3. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu của Xunhasaba
3.4.1 Xin giấy phộp nhập khẩu
Dựa vào những số liệu thực hiện kế hoạch của cỏc năm trước, Xunhasaba lập bảng dự kiến kim ngạch nhập khẩu năm sau và chia kim ngạch này cho từng thị trường, mặt hàng rồi gửi Bộ Văn hoỏ duyệt vào cuối năm để được cấp giấy phộp nhập khẩu sỏu thỏng một lần cho cỏc mặt hàng nhập khẩu của cụng ty vào năm tiếp theo. Mỗi lần tiến hành nhập hàng, hải quan sẽ căn cứ trị giỏ lụ hàng để trừ vào tổng kim ngạch nhập khẩu và kiểm tra so sỏnh với danh mục hàng nhập khẩu đú được thụng qua. Do đú, việc lập kế hoạch cho những mặt hàng sẽ được nhập khẩu đũi hỏi phải chớnh xỏc. Nếu cú sự chờnh lệch quỏ lớn giữa giỏ trị thực nhập với giỏ trị trờn giấy phộp nhập khẩu, Cụng ty sẽ phải xin bổ sung giấy phộp hoặc nhập khẩu qua con đường phi mậu dịch.
3.4.2 Thuờ phương tiện vận chuyển:
Trong việc nhập khẩu bỏo chớ đũi hỏi phải cú bỏo bỏn và giao khỏch kịp thời và thường xuyờn nờn Xunhasaba nhập khẩu theo điều kiện CFR vỡ thế cụng ty khụng phải thuờ phương tiện vận chuyển. Tuy nhiờn do vậy, giỏ bỏo bỏn cũng tương đối cao, do khụng chủ động được trong việc giảm giỏ cước.
Đối với sỏch nhập khẩu, theo chế độ ưu đói của từng nhà cung cấp mà Xunhasaba nhập khẩu theo cỏc điều kiện khỏc nhau, CIF, CFR, nhưng thường là nhập khẩu theo điều kiện FOB hoặc Ex-work. Nhập khẩu theo điều kiện FOB và Ex-work, cụng ty đú chủ động được trong việc giảm chi phớ vận chuyển, do đú hạ giỏ thành sản phẩm. Xunhasaba tự nghiờn cứu, giao dịch với cỏc cụng ty vận tải và giao nhận trong và ngoài nước, ký kết cỏc hợp đồng nguyờn tắc cú thời hạn khoảng
một năm. Việc vận chuyển chủ yếu bằng đường biển đối với những lụ hàng cú số lượng lớn để giảm tối đa giỏ thành, và bằng đường hàng khụng đối với những lụ hàng cú số lượng nhỏ để phục vụ kịp thời đối với những đơn đặt đũi hỏi thời gian tớnh. Cụng ty sẽ thanh toỏn theo từng chuyến hàng sau khi hóng vận tải đú giao vận đơn.
3.4.3 Làm thủ tục hải quan và nhận hàng:
Thủ tục hải quan nhập khẩu phức tạp hơn thủ tục xuất khẩu do Nhà nước ta đang thực hiện chớnh sỏch tiết kiệm ngoại tệ, hạn chế nhập khẩu. Hơn nữa, mặt hàng sỏch bỏo, băng đĩa nhập khẩu thuộc lĩnh vực khỏ nhạy cảm về chớnh trị, văn hoỏ, xó hội, nờn Nhà nước quản lý rất chặt. Cỏc đơn vị hải quan cũng kiểm tra rất kỹ lưỡng cỏc lụ hàng nhập khẩu cuả cụng ty. Để nhận hàng ở cửa khẩu hải quan, cụng ty phải xuất trỡnh một bộ chứng từ bao gồm giấy phộp nhập khẩu của Bộ Văn hoỏ, hợp đồng mua bỏn hoặc đơn đặt hàng, hoỏ đơn bỏo giỏ hoặc hoỏ đơn chi tiết kốm phiếu gửi hàng, phiếu theo dừi của Cục hải quan địa phương, tờ khai hải quan và phụ lục kờ khai chi tiết, vận đơn và giấy bỏo hàng đến của cỏc cửa khẩu, giấy giới thiệu và chứng minh thư của người đi nhận hàng. Sau khi nhận hàng xong, Cụng ty phải kiểm tra kỹ lụ hàng, so sỏnh giữa đơn đặt hàng và hoỏ đơn với hàng gửi. Nếu phỏt hiện thấy hàng gửi khụng đỳng chủng loại, rỏch nỏt hoặc sai quy cỏch phẩm chất thỡ phải nhanh chỳng lập biờn bản để làm cơ sở khiếu nại với người bỏn.
3.4.4 Thanh toỏn và khiếu nại:
Do giỏ trị của mặt hàng sỏch bỏo nhập khẩu thường cú trị giỏ nhỏ, đơn đặt hàng lớn nhất cũng chưa đến 30.000 USD, nờn khụng sử dụng phương thức thanh toỏn bằng thư tớn dụng, mà thường ỏp dụng phương thức chuyển tiền qua tài khoản ngõn hàng, sau khi nhận được bộ chứng từ thanh toỏn được gửi bằng đường bưu điện của nhà cung cấp. Hầu hết cỏc nhà cung cấp nước ngoài đặt quan hệ buụn bỏn với XUNHASABA theo một điều kiện tương đối dễ chịu, họ cung cấp cho Cụng ty một khoản tớn dụng dưới dạng thanh toỏn chậm từ 30 đến 60 ngày. Đõy là điều kiện rất thuận lợi đối với Cụng ty vỡ với nguồn vốn lưu động quỏ ớt ỏi, nếu phải thanh toỏn ngay sau khi giao hàng Cụng ty sẽ khụng đỏp ứng nổi. Vỡ thế, nếu hàng bị gửi
thiếu hoặc sai chủng loại hay khụng đủ quy cỏch thỡ cụng ty cú thể gửi khiếu nại và trừ vào tiền thanh toỏn chậm cho nhà cung cấp. Trong trường hợp Xunhasaba đó thanh toỏn trước cho người bỏn sau đú mới cú khiếu nại thỡ khoản bồi thường cho cụng ty sẽ được trừ vào những lụ hàng sau.
3.5. Cơ cấu và quy mụ nhập khẩu.
Hàng nhập của Xunhasaba gồm hai nhúm chủ yếu sỏch và bỏo, tạp chớ. Ngoài ra, cụng ty cũn nhập khẩu một số sỏch bỏo dưới dạng CR-ROM, cơ sở dữ liệu phục vụ nhu cầu trong nước. Tuy nhiờn, kim ngạch nhập khẩu của dạng sỏch bỏo này khụng đỏng kể.
Kim ngạch nhập khẩu của bỏo, tạp chớ chiếm tỷ trọng cao nhất. Đõy là điều đỏng mừng vỡ hiện nay, khỏch hàng trong nước của XUNHASABA gồm rất nhiều cỏc thư viện, viện nghiờn cứu được Nhà nước cấp ngõn sỏch. Với một quốc gia cũn đang gặp nhiều khú khăn như chỳng ta, cho dự Nhà nước cú quan tõm đến mấy thỡ số ngõn sỏch đú cũng cũn là rất khiờm tốn, trong khi đú nhu cầu tài liệu phục vụ cho cỏc đối tượng làm cụng tỏc nghiờn cứu khoa học đũi hỏi phải đa dạng, phong phỳ trong nhiều lĩnh vực. Tỡnh trạng này đẩy cỏc thư viện buộc phải lựa chọn cho giải phỏp thớch ứng. Họ tập trung đặt mua bỏo tạp chớ hơn mua sỏch, vỡ giỏ của một tờ bỏo, tờ tạp chớ nhập khẩu thụng thường rẻ hơn một cuốn sỏch phục vụ cho cựng một nội dung nghiờn cứu tới 6- 10 lần, chưa tớnh cước phớ chuyển gửi.
Theo nhu cầu của khỏch hàng trong nước, hàng năm cụng ty nhập về khoảng 3000 loại bỏo, tạp chớ từ nhiều nước trờn thế giới với số lượng từ 80-100 vạn
tờ/năm. Bỏo, tạp chớ nhập khẩu được viết bằng nhiều thứ tiếng, gồm nhiều chủng loại khỏc nhau. Cú thể chia bỏo, tạp chớ thành hai loại bỏo tin nhanh và bỏo, tạp chớ chuyờn ngành.
Bỏo tin nhanh là những tờ bỏo ra hàng ngày và tuần bỏo. Đõy là những tờ bỏo phản ỏnh đời sống chớnh trị, kinh tế xó hội hàng ngày, đũi hỏi phải đưa đến độc giả kịp thời mới cú giỏ trị. Hiện nay, cụng ty nhập về 49 loại bỏo tin nhanh. Loại bỏo nhanh này cụng ty phải vận chuyển bằng phương thức hàng khụng để đảm bảo
và kịp thời. Cỏc cụng ty nước ngoài, văn phũng đại diện, sứ quỏn cú trụ sở tại Việt nam thường đặt mua cỏc loại bỏo tin nhanh này.
Bỏo, tạp chớ chuyờn ngành do Cụng ty nhập về thường để cung cấp cho cỏc thư viện, viện nghiờn cứu, cỏc cơ quan đặt mua. Cỏc bỏo, tạp chớ chuyờn ngành bao gồm cỏc lĩnh vực y học, tin học, sinh học, chớnh trị, kinh tế, văn hoỏ, điện ảnh, kỹ thuật, ...
Tỡm hiểu chủng loại hàng nhập khẩu của Xunhasaba trong bảng số liệu dưới đõy ta thấy kim ngạch bỏo chớ nhập khẩu chiếm hơn 60% kim ngạch nhập khẩu, chứng tỏ đõy là mặt hàng chiếm ưu thế của cụng ty.
BẢNG 1: CHỦNG LOẠI HÀNG NHẬP KHẨU CỦA XUNHASABA(2003-2007)
Năm Sỏch Bỏo, tạp chớ Tổng Kim
ngạch NK (1.000 USD) Lượng (cuốn, tờ) Kim ngạch (1.000 USD) Tỷ trọng % Lượng (cuốn, tờ) Kim ngạch (1.000 USD) Tỷ trọn g% 2003 86.930 695.400 30 1.290.100 1.605.000 70 2.300.400 2004 86.850 688.200 29 1.309.000 1.685.000 71 2.373.200 2005 101.200 730.500 29 1.309.082 1.789.000 71 2.519.000 2006 103.561 599.000 25 1.021.603 1.800.000 75 2.399.000 2007 112.000 779.000 31 1.190.000 1.797.000 69 2.526.000
(Nguồn: Bỏo cỏo tổng kết cuối năm 2003-2007 của Xunhasaba )
Mặc dự vậy, cũng nhỡn vào bảng ta sẽ thấy kim ngạch sỏch nhập khẩu sỏch, hay núi cỏch khỏc tỷ trọng của sỏch nhập cũng dần dần tăng lờn. Điều này cho thấy trỡnh độ nhỡn chung của đối tượng mà Cụng ty đang phục vụ tăng lờn rừ rệt. Đõy cũng thực sự là mong muốn của Cụng ty vỡ xột theo gúc độ kinh doanh, lói từ sỏch nhập khẩu lớn hơn nhiều so với bỏo và tạp chớ. Trừ những từ bỏo, tạp chớ mới thõm nhập thị trường Việt Nam cú tỷ lệ chiết khấu cao (nhưng cũng chỉ từ 6 thỏng đến một năm) cũn nhỡn chung đều ở mức 5-10% trong khi đú tỷ lệ chiết khấu của sỏch
thụng thường là từ 25- 30%. Hơn nữa đại đa số lượng bỏo tạp chớ nhập khẩu từ nước ngoài về đều phải thanh toỏn trước khi nhận hàng, cũn đối với sỏch thỡ điều kiện thanh toỏn tương đối dễ chịu hơn, thường được chậm 60 đến 90 ngày.
Cũng cần phải núi rằng đại đa số sỏch bỏo hiện nay Cụng ty đang nhập khẩu thuộc lĩnh vực khoa học kỹ thuật (chiếm 80-85 % ) số cũn lại thuộc cỏc lĩnh vực khoa học xó hội , kinh tế, giỏo khoa..., nằm trong nhúm thuế nhập khẩu 0%. Số lượng sỏch bỏo thuộc lĩnh vực văn học, sỏch bỏo phục vụ cho lĩnh vực giải trớ đơn thuần chỉ chiếm từ 3-5%. Phần cũn lại là sỏch bỏo phục vụ cho thiếu nhi. Điều này cho thấy tinh thần trỏch nhiệm cao của Cụng ty trước Nhà nước. Trong nền kinh tế mở cửa, khi mà nhu cầu đời sống văn hoỏ tinh thần của cả cộng đồng ngày càng đa dạng và phong phỳ, cho phộp Cụng ty cú quyền lựa chọn mặt hàng nhập khẩu nào đem lại lợi nhuận cao nhất mà vẫn thoỏt ra khỏi sự quản lý của Nhà nước. Tuy nhiờn nếu chỉ chạy theo lợi nhuận đơn thuần, dựng ngoại tệ mạnh nhập khẩu những loại sỏch bỏo chưa thực sự cần thiết cho lợi ớch quốc gia thỡ khụng chỉ đơn giản là lóng phớ.
3.6. Cỏc nhà cung cấp
Trước đõy, Xunhasaba chủ yếu nhập sỏch bỏo từ Liờn Xụ cũ và Trung Quốc. Sau năm 1979 do quan hệ ngoại giao căng thẳng dẫn tới quan hệ hợp tỏc kinh tế giữa Việt Nam-Trung Quốc bị giỏn đoạn. Sau đú, vào những năm đầu thập kỷ 80, Liờn Xụ và hàng loạt cỏc nước trong phe XHCN tan rú, Việt Nam khụng cũn được hưởng những ưu đói của cỏc chớnh phủ mới lờn cầm quyền thuộc Liờn Xụ cũ; việc buụn bỏn, trao đổi hoàn toàn theo cơ chế thị trường. Xunhasaba đú tỡm kiếm những thị trường cung ứng mới. Ngày nay, cụng ty đó xõy dựng được cho mỡnh tương đối hoàn chỉnh một hệ thống cỏc nhà cung cấp ở nhiều nước trờn thế giới và bằng sự nghiờm tỳc trong hoạt động kinh doanh, cụng ty đó dành được lũng tin và sự tớn nhiệm của họ.
Những nhà cung cấp nước ngoài của Xunhasaba thường là những nhà xuất bản, những cụng ty, cửa hàng kinh doanh xuất bản phẩm cú khả năng cung cấp tổng hợp nhiều chủng loại xuất bản phẩm hoặc cỏc xuất bản phẩm mang tớnh chuyờn mụn và ứng dụng cao. Để tiện cho việc chào hàng với khỏch hàng trong nước và đặt hàng, cụng ty phõn loại cỏc nhà cung cấp của mỡnh theo chủng loại sỏch mà họ cú khả năng cung ứng như:
Sỏch nhiều chủng loại: cỏc nhà cung cấp Barker & Taylor (Mỹ), CIBTC
(Trung Quốc), Bookazine (Anh), Laufersweiler (Đức),...
Sỏch kinh tế, tài chớnh, khoa học kỹ thuật: nhà xuất bản Pearson, Mc
Graw Hill, John Wiley (Mỹ), Hachette (Phỏp),...
Sỏch chớnh trị, xó hội: APD (Singapore), Hemisphere Publications Service (Singapore), CIBTC (Trung Quốc) ...
Sỏch y học, khoa học kỹ thuật cao cấp: Springer (Đức), Elservier (Hà
lan), Mc Graw Hill, John Wiley & Sons (Mỹ),...
Sỏch học ngoại ngữ: Oxford, Cambridge, Longman (Anh), Heinemann
(Đức), Happer Colins,...
Sỏch mụi trường: United Nations Publications, Random House,
Routledge, Red Elservier ...
Sỏch kiến trỳc, hội hoạ: CA (Hàn Quốc), GA (Nhật Bản), Bikhauser
(Đức), ...
Để giảm chi phớ, Xunhasaba thường đặt mua trực tiếp từ cỏc nhà kinh doanh sỏch này chứ khụng qua trung gian. Tuy nhiờn đối với mặt hàng bỏo và tạp chớ nhập khẩu, việc đặt hàng tập trung là cần thiết nhằm trỏnh thất thoỏt do bỏo, tạp chớ cú số lượng và tổng giỏ trị tương đối nhỏ nờn dễ bị thất lạc trong quỏ trỡnh vận chuyển.
Ngoài xuất bản phẩm, một số nhà cung cấp của Xunhasaba cũn đồng ý nhận cụng ty làm đại lý bỏn hàng cho họ. Tuy nhiờn, đỏng tiếc rằng hỡnh thức kinh doanh
này mới chỉ giới hạn trong lĩnh vực bỏo và tạp chớ. Cũn đối với mặt hàng sỏch, mặc dự đó cú nhiều cuộc thương lượng, đàm phỏn được mở giữa Xunhasaba và cỏc nhà cung cấp nước ngoài nhưng chưa cú nhà cung cấp nào đồng ý để cụng ty làm đại lý để cụng ty làm đại lý bỏn sỏch cho họ. Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, cũng như nhận thấy hoạt động nhập khẩu của cụng ty phụ thuộc chủ yếu vào cỏc đơn đặt hàng của khỏch hàng trong nước; việc chủ động nhập để bỏn lẻ, nhất là đối với loại sỏch khoa học thuộc cỏc lĩnh vực cũn hạn chế, Xunhasaba đú ý thức được sự cần thiết của phương thức kinh doanh đại lý này và đang tỡm kiếm giải phỏp để cú thể hợp tỏc với cỏc nhà cung cấp sỏch nước ngoài. Hiện nay Cụng ty đó cú quan hệ tốt với hơn 160 nhà cung cấp nước ngoài và là đại lý phõn phối cho hơn 10 tờ bỏo của nước ngoài tại Việt nam.
3.7. Thị trường trong nước và khỏch hàng
Trước khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, khỏch hàng chủ yếu của Xunhasaba là hệ thống cụng ty phỏt hành sỏch Hà nội từ trung ương tới cỏc địa phương dưới với hỡnh thức phõn phối với giỏ bỏn vụ cựng ưu đói để rồi bỏn giấy vụn cũng vẫn cú lói. Cỏc thư viện, viện nghiờn cứu trong nước rất hón hữu mới mua sỏch của Xunhasaba vỡ họ đó cú những nguồn cung cấp riờng, thụng qua hỡnh thức viện trợ khụng hoàn lại của những đơn vị nước ngoài cú quan hệ trực tiếp. Đối với khỏch hàng lẻ thỡ khú mà tỡm mua được những cuốn sỏch nước ngoài cần thiết tại cỏc cửa hàng sỏch ngoại văn ở cỏc thành phố lớn như Hà Nội, TP. HCM,...
Khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường, XUNHASABA phải ỏp dụng cơ chế giỏ linh hoạt cho phự hợp với quy luật cung cầu thỡ cơ cấu khỏch hàng của Cụng ty cú xu hướng thay đổi theo chiều ngược lại.
Hiện nay, nhu cầu trong nước đối với cỏc mặt hàng nhập khẩu của cụng ty khỏ lớn. Tuy nhiờn, do giỏ thành sỏch bỏo nhập khẩu hiện nay vẫn quỏ cao so với mức thu nhập bỡnh quõn của người dõn nờn tiềm năng nhập khẩu sỏch bỏo thực sự vẫn chưa được khai thỏc nhiều. Hơn nữa, nạn vi phạm bản quyền tỏc giả vẫn diễn ra
tràn lan, một cuốn sỏch nước ngoài sau khi được nhà xuất bản của Việt Nam dịch và in ấn sẽ rẻ được chục lần so với cuốn sỏch được nhập về. Tuy vậy, do đú hoạt động lõu năm, cú kinh nghiệm và uy tớn trong lĩnh vực nhập khẩu xuất bản phẩm, lại là một doanh nghiệp nhà nước được hưởng những ưu đói nhất định nờn cụng ty đó xõy dựng được cho mỡnh một mạng lưới khỏch hàng ổn định được phõn làm hai nhúm khỏch hàng thường xuyờn (nhúm 1) và nhúm khỏch hàng mua buụn và mua lẻ (nhúm 2).
BẢNG 2: CƠ CẤU KHÁCH HÀNG TRONG NƯỚC
Khỏch hàng 2003 2004 2005 2006 2007 DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) Nhúm 1 812 33 856 33 600 22 528 21 612 23 Nhúm 2 1670 67 1738 67 2150 78 2046 79 2100 77 Tổng cộng 2482 100 2594 100 2750 100 2574 100 2712 100
(Nguồn: Bỏo cỏo tổng kết cuối năm 2003-2007 của Xunhasaba)
Qua bảng 2 ta thấy thị trường nhúm 1, nhúm 2 là khu vực thay đổi thất thường. Mức tăng giảm kim nghạch nhập khẩu của nhúm này hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường. Nhúm khỏch hàng này của Xunhasaba chủ yếu là những cụng ty, những dự ỏn nước ngoài, cửa hàng, cỏ nhõn. Sức mua của những nhúm khỏch hàng này đang cú chiều hướng gia tăng cả về kim nghạch và tỷ trọng do họ đặt mua sỏch nhiều hơn và giỏ bỏn cho nhúm khỏch hàng này linh hoạt hơn nhúm 1. Tỷ trọng sỏch chiếm trờn 60% tổng kim nghạch của nhúm, lợi nhuận thu được