2. Một số giải phỏp cơ bản hoàn thiện quy trỡnh nhập khẩu sỏch bỏo của Cụng ty
2.2. Một số giải phỏp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trỡnh nhập khẩu tại Cụng ty xuất
khẩu tại Cụng ty xuất nhập khẩu sỏch bỏo Việt Nam.
Nghiờn cứu thị trường là hoạt động đầu tiờn của quỏ trỡnh kinh doanh núi chung và kinh doanh xuất nhập khẩu núi riờng. Mục tiờu của cụng tỏc này là xỏc định cho được khu vực nào là thị trường cú triển vọng nhất đối với hàng hoỏ của Cụng ty, với khả năng là bao nhiờu, bỏn với phương thức nào và hàng hoỏ cần cú những ứng thớch gỡ trước những đũi hỏi của thị trường. Đõy là quỏ trỡnh thu thập thụng tin, số liệu về thị trường, so sỏnh, phõn tớch cỏc số liệu đú để rỳt ra kết luận. Những kết luận này là cơ sở để lónh đạo Cụng ty đưa ra quyết định đỳng lập kế hoạch Marketing.
Trong những năm qua, Cụng ty đó quan tõm đến hoạt động này song việc nghiờn cứu thị trường chưa được thực hiện một cỏch hợp lý. Với quy mụ hoạt động khụng nhỏ, song Cụng ty vẫn chưa cú bộ phận chuyờn trỏch làm cụng tỏc nghiờn cứu thị trường. Hiện nay, việc nghiờn cứu thị trường do cỏc phũng nhập khẩu thực hiện một cỏch riờng biệt. Điều này khiến cho cỏc thụng tin được thu thập thiếu tớnh hệ thống và đồng bộ. Hơn nữa, nhiệm vụ của cỏc phũng nghiệp vụ lại rộng, vừa phải nghiờn cứu nhu cầu, vừa phải tỡm đối tỏc cũng như nghiờn cứu cỏc hợp đồng kinh tế. Do đú khụng đủ thời gian để tập trung vào cụng tỏc tổ chức thu thập thụng tin nghiờn cứu thị trường.
Để hoạt động nghiờn cứu thị trường trở thành cú hệ thống, Cụng ty cần thiết lập một bộ phận chuyờn làm cụng tỏc nghiờn cứu thị trường, tạo điều kiện để mở rộng cỏc cơ hội kinh doanh của Cụng ty. Trờn cơ sở tổ chức bộ mỏy hiện đại, Cụng ty nờn thành lập riờng một phũng marketing hoặc cú thể ghộp với phũng cụng nghệ thụng tin mới đuợc lập vỡ hiện phũng này cũn ớt nhõn lực.
Bộ phận nghiờn cứu thị trường cú 3 đến 4 nhõn viờn thực hiện trong đú phõn cụng thành hai khu vực, thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Do hoạt động của cụng ty chủ yếu là nhập khẩu nờn ở khu vực thị trường nước ngoài lại chia thành thị trường đó cú quan hệ và thị trường mới. Bộ phận này khụng chỉ tiến hành nghiờn cứu , kiểm tra cỏc thụng tin thực sự về khả năng tài chớnh, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, uy tớn...của cỏc đối tỏc truyền thống mà cũn nghiờn cứu thị trường tiềm năng mới. đồng thời bộ phận này cũng phải tiến hành nghiờn cứu
cỏc vấn đề kinh tế- chớnh trị- xó hội, mụi trường luật phỏp của cỏc nước xuất khẩu, xỳc tiến nghiờn cứu cỏc chế độ chớnh sỏch , cỏc phong tục tập quỏn cú liờn quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của cỏc nước này. Trờn cơ sở đú mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với cỏc nhà cung cấp tiềm năng và tỡm ra những điểm thuận lợi cho việc giao dịch, đàm phỏn, ký kết hợp đồng và giải quyết cỏc tranh chấp hợp đồng sau này. Bộ phận này cũng kiờm luụn chức năng lập kế hoạch, cú nhiệm vụ xõy dựng kế hoạch cho toàn Cụng ty núi chung và kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu núi riờng. Để việc xõy dựng kế hoạch được thuận lợi cần bố trớ một nhõn viờn tổng hợp , xử lý cỏc số liệu từ bộ phận nghiờn cứu thị trường cũng như từ cỏc bộ phận khỏc trong Cụng ty.
Việc nghiờn cứu thị trường cú thể được tiến hành theo 2 phương phỏp, nghiờn cứu tại Cụng ty thụng qua cỏc tài liệu hoặc nghiờn cứu tại hiện trường bằng cỏc chuyến đi thực tế. Bộ phận này sẽ tổng hợp , phõn tớch và dự bỏo qua cỏc tài liệu thu thập được như cỏc tạp chớ chuyờn nghành, cỏc đơn đạt hàng, cỏc chào hàng, cỏc hội chợ, triển lóm...hoặc từ cỏc thụng tin của chi nhỏnh, văn phũng đại diện gửi về và cử cỏn bộ ra nươc ngoài khảo sỏt thực tế. Mỗi phương phỏp đều cú những ưu điểm và nhược điểm nhất định, tuỳ vào mục tiờu nghiờn cứu mà Cụng ty nờn lựa chọn việc nghiờn cứu tại bàn hay nghiờn cứu tại hiện trường.
Dự cụng tỏc tiến hành nghiờn cứu thị trường cú tiến hành theo phương phỏp nào thỡ Cụng ty cũng nờn tổ chức quy trỡnh nghiờn cứu thị trường một cỏch hoàn thiện và đồng bộ hơn để cú thể đưa ra những kết quả chớnh xỏc trong hoạt động kinh doanh của mỡnh.Quy trỡnh nghiờn cứu thị trường đề xuất cụ thể như sau:
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NGHIấN CỨU THỊ TRƯỜNG
Trong việc nghiờn cứu thị trường, Cụng ty nờn xỏc định cho mỡnh một thị trường nhập khẩu trọng điểm, thị trường mà phự hợp với mục tiờu và tiềm năng của Cụng ty. Hiện nay, mặc dự đó thiết lập được mối quan hệ với nhiều nhà xuất bản và cỏc cụng ty xuất nhập khẩu sỏch bỏo trờn thế giới nhưng Cụng ty vẫn chưa xỏc định cho mỡnh được thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đõy là một điểm hạn chế tới hoạt động kinh doanh của Cụng ty.
Xỏc định được thị trường nhập khẩu trọng điểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Cụng ty trong việc nhập khẩu một khối lượng lớn hàng hoỏ với gớa cả ổn định,
XÂY DỰNG MỤC TIấU NGHIấN CỨU
PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG VÀ LỰA CHỌN MỤC TIấU NGHIấN CỨU THU THẬP THễNG TIN XỬ Lí THễNG TIN PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN CHỦNG LOẠI PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN THỊ TRƯỜNG PHÂN TÍCH ĐỐI THỦ CẠNH TRANH PHÂN TÍCH KHAI THÁC CễNG SUẤT THỊ TRƯỜNG DỰ BÁO THỊ TRƯỜNG
khả năng thanh toỏn thuận tiện. Bờn cạnh đú, Cụng ty cú thể tranh thủ tối đa cỏc thụng tin trợ giỳp về kỹ thuật từ phớa cỏc nhà cung cấp để nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn của đội ngũ chuyờn viờn kỹ thuật của Cụng ty núi riờng và Ngành núi chỳng.
Mặt khỏc, để nhập khẩu nõng cao chất lượng phục vụ cho cỏc đơn vị trong ngành xuất bản phẩm và đạt được mục tiờu trong giai đoạn 2006- 2010, ngoài việc lựa chọn thị trường trọng điểm, Cụng ty cấn phải theo dừi tỡnh hỡnh chung trờn thị trường văn húa phẩm để cú thể phỏt hiện và lựa chọn bạn hàng mới. Cụng ty cần mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với cỏc hóng trực tiếp sản xuất , hạn chế giao dịch với cỏc đại diện trung gian, từ đú tiết kiệm được chi phớ và nõng cao hiệu quả kinh doanh của Cụng ty.
b) Giải phỏp hoàn thiện cụng tỏc giao dịch, đàm phỏn
Trong việc kinh doanh hàng hoỏ nhập khẩu núi chung và đặc biệt là nhập khẩu sỏch bỏo núi riờng, người tham gia kinh doanh phải là người cú kiến thức tổng hợp về nghiệp vụ ngoại thương, về kỹ thuật chuyờn ngành và cả kiến thức xó hội. Đặc biệt trong việc giao dịch và đàm phỏn với đối tỏc nước ngoài, người kinh doanh phải cú kinh nghiệm, nghệ thuật giao tiếp. Trong giao tiếp, nếu khụng cú kinh nghiệm sẽ khụng đỏnh giỏ đỳng về đối tỏc cú thể dẫn cỏc quyết định sai lầm. Chớnh vỡ vậy, cỏc cỏn bộ kinh doanh nhập khẩu của Cụng ty Xuất nhập khẩu sỏch bỏo phải trau dồi bản thõn về nghiệp vụ, kinh nhiệm đàm phỏn. Người tham gia đàm phỏn phải cú bản lĩnh, nẵm vững cỏc quy tắc trong đàm phỏn, cỏc Luật phỏp Quốc gia và Quốc tế và phải cú khả năng quyết định nhanh chúng, chớnh xỏc.
Giao dịch, đàm phỏn cú vai trũ quan trọng trong việc xỏc lập và ký kết hợp đồng. Song hiện nay đa số cỏc đối tỏc của Cụng ty đều là những bạn hàng cũ, quen thuộc do đú cụng tỏc này khụng được Cụng ty chỳ ý đến nhiều. Hầu hết cỏc giao dịch đàm phỏn được thực hiện bởi nhõn viờn của cỏc phũng ban mà chưa cú sự phối hợp với nhau. Để hoàn thiện cụng tỏc này, Cụng ty nờn cú sự phối hợp giữa cỏc phũng, tạo nờn một tổ chuyờn làm cụng tỏc đàm phỏn.
Trong đàm phỏn, người đàm phỏn phải dấu kỹ bối cảnh của mỡnh và tỡm hiểu kỹ bối cảnh của đối tỏc càng nhiều cỏc tụt. Thời gian dành cho đàm phỏn cũng
phải cõn nhắc kỹ lưỡng, cần quan sỏt thỏi độ của đối phương để ra quyết định. Cú như vậy, Cụng ty sẽ đạt được mục tiờu của mỡnh mà khụng bị ỏp đặt những điều khoản bất lợi.
Mỗi cụng ty, mỗi cỏ nhõn khi tiến hành đàm phỏn đều cú những sỏch lược của riờng mỡnh. Tuy vậy, Cụng ty vẫn cú thể tham khảo cỏc sỏch lược sau:
- Trong đàm phỏn phải tạo ra sự cạnh tranh, người đàm phỏn phải thụng tin cho đối tỏc biết họ khụng phải là bạn hàng duy nhất. Cụngty cú thể kết hợp với bất cứ đối tỏc nào nếu họ đỏp ứng tốt cỏc yờu cầu đặt ra.
Cần chia nhỏ mục tiờu của mỡnh để từng bước tiến tới, nắm được tõm lý đối phương cho tới khi đạt được toàn bộ mục tiờu. Khi nờu yờu cầu của mỡnh với đối tỏc cần thể hiện mục tiờu cao để hai bờn thoả hiệp.
- Khụng bộc lộ những suy nghĩ của mỡnh để đối phương biết, chủ động gõy ỏp lực và trỏnh việc thoả thuận nhanh chúng. Song cũng tuỳ cơ ứng biến làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn giữ được thể diện cho họ.
Sau cỏc bước thực hiện, Cụng ty nờn lập bảng ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bờn đó đạt được để tiếp tục bàn sõu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiờn, biờn bản ghi nhớ này khụng cú gớa trị phỏp lý, nú chỉ cú giỳp cho Cụngty cú thể luụn nắm bắt được vấn đề chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tỏc.
c) Mở rộng nguồn vốn.
Để thực hiện quy trỡnh nhập khẩu xuất bản phẩm phục vụ CNH-HĐH đất nước trong xu thế toàn cầu hoỏ, kinh tế tri thức theo đường lối của Đảng, rất cần tăng nguồn vốn để mở rộng kinh doanh, giảm bớt khú khăn khi thực hiện quy trỡnh nhập khẩu. XUNHASABA cú nguồn vốn khụng lớn vào khoảng trờn 7 tỷ VNĐ, chủ yếu lại là tài sản cố định theo số liệu năm 2006.
Cũn cỏc cơ quan, đơn vị đặt hàng thường theo nguyờn tắc gửi tiền đặt hàng trước hàng năm, khi sỏch bỏo nhập về Xunhasaba mới thanh toỏn cho bờn bỏn.
Trong điều kiện hoạt động thiếu vốn như vậy, nờn Xunhasaba thường phải dành nhiều ưu tiờn, thậm chớ cũn bị lệ thuộc vào phớa đặt hàng. Muốn phỏt triển sự nghiệp kinh doanh xuất bản phẩm, quảng cỏo, tuyờn truyền, triển lóm, mở thờm cỏc cửa hàng đại lý ở Hà Nội, TP Hồ Chớ Minh và cỏc tỉnh, kể cả việc liờn kết xuất bản sỏch nước ngoài tốt ở trong nước, v.v... đặc biệt là cải thiện quy trỡnh nhập khẩu của mỡnh, Xunhasaba rất cần đến vốn. Hiện nay Cụng ty Xunhasaba ở Hà Nội chỉ cú một ngụi nhà chớnh vừa dựng làm trụ sở, vừa để làm kho hàng, cũn cỏc cửa hàng bỏn lẻ đều phải đi thuờ hoặc liờn kết hoạt động.
Nền kinh tế thị trường định hướng XHCN của nước ta ngày càng phỏt triển, nhu cầu sỏch bỏo nước ngoài của cỏc cơ quan và nhõn dõn ngày càng lớn, khỏch hàng là cỏc cơ quan, tổ chức quốc tế, cỏc liờn doanh với nước ngoài, khỏch nước ngoài vào Việt Nam ngày càng tăng.
Vấn đề mở rộng cỏc hoạt động kinh doanh xuất bản phẩm của XUNHASABA đỏp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xó hội là tất yếu. Đú đến thời điểm cần cú tăng nguồn vốn để mở rộng kinh doanh hàng nhập khẩu cú thể theo 3 hướng sau đõy: Một là, tiếp tục phỏt triển nguồn vốn đặt hàng trước của cỏc cơ quan trong nước như trước đõy. Hai là, đề nghị với Bộ VHTT bổ sung nguồn vốn nhà nước để tạo cho Xunhasaba chủ động trong mở rộng kinh doanh, hoặc xin được vay vốn dài hạn của ngõn hàng trong nước hay quốc tế theo chế độ ưu đói. Ba là, cho phộp vay vốn hoặc đúng gúp cổ phần của cỏn bộ, cụng nhõn viờn trong phạm vi Cụng ty. Đú là những suy nghĩ bước đầu, xin để tham khảo.
d) Quảng cỏo, tuyờn truyền triển lóm.
Trong nền kinh tế thị trường, mụi trường cạnh tranh thỡ quảng cỏo, tuyờn truyền, triển lóm càng cú vai trũ quan trọng để kớch thớch tiờu dựng; thụng qua tiờu dựng mà kớch thớch sự phỏt triển sỏng tạo mới, sản xuất mới, nõng cao chất lượng, mẫu mú sản phẩm ngày càng tốt hơn, hoàn chỉnh hơn.
Xunhasaba cần tăng cường tuyờn truyền, triển lóm khụng chỉ ở Hà Nội và cỏc thành phố lớn, mà cả ở cỏc tỉnh để người cần sỏch bỏo nhập khẩu cú thể tỡm mua, kể cả gửi phiếu điều tra nhu cầu sỏch bỏo nhập đến cỏc nhà khoa học, cỏc thày cụ giỏo và những bạn đọc quan tõm đến tri thức tiờn tiến của nhõn loại. Đặc biệt với quảng cỏo, cần tăng cường quảng cỏo cỏc xuất bản phẩm tốt, lành mạnh nhập khẩu trờn cỏc bỏo chớ, phỏt thanh truyền hỡnh, cỏc panụ quảng cỏo, cỏc tờ gấp, tranh ảnh quảng cỏo, tiếp thị v.v... Dĩ nhiờn, việc tham gia cỏc Hội chợ sỏch bỏo nước ngoài; quảng cỏo, tiếp thị sỏch bỏo xuất khẩu ra thị trường nước ngoài trờn Internet là rất cần thiết vỡ phần lớn cỏc gia đỡnh đều quen thu thập thụng tin, mua bỏn qua mạng Internet; nhưng xin khụng bàn thờm, vỡ đề tài này chỉ liờn quan đến sỏch bỏo nhập khẩu.
Xunhasaba cũng cần phối hợp với hệ thống hoạt động của ngành bưu điện trờn cả nước để đỏp ứng tốt mọi nhu cầu về xuất bản phẩm nhập khẩu của nhõn dõn. Cỏch làm đú tuy lợi nhuận khụng nhiều, lặt vặt, nhưng “rộng đồng thu lại” sẽ nhiều hơn những mún thu lớn, và cao hơn sẽ đạt được mục tiờu phổ cập tri thức tiến bộ của nhõn loại đến với khỏch hàng ở mọi cơ sở là những người đang mày mũ kiến thức để gúp phần CHN-HĐH đất nước ở cỏc địa phương. Phương thức phục vụ thuận tiện như thế sẽ làm cho nhu cầu của khỏch hàng đối với cỏc xuất bản phẩm nhập khẩu với thời gian sẽ được tăng dần. Tất nhiờn, do đú vai trũ và uy tớn của Xunhasaba sẽ được ngày càng mở rộng trong xó hội.
e) Hợp tỏc xuất bản sỏch.
Từ khi Nhà nước ta Đổi Mới, Mở Cửa, chủ trương Việt nam là bạn của cỏc nước trờn cơ sở tụn trọng độc lập, chủ quyền quốc gia mỗi nước; nhất là từ khi nước ta trở thành thành viờn chớnh thức của Hiệp hội cỏc nước Đụng Nam Á (ASEAN)
ngày 28/7/1995 10, việc sử dụng, học tiếng Anh trở nờn phổ biến. Nhu cầu nhập
khẩu sỏch học tiếng Anh và cỏc lọai sỏch bỏo khoa học cụng nghệ của cỏc nước trờn thế giới tăng cao.
10 Tổng Cục Thống Kờ. Sỏch: “Tư liệu kinh tế bảy nước thành viờn ASEAN. Nxb. Thống Kờ, H. 1996, tr. 5.
Nghiờn cứu liờn kết hợp tỏc xuất bản sỏch nước ngoài tại Việt Nam với cỏc nhà xuất bản cú uy tớn trờn thế giới, sau khi đó nghiờn cứu kỹ về nội dung, chất lượng sỏch; xin Cục Xuất bản cấp giấy phộp xuất bản, nhằm đưa nhiều loại sỏch hữu ớch, lành mạnh của nước ngoài theo giỏ hợp lý vào với thị trường Việt Nam, cung cấp cho người đọc nhiều loại sỏch nước ngoài cú chất lượng in ấn tốt trong nước, giỏ cả hợp lý, phự hợp với thực trạng thu nhập của nhõn dõn ta. Làm được điều đú cũn gỳp phần đấu tranh chống nạn ăn cắp bản quyền, sỏch nhỏi, sỏch dịch, photocopy đang lan tràn, khụng quản lý nổi hiện nay. Xunhasaba cần mạnh dạn tỡm kiếm thờm đối tỏc, nõng cao năng lực, trỡnh độ để mở rộng hợp tỏc xuất bản sỏch .
f) Quản lý nhà nước.
Cụng việc kinh doanh văn hoỏ phẩm của XUNHASABA như trờn đó núi vừa mang tớnh chất của một doanh nghiệp phải tớnh đến lợi nhuận, lỗ lói, mang tớnh cạnh tranh; mặt khỏc lại cần phải đảm bảo đỳng qui định của Luật bỏo chớ, Luật xuất bản một cỏch nghiờm tỳc, nhằm khụng để lọt một xuất bản phẩm đồi truỵ, độc hại, phản động đến khỏch hàng. Chỉ một cuốn sỏch, một bài bỏo cú nội dung xấu lọt lưới sẽ