa các đơn vị.
2.3.4.Triển khai chiến lược hoặc thay đổi chiến lược
Các chiến lược đặc biệt là các chiến lược mới thường đòi hỏi phải có sự thường xuyên thay đổi trong quá trình thực hiện. Ban lãnh đạo xí nghiệp cần phải soạn thảo thật cặn kẽ và đề ra những sửa đổi có thể xử lý được. Muốn đề ra những sửa đổi đúng đắn cần thực hiện 4 bước sau:Dự báo những phản đối có thể xảy ra, làm giảm bớt những phản đối đó và những phản đối thực tế, thiết lập lai nguyên trạng.
2.3.5 Đánh giá lại kế hoạch chiến lược
Hoạch định chiến lược là một quá trình năng động tạo điều kiện để phát triển chiến lược hữu hiệu ngay khi đề ra kế hoạch chiến lược, ban lãnh đạo phải nhận thức được rằng cớ thề phải có những sửa đổi chiến lược theo định kỳ, cần tránh những sửa đổi lớn mang tính chất ồ ạt. Nhiều khi kế hoạch chiến lược được thiết lập một cách hoàn hảo nhưng không thể thực hiện một cách hiệu quả vì nhiều lý do hoặc nguồn lực không đảm bảo hoặc thông tin thếu hụt. Khi thời gian và công sức, chi phí bỏ ra để thực hiện chiến lược gần đạt tới kết quả kỳ vọng thì ban lãnh đạo xí nghiệp cần đánh giá lai một cách cặn kẽ các kế hoạch chiến lược nhằm phát hiện ra những điểm không phù hợp về mục tiêu, tìm ra những thay đổi cần thiết trong hoàn cảnh môi trường.Tuy vậy, không nên thay đổi chiến lượckhi những vấn đề phát sinh không dáng kể. Chỉ thực hiện những sửa đổi sau khi có những đánh giá, cân nhắc cặn kẽ và thấy rằng chiến lược mới được sửa đổi sẽ đem lại hiệu quả cao hơn.
2.4.Hoàn thiện công tác kiểm tra, đánh giá kết quả thục hiện chiến lược
-Xác định nội dung kiểm tra: Có 3 hình thức kiểm tra
+Kiểm tra chiến lược được tiến hành trước khi hoạch định chiến lược và sau khi thực hiện chiến lược nhằm đánh giá chiến lược.
+Kiểm tra quản lý nhằm thúc đẩy các hệ thống chính yếu bên dưới hoàn thành các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Ba hình thức kiểm tra trên không tách dời nhau mà chúng gắn liền với nhau trong công tac kiểm tra.Các nội dung cần quản lý và kiểm tra: số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.
-Đề ra tiêu chuẩn kiểm tra: Tiêu chẩn kiểm tra phải mang tính cụ thể rõ ràng, đơn giản tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra tuy nhiên khi các mục tiêu không rõ ràng không thể đạt được không thể định lượng trực tiếp thì việc đề ra tiêu chuẩn kiểm tra không dễ dàng gì và khi đó cần phải cá những tiêu chuẩn thay thế để kiểm tra.
-Định lượng kết quả đạt được:Để định lượng kết quả đạt được thì phải kịp thời nắm bắt đầy đủ thông tin có nhiều loại thông tin xí nghiệp phải xác định cụ thể những thông tin nào là cần thiết để định lượng và đánh gía kết quả. Một số chỉ dẫn về hệ thông tin:
+Các hệ thống báo cáo phải phản ánh trung thực thành tíc xí nghiệp đạt được. +Thông tin cần thiết là những thông tin có ý nghĩa chiến lược.
+Các báo cáo phải có bố cục sao cho chúng phản ánh được kết quảvà các dấu hiệu làm cơ sở cho biện pháp hành động.
+Báo cáo phải đúng hạn và được lập theo định kỳ thời gian.
+Loại hình và luồng thông tin phải đơn giản, phù hợp với từng nhu cầu cụ thể. Sau khi đã có nguồn thông tin hữu hiệu thì bước tiếp theo là chọn phương pháp thích hợp để định lựơng các kết quả đạt được dựa trên yếu tổ cần đánh giá : Theo chỉ tiêu marketing, chỉ tiêu về nguồn nhân lực, thanh tra,
-So sánh kết quả với mục tiêu đề ra
-Xác định nguyên nhân sai lệch: Để hiểu được nguyên nhân sai lẹch có thể sử dụng phiếu kiểm tra sau:
+ Tiêu chuẩn có phù hợp với mụa tiêu chiên lược không?
+Các mục tiêu, tiêu chuẩn tương ứng còn thích hợp với thực tại không? +Các chiến lược còn phù hợp trong bối cảnh thị trường hiện tại không?
+Cơ cấu tổ chức hệ thống công ty, nguồn lực có đủ hiệu lực không?
+Các biện pháp thực hiện có thích hợp để đạt được tiêu chuẩn đề ra không? -Tìm biện pháp khắc phục: Tất cả các bượcs đã thực hiện nêu trên nhằm mục đích thực thi bước cuối cùng này. Từ phiếu kiểm tra cần xem xét, chấn chỉnh lại những vấn đề sau: tiêu chuẩn kiểm tra, mục tiêu, chiến lược, cơ cấu tổ chức, các hệ thống hay nguồn lực hỗ trợ, biện pháp thực hiện. Tuy nhiên, khi ban lãnh đạo xí nghiệp quyết định điều chỉnh một trong các lĩnh vực trên thì phải lưu ý đến các yếu tố liên quan khác. Khi điều chỉnh mục tiêu thì phảiđưa ra các chiến lược tiêu chuẩn, nguồn lực, biện pháp, cơ cấu tổ chức và các hệ thống khác. Chiến lược thay đổi thì không cần phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn mới nhưng các yếu tố khác phải thy đổi. Khi điều chỉnh biện pháp thì không cần có những điều chỉnh lớn khác.