ở Anh và Mỹ, mô hình tổ chức KTQT không tác biệt thành hai hệ thống riêng biệt: KTQT và KTTC, mà đ−ợc kết hợp thành một khối nh−ng có ranh giới cụ thể.
Kế toán Mỹ không quy định các tài khoản dành cho kế toán chi phí. Những thông tin liên quan đến việc tính thuế không kết hợp với kế toán mà đ−ợc tách riêng.
Việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong KTQT ở Anh và Mỹ chủ yếu phân loại theo: biến phí và định phí và mối quan hệ: chi phí - khối l−ợng - lợi nhuận trong quá trình kinh doanh. Đây là công việc th−ờng xuyên của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Kết luận ch−ơng 2
Trong ch−ơng này, luận văn tiến hành tiếp cận vấn đề bắt đầu từ việc xem xét lịch sử hình thành KTQT và quá trình ra đời KTQT ở Việt Nam. Sau đó, tác giả nêu ra đặc điểm hoạt độn kinh doanh, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán trong các DNKDDP. Từ đó chỉ ra thực trạng tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp này hiện nay ở Việt Nam. Có thể nói, KTQT đối với các DNKDDP còn là một vấn đề mới mẻ, hầu nh− ch−a đ−ợc quan tâm và tổ chức thực hiện theo đúng nghĩa của nó. Thực trạng này đã đ−ợc tác giả
đánh giá và đ−a ra các nguyên nhân của những hạn chế. Đồng thời, đã có sự liên hệ với kinh nghiệm tổ chức công tác KTQT ở một số n−ớc trên thế giới.
Những hạn chế về nhận thức cũng nh− việc tổ chức KTQT trong các DNKDDP nêu trên chính là cơ sở để tác giả nghiên cứu đề xuất h−ớng hoàn thiện các nội dung của KTQT ở ch−ơng sau.
Ch−ơng 3.
Ph−ơng h−ớng hoàn thiện tô chức công tác KTQT trong các DNKDDP ở Việt Nam hiện nay.
3.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP hiện nay.
3.1.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP .
Có thể nói, tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nói chung và KTQT nói riêng chẳng những đảm bảo đ−ợc những yêu cầu của việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ tốt các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, mà còn là điều kiện để KTQT phát huy hết tác dụng của mình phục vụ hiệu quả cho nhà quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện tổ chức công tác KTQT doanh nghiệp nói chung và trong DNKDDP nói riêng hiện đang là một sự cần thiết khách quan, thể hiện qua các khía cạnh sau:
Về mặt lý luận: KTQT còn là một vấn đề mới mẻ đối với các DNKDDP nói chung. Bản thân lý luận về KTQT cũng có nhiều quan điểm khác nhau giữa các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu, cũng nh− các tr−ờng đại học… Có quan điểm cho rằng, KTQT là một riêng rẽ và độc lập với KTTC nh−ng có quan điểm lại cho rằng KTQT là sự chi tiết hoá của KTTC….
Về mạt pháp lý: cho đến nay, Nhà n−ớc ta vẫn ch−a ban hành một văn bản hay thông t− h−ớng dẫn nào về hệ thống KTQT, hay tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp.
Về mặt thực tiễn: cũng nh− đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác ở Việt Nam, các DNKDDP đã có một thời gian dài quen với nền kinh tế vận hành theo cơ chế tập trung, quan liêu, bao cấp và thiếu chủ động trong sản
xuất kinh doanh. Khi chuyển sang nền kinh tế thị tr−ờng, mặc dù với sức ép cạnh tranh lớn nh−ng các doanh nghiệp ch−a nhận thức đúng, đầy đủ về vai trò của KTQT đối với quản trị doanh nghiệp. Đặc biệt, cho đến nay, việc sử dụng và tiêu thụ các mặt hàng D−ợc của các đơn vị quốc doanh (nh−: Công ty D−ợc phẩm TW 1, công ty D−ợc phẩm TW 2…) còn mang tính chất chỉ đạo liên ngành (bao cấp) với các bệnh viện cơ sở y tế cũng nh− các công ty D−ợc khác. Còn đối với các đơn vị ngoài quốc doanh (công ty t− nhân) thì chủ yếu là phân phối độc quyền các mặt hàng của các hãng thuốc lớn trên thế giới nên sức cạnh tranh không lớn lắm. Vì vậy, vận dụng những lý luận mới trong quản lý nói chung, cũng nh− KTQT nói riêng còn chậm và rất hạn chế. KTQT mới chỉ đ−ợc đề cập trên ph−ơng diện lý luận ở sách báo mà ch−a đ−ợc đ−a vào áp dụn trong thực tiễn.
Từ những vấn đề này, có thể khẳng định rằng, việc tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP hiện nay có ý nghĩa thiết thực nhằm thúc đẩy tốt hơn công tác quản lý, làm cho hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp này ngày càng hiệu quả hơn.
3.1.2. Yêu cầu chủ yếu tổ chức công tác KTQT ở các DNKDDP.
Để phát huy vai trò là công cụ quản lý kinh tế tài chính trong đơn vị và vai trò cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, việc tổ chức công tác KTQT ở các DNKDDP phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau:
Thứ nhất: Tổ chức KTQT phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô, trình độ, phạm vi hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị.
Nh− chúng ta biết, các doanh nghiệp luôn có sự khác nhau về: đặc điểm hoạt động, ph−ơng thức quản lý, quy mô kinh doanh… nên không có mô hình KTQT nào đ−ợc áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp, hơn nữa, KTQT là kế toán cơ bản phục vụ cho công tác quản lý, nó cung cấp thông tin theo
yêu cầu của nhà quản trị trong từng tr−ờng hợp cụ thể. Vì vậy, việc vận dụng KTQT phù hợp với đơn vị mình là yêu cầu không thể thiếu đ−ợc.
Thứ hai: Tổ chức công tác KTQT phải đảm bảo tính kinh tế . cũng nh− các doanh nghiệp khác trong kinh tế thị tr−ờng là luôn phải tự chú trọng hoạt động sản xuất kinh doanh, các DNKDDP phải tính toán tới hiệu quả kinh tế của bất kỳ một hoạt động nào trong đơn vị. Cụ thể, doanh nghiệp phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận mang lại trong quá trình vạn dụng công tác KTQT.
Thứ ba: Tổ chức công tác KTQT không nên phá bỏ hết hay làm đảo lộn cơ cấu tổ chức cũ.
Cần biết rằng, vận dụng mô hình KTQT vào DNKDDP là điều cần thiết, nh−ng không phải thế mà bằng mọi cách để thực hiện, không xem xét tới cơ cấu tổ chức bộ máy, tổ chức kinh doanh, hiện có, làm xáo trộn hoàn toàn cơ cấu ban đầu. Cần nghiên cứu, xem xét thực hiện trên cơ sở tiếp nhận những cái đã có, đồng thời hoàn thiện những cái đó một cách hiệu quả nhất.
Thứ t−: Tổ chức công tác KTQT phải phù hợp với trình độ trang thiết bị, sử dụng ph−ơng tiện tính toán cũng nh− biên chế của bộ máy kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có.
Thứ năm: Tổ chức công tác KTQT phải hài hoà với hệ thống KTTC, tránh sự trùng lặp giữa KTQT và KTTC. Đây là yêu cầu cần phải l−u ý, vì cho tới nay, hầu hết các DNKDDP ch−a nhận thức rõ ràng về sự khác biệt giữa KTTC và KTQT, đa phần đều cho rằng KTQT là sự chi tiết hoá từ KTTC và không nhận thấy hết vai trò cũng nh− tác dụng của KTQT đối với nhà quản trị.
3.2. Ph−ơng h−ớng tổ chức công tác KTQT ở các DNKDDP trong điều kiện hiện nay.
3.2.1. Nội dung cơ bản tổ chức KTQT trong các DNKDDP
Tổ chức công tác KTQT khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của KTQT phục vụ cho nhà quản trị doanh nghiệp. Trên thực tế hiện nay, tổ chức công tác KTQT trogn các DNKDDP gồm có những nội dung cơ bản sau:
3.2.1.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ.
Theo chế độ kế toán hiện hành ở n−ớc ta, hệ thống chứng từ gồm có: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ h−ớng dẫn. Kế toán phải lập chứng từ cho moĩo nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành để làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong các DNKDDP cần phải l−u ý tới các vấn đề sau:
- Cần xác định rõ: chứng từ nào dùng cho KTTC, chứng từ nào vừa sử dụng cho KTTC vừa sử dụng cho KTQT, chứng từ nào chỉ dùng cho KTQT.
- Về cơ bản, các nghiệp vụ kinh tế nào đòi hỏi phản ánh chi tiết, cụ thể thì ngoài việc đ−ợc sử dụng để ghi chép KTTC, còn đ−ợc sử dụng để ghi chép KTQT.
- Thông th−ờng, các chứng từ chỉ liên quan đến KTQT là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh, và chúng không đ−ợc quy định trong hệ thống chứng từ ban đầu mà th−ờng là chứng từ tự lập. Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ kế toán và cũng là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán nên bắt buộc cũng phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán, đặc biệt là phải ghi rõ căn cứ và ph−ơng pháp tính toán xác định các chỉ tiêu số l−ợng phản ánh trong chứng từ.
3.2.1.2. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán.
Nh− chúng ta biết, tài khoản kế toán là trang sổ (bảng kê) đ−ợc mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh th−ờng xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hoá đ−ợc thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu. Chỉ tiêu kinh tế , tài chính mà kế toán sử dụng để hệ thống hoá thông tin bao gồm các hỉ tiêu tổng hợp và các chỉ tiêu chi tiết nhằm cụ thể hoá các chỉ tiêu tổng hợp.
Cũng nh− các doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nói chung, đối với các DNKDDP, khi tổ chức công tác KTQT, để có thông tin kế toán phcụ vụ yêu cầu quản lý kinh tế , tài chính nội bộ cũng nho cho nhà quản trị, thì ở mỗi đơn vị cần phải xây dựng danh mục các tài khoản KTQT (cụ thể là các tài khoản kế toán chi tiết cấp II, cấp III, cấp IV….) để hệ thống hoá thông tin.
Cho đến nay, các DNKDDP đã có sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết nh−ng mới dừng lại ở góc độ nhằm phục vụ cho KTTC, ch−a có sự phân định rõ ràng, riêng rẽ cho hệ thống KTQT để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức vận dụng tài khoản KTQT trong mô hình công tác KTQT ở các DNKDDP là vấn đề rất quan trọng cần phải xem xết tới. Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, các doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết theo từng chỉ tiêu để xây dựng hệ thống tài khoản KTQT, cơ bản theo nguyên tắc sau:
* Tr−ớc hết, cần xác định số l−ợng khoản chi tiết theo từng cấp độ phù hợp với phần hành kế toán cụ thể. L−u ý rằng, khẳ năng mở tài khoản chi tiết trong hạch toán kế toán là vô hạn, song phải xem xét lợi ích thu đ−ợc và chi phí hạch toán bỏ ra để giới hạn phạm vi mở tài khoản kế toán chi tiế. Muốn vậy, doanh nghiệp phải tính toán, xác định số l−ợng tài khoản chi tiết cho từng phần hành kế toán, sau đó tổng hợp lại thành một con số chính xác, phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị mình.
Chẳng hạn nh−, trong các DNKDDP hiện nay, ở phần hành KTQT doanh thu bán hàng, số l−ợng tài khoản cần đ−ợc xác định cụ thể nh−:
- Theo các chỉ tiêu quản lý chi tiết. + Doanh thu theo địa điểm kinh doanh. + Doanh thu theo nhóm hàng, mặt hàng - Tài khoản sử dụng.
+ Mở chi tiết theo địa điểm kinh doanh + Mở chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng.
* Tuỳ thuuộc vào trình độ quản lý đặt ra những yêu cầu về thông tin kế toán phục vụ quản trị doanh nghiệp nh−: thông tin cụ thể về tình hình thực hiện các dự toán (kế hoạch) chi phí theo các khoản mục chi phí cụ thể; thông tin về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh, của từng ngành hàng, nhóm hàng và mặt hàng kinh doanh chủ yếu….
* Phải sử dụng ký, mã hiệu rõ ràng theo từng cấp độ về nguyên tắc, theo quy định chung của chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, cấp tài khoản cấp I và một số tài khoản cấp II đã đ−ợc ký, mã hiệu thống nhất cho từng lĩnh vực. Không nằm ngoài quy tắc đó, các DNKDDP không đ−ợc tự tiện mở thêm các tài khoản kế toán cấp I nếu ch−a có sự chấp nhận của Bộ tài chính. Vì vậy, việc sử dụng ký, mã hiệu theo từng cấp độ ở đây chỉ có thể đ−ợc tiến hành từ tài khoản cấp 3 trở đi và dựa vào ph−ơng thức quy −ớc số thứ tự nh− tài khoản cấp I (ví dự nh− quy −ớc số thức tự thứ nhất phản ánh loại tài khoản, số thứ tự thứ hai phản ánh nhóm tài khoản…., số thứ tự thứ t− phản ánh tài khoản cấp 2….)
Trong các DNKDDP, việc mở tài khoản cấp II, cấp IV… dành cho KTQT cần phải lựa chọn ký, mã hiệu rõ ràng, cụ thể nh−:
- Số thứ tự thứ 6: Thể hiện tài khoản cấp 4…
Chẳng hạn nh−, đối với khoản mục chi phí bán hàng (TK 641) theo quy định chung, TK cấp 2 là TK 6418 - chi phí bằng tiền khác, có thể đ−ợc xây dựng nh− sau:
+ Xây dựng tài khoản cấp 3 phản ánh theo nhóm hàng: TK 64181 - Chi phí bằng tiền cho mặt hàng D−ợc phẩm
TK 64182 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng Sữa dinh d−ỡng. + Xây dựng tài khoản cấp 4 phản ánh theo địa điểm phát sinh chi phí: TK 641811 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng C−ợc phẩm tại Bệnh viện.
TK 641813 - Chhi phí bằng tiền khác cho mặt hàng D−ợc phẩm tại Đại lý.
TK 641813 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng D−ợc phẩm tại cửa hàng, hiệu thuốc.
TK 641814 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng D−ợc phẩm tại các địa điểm khác.
* H−ớng dẫn ghi chép cụ thể theo từng cấp độ tài khoản đã đ−ợc xác định.
Việc xác định và tiến hành mở các tài khoản chi tiết là cần thiét, nh−ng việc ghi chép, phản ánh cụ thể trên từng tài khoản cũng rất quan trọng. Vì vậy, phải h−ớng dẫn ghi chép, phản ánh cụ thể theo từng cấp độ tài khoản và luôn đảm bảo rằng: số liệu đ−ợc tổng hợp theo trật tự thời gian và theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế , tài chính tổng hợp phải phù hợp nhau, số liệu giữa ghi chép kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp và theo các chỉ tiêu chi tiết
cũng phải phù hợp nhau, không đ−ợc có sai số. Đặc biệt, phải cung cấp đầy đủ các yêu cầu thông tin cần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp.
3.2.1.3. Khái quát một số phần hành KTQT trong các DNKDDP. a. KTQT chi phí.
Mục đích của KTQT là cung cấp thông tin thích hợp, hữu ích, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, với KTQT không chỉ đơn thuần nhận thức chi phí nh− trong KTTC, chi phí còn đ−ợc nhận thức theo ph−ơng pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Với lý do này, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh, cho phí cũng có thể là những phí tổn −ớc tính để thực hiện một hoạt động kinh doanh, những phí tổn mất đi do chọn lựa ph−ơng án, hy sinh cơ hội kinh doanh … Nh− vậy, trong KTQT, khi nhận thức chi phí cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, ra quyết định kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng cứ.
Trong hầu hết các DNKDDP, chi phí th−ờng đ−ợc tính toán, xác định vào đầu kỳ hoạt động kinh doanh (đầu năm d−ơng lịch), theo một tỷ lệ nhất