I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn.
Xí nghiệp sản xuất bao bì là một xí nghiệp cĩ quy mơ vừa và nhỏ,sản xuất kinh doanh tại 3 điểm (tương ứng là 3 phân xưởng).Vì vậy,xí nghiệp tổ chức bộ
máy theo hình thức kế tốn tập chung.Xí nghiệp cĩ một phịng tài chính kế tốn thu nhận ,xử lý và cung cấp thơng tin kinh tế phục vụ cho cơng tác quản lý.Là nơi thu nhận tồn bộ chứng từ kế tốn từ phân xưởng I,phân xưởng II,phân xưởng III chuyển lên thực hiện hạch tốn kế tốn ,ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ,lập báo cáo tài chính cho tồn doanh nghiệp.Qua đĩ kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch ,giám đốc bằng tiền việc sử dụng vật tư ,lao động, tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Bộ máy kế tốn của xí nghiệp được tổ chức như sau:
+Một kế tốn trưởng:Giúp giám đốc xí nghiệp chỉ đạo cơng tác hạch tốn kinh tế trong tồn xí nghiệp theo pháp lệnh thống kê của nhà nước và quy chế
quản lý của cơng ty xây lắp -vật tư -vận tải -Sơng Đà 12.
-Tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.Định kỳ lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch vốn lưu
động,lo vốn và cơng tác thu hồi vốn.
-Làm các báo cáo hàng tháng ,quý,năm trình Giám đốc xí nghiệp và kế
tốn trưởng Cơng ty xây lắp -vật tư-vận tải Sơng Đà 12.
+ Một kế tốn tổng hợp cĩ nhiệm vụ: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, hố đơn cập nhật vào máy vi tính vào sổ nhật ký chung ,sổ cái các tài khoản liên quan,cuối tháng lập các báo cáo tài chính trình kế tốn trưởng.
+Một nhân viên kế tốn phân xưởng I, một nhân viên kế tốn phân xưởng II, một nhân viên kế tốn phân xưởng III đều cĩ nhiệm vụ chung là tính lương tháng cho phân xưởng mình ,ngồi ra cịn làm nhiệm vụ :
-Kiểm tra ,ghi chép, phân loại các phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, thành phẩm lên các bảng kê ,vào mã vật tư,cuối tháng làm báo cáo vật tư thừa thiếu cho kế tốn trưởng và Giám đốc xí nghiệp.
-Hàng tháng cùng bộ phận OTK (bộ phận kiểm tra) tiến hành kiểm tra khối lượng sản phẩm dở dang ở từng bộ phận ,từng tổ thuộc phân xưởng mình sau đĩ gửi lên cho kế tốn tổng hợp.
+Một thủ quỹ:Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt hàng tháng ,cuối tháng tính ra tổng số tồn quỹ gửi cho kế tốn trưởng.
Nhìn chung ,mỗi bộ phận ,mỗi thành phần kế tốn tuy cĩ nhiệm vụ riêng song chúng cĩ mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi,chức năng, quyền hạn của mình dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế tốn trưởng đảm bảo sự chuyên mơn hố của cán bộ kế tốn ,đồng thời phù hợp với trình độ của từng nhân viên.Cĩ thể khái quát bộ máy kế tốn của xí nghiệp theo sơ đồ sau:
Sơđồ bộ máy kế tốn của xí nghiệp
1.1. Hình thức kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch tốn kinh tế của đơn vị.Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức kế tốn nhật kí chung với hệ thống sổ sách ,tài khoản sử dụng tương đối phù hợp theo đúng chếđộ nhà nước ban hành.
Việc áp dụng hình thức kế tốn này phù hợp với trình độ quản lý ở xí nghiệp ,đơn giản ,thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính phục vụ cơng tác kế
tốn.Cùng với hình thức kế tốn ,xí nghiệp áp dụng phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.Kỳ hạch tốn theo tháng phù hợp với kì báo cáo và xí nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Tồn bộ qui trình hạch tốn ,xử lí chứng từ ,cung cấp thơng tin kinh tế ,được thực hiện trên máy vi tính theo hình thức nhật kí chung được thể hiện qua sơ đồ
sau:
SƠĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÍ CHUNG
Kế tốn PX3 Thủ quỹ Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn PX2 Kế tốn PX1 Chứng từ gốc Bảng chi tiết SPS Sổ kế tốn chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái t i khoản Bảng cân đối SPS BC quỹ h ng ng y
: Ghi cuối tháng. : Ghi hàng ngày. : Đối chiếu.
1.2. Tổ chức cơng tác kế tốn trên máy vi tính.
Các đơn vị Tổng cơng nĩi chung và Xí nghiệp sản xuất bao bì nĩi riêng
được trang bị bằng máy vi tính đã cài đặt chương trình phần mềm kế tốn SAS ( Sơng Đa Accounting System ) do trung tâm Unesco phát triển cơng nghệ thơng tin và Tổng cơng ty xây dựng Sơng Đà phối hợp thực hiện.
Xí nghiệp sản xuất bao bì đã mở một hệ thống tài khoản phù hợp và thuận tiện cho cơng tác hạch tốn. Phần mềm kế tốn SAS chỉ cho phép mở các tài khoản do Bộ tài Chính ban hành ( các tài khoản này do những người cĩ mật khẩu hệ thống khai báo, người sử dụng khơng thể sửa đổi).
Cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm tại Xí nghiệp sản xuất bao bì được kế tốn thực hiện trên máy vi tính theo các bước sau:
- Việc tập hợp chi phí sản xuất hồn tồn do máy tự động tính tốn, sàng lọc và tập hợp trêncác tài khoản chi phí từ những dữ liệu ban đầu do kế tốn tổng hợp tại xí nghiệp cập nhật.
- Căn cứ vào kết quả kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang cuối tháng theo
đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kế tốn cập nhật khối lượng sản phẩm dở
- Máy tựđộng sử lý thơng tin, kết chuyển chi phí sản xuất sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Căn cứ vào số lượng thành phẩm hồn thành, kế tốn sẽ tính được giá thành sản xuất của một vỏ bao xi măng.