1. Giới thiệu quy trỡnh nhập khẩu
1.3.5 Thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng mua bỏn XNK đó được ký kết tức là nghĩa vụ và quyền lợi của cỏc bờn ký kết trong hợp đồng đó được xỏc định. Đơn vị kinh doanh XNK, với
tư cỏch là một bờn ký kết, phải tổ chức thực hiện hợp đồng, tiến hành xắp xếp cỏc phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dừi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời ghi lại những diễn biến cỏc văn bản phỏt đi và nhận được để xử lý giải quyết cụ thể. Nếu cú gỡ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện thỡ cỏc bờn phải kịp thời trao đổi, bàn bạc để cú hướng giải quyết cụ thể. Việc thực hiện hợp đồng bao gồm cỏc bước sau:
- Sơ đồ 1: Cỏc bước thực hiện hợp đồng XK thanh toỏn bằng phương thức thư tớn
dụng L/C ( nguồn: giỏo trỡnh Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đỡnh Tửu)
Sơ đồ 2: Cỏc bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh toỏn bằng phương thức thư
tớn dung L/C ( nguồn: giỏo trỡnh Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đỡnh Tửu)
Ký hợp đồng XK
Kiểm tra L/C Xin giấy phộp XK Chuẩn bị hàng húa Giao hàng lờn tàu Làm thủ tục hải quan Kiểm nghiệm hàng hoỏ Uỷ thỏc thuờ tàu Ký hợp đồng NK phộp NKXin giấy Mở L/C khi bờn bỏn bỏo Đụn đốc bờn giao hàng Nhận hàng Làm thủ tục hải quan
Mua bảo hiểm
a. Xin giấy phộp XNK:
Việc xin giấy phộp là vấn đề phỏp lý để thực hiện tất cả cỏc khõu tiếp theo. Hiện nay việc cấp giấy phộp XNK được quy định như sau:
- Bộ thương mại cấp giấy phộp XNK đối với hàng mậu dịch
- Tổng cục hải quan cấp giấy phộp đối với hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lóm)
Hồ sơ bao gồm: - Đơn xin phộp - Phiếu hạn ngạch
- Bản sao hợp đồng đó ký hoặc bản sao L/C
Riờng đối với hàng hoỏ trong phạm vi Nghị định thư thỡ khụng phải xin phộp.
b. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
- Với người xuất khẩu: Thu gom hàng lại hoặc hàng đơn vị tự sản xuất thỡ căn cứ theo đỳng hợp đồng về số lượng, bao bỡ, đúng gúi, ký mó hiệu. Bao bỡ phải hợp với hàng hoỏ vật tư, bảo đảm chuyờn chở đến đớch, cú tớnh đến điều kiện khớ hậu, phương tiện vận chuyển hoặc chuyển tại dọc đường. Ký mó hiệu phải tuõn thủ theo 4 nguyờn tắc:
+ Dễ làm dễ viết + Dễ đọc dễ thấy
+ Phải làm bằng sơn hoặc mực khụng phai nhạt
+ Khụng làm ảnh hưởng đến chất lượng mựi vị hàng hoỏ vật tư.
c. Nhận hàng và kiểm tra hàng hoỏ
- Với người xuất khẩu: Khi xuất khẩu cỏc nhà xuất khẩu phải cú nghĩa vụ kiểm tra về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bỡ ... (tức là kiểm nghiệm). Nếu là hàng hoỏ động vật, thực vật thỡ phải tiến hành kiểm định. Việc kiểm nghiệm là kiểm định tiến hành ở hai cấp: ở cấp cơ sở và cấp cửa khẩu, kiểm tra ở cửa khẩu cú tỏc dụng kiểm định lại chất lượng hàng hoỏ đó được kiểm tra ở cơ sở trước khi xuất qua biờn giới. Thụng thường chậm nhất là 7 ngày trước khi hàng lờn tàu, chủ hàng xuất khẩu phải khai bỏo cho cỏc cơ quan liờn quan, sắp xếp hàng hoỏ thuận tiện và trung thực để kiểm tra.
- Với người nhập khẩu: Căn cứ vào nghị định 200CP ngày 31/12/1993 thỡ chức năng của cơ quan nào cơ quan đú tiến hành kiểm tra. Cơ quan giao thụng (ga, cảng) phải kiểm tra niờm phong cặp chỡ trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải, nếu phỏt hiện thấy bất kỳ một sai sút nào thỡ phải mời cụng ty giỏm định đến lập biờn bản giỏm định cỏc sự cố xảy ra. Đơn vị nhập khẩu với tư cỏch là một bờn đứng tờn vận đơn phải làm thủ tục dự khỏng nếu nghi ngờ hoặc thấy bất kỳ một sai sút nào so với cỏc điều khoản đó ghi trong hợp đồng. Những sai sút này thường là: hàng hoỏ cú tổn thất, đổ vỡ, khụng đồng bộ theo hợp đồng ...
d. Thuờ tàu chở (hoặc uỷ thỏc thuờ tàu)
Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng, việc ai thuờ tàu, thuờ theo hỡnh thức nào được tiến hành dựa trờn ba căn cứ: Điều khoản hợp đồng, đặc điểm hàng hoỏ và điều kiện vận tải. Trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB, người nhập khẩu phải thuờ tàu để vận chuyển hàng hoỏ, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thỡ bờn nhập khẩu khụng phải thuờ tàu mà nghĩa vụ đú thuộc về người xuất khẩu.
Tuỳ theo khối lượng và đặc điểm hàng hoỏ cần chuyờn chở mà doanh nghiệp thuờ tàu cho phự hợp đảm bảo thuận lợi, nhanh chúng và an toàn. Cú thể lựa chọn cỏc phương thức vận tải bằng đường sắt, vận tải bằng đường bộ, vận tải bằng đường khụng, vận tải bằng đường thuỷ hay vận tải đa phương thức. Trong vận tải bằng tàu biển, nếu nhập khẩu thường xuyờn với khối lượng lớn thỡ nờn thuờ tàu định hạn.
Nếu nhập khẩu khụng thường xuyờn nhưng khối lượng lớn thỡ nờn thuờ tàu chuyến. Cũn nếu nhập khẩu với khối lượng nhỏ thỡ nờn thuờ tàu chợ.
e. Mua bảo hiểm
Việc chuyờn chở hàng hoỏ bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất do đú bảo hiểm hàng hoỏ bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất, điều kiện mua bảo hiểm do người mua và bỏn yờu cầu với mục đớch bảo đảm sự an toàn cho hàng hoỏ. Tuy nhiờn bảo hiểm cũng cú nhiều loại khỏc nhau và phớ mua bảo hiểm là khụng nhỏ, do đú đũi hỏi doanh nghiệp phải cú sự cõn nhắc khi quyết định mua bảo hiểm nào. Thụng thường cỏc doanh nghiệp căn cứ theo 4 yếu tố sau:
- Tớnh chất hàng hoỏ - Tỡnh trạng bao bỡ - Vị trớ xếp hàng trờn tàu - Tỡnh hỡnh chớnh trị, xó hội
f. Làm thủ tục hải quan
Hàng hoỏ vận chuyển vào biờn giới quốc gia nước mỡnh, người nhập khẩu phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục này là một cụng cụ của nhà nước quản lý hành vi mua bỏn qua biờn giới để ngăn chặn việc buụn lậu và gian lận thương mại. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm cỏc bước chủ yếu sau:
- Khai bỏo Hải quan: Chủ hàng - người nhập khẩu phải kờ khai chi tiết hàng hoỏ lờn tờ khai Hải quan để cơ quan chức năng kiểm tra và làm thủ tục giấy tờ cần thiết.
- Xuất trỡnh hàng hoỏ: Hàng hoỏ phải được xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soỏt. Nhõn viờn Hải quan đối chiếu hàng hoỏ trong tờ khai với thực tế để quyết định cú cho hàng thụng quan hay khụng.
- Thực hiện cỏc quyết định của Hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hoỏ, Hải quan quyết định cú cho hàng hoỏ qua biờn giới hay khụng hoặc cho qua với cỏc điều kiện mà chủ hàng phải thực hiện nghiờm chỉnh. Nếu vi phạm cỏc quyết định của Hải quan sẽ bị phạt tuỳ theo mức độ nặng nhẹ.
g. Giao nhận hàng với tàu
Giao hàng xuất khẩu đũi hỏi:
- Doanh nghiệp nắm vững chi tiết hàng hoỏ và nộp bản đăng ký hàng chuyờn chở bao gồm: Tờn hàng, ký mó hiệu, số lượng, trọng lượng, kớch cỡ, bao bỡ, tờn địa chỉ người nhập, trao bản đăng ký này cho hóng tàu để đổi lấy sơ đồ xếp.
- Theo dừi tiến độ tàu nào ra để biết ngày giờ đến lượt tàu mỡnh - Xem xột và đưa hàng vào cảng
- Bốc hàng lờn tàu dưới sự giỏm sỏt của hải quan và kiểm kiện. - Đổi lại lấy vận đơn hoàn hảo (B/L)
Giao nhận hàng nhập khẩu đũi hỏi:
Căn cứ vào nghị định 200CP, mọi việc giao nhận hàng nhập khẩu đều phải uỷ thỏc cho cảng. Do đú đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành:
- Ký kết hợp đồng uỷ thỏc cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận - Xỏc nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoỏ một cỏch cụ thể. - Thụng bỏo cho cỏc đơn vị đặt mua hàng hoặc uỷ thỏc ngày dự kiến hàng về để
cỏc đơn vị này tổ chức việc nhận hàng
- Thanh toỏn cho cơ quan vận tải cỏc khoản chi phớ về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập.
- Theo dừi việc giao nhận hàng hoỏ, đụn đốc cơ quan vận tải lập biờn bản (nếu cần) về hàng hoỏ và giải quyết trong phạm vi của mỡnh những vấn đề xảy ra khi giao nhận.
h. Làm thủ tục thanh toỏn (tuỳ thuộc vào phương thức thanh toỏn ghi trờn hợp đồng)
Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toỏn bằng thư tớn dụng (L/C)
thỡ đối với người xuất khẩu khi người mua mở L/C mới giao hàng. Khi cú L/C phải tiến hành kiểm tra.
- Thời gian mở L/C thụng thường từ 15-20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. - Ngõn hàng mở L/C là ngõn hàng nào
- Những yờu cầu về chứng từ của L/C như tờn hàng, số lượng hàng hoỏ, số hợp đồng, tỡnh trạng hàng hoỏ ...
Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toỏn bằng phương thức nhờ
thu thỡ ngay sau khi giao hàng, bờn xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và
phải xuất trỡnh cho ngõn hàng để uỷ thỏc cho ngõn hàng đổi tiền hộ. Chứng từ thanh toỏn đũi hỏi phải hợp lệ, chớnh xỏc và nhanh chúng giao cho ngõn hàng nhằm thu lại vốn. Sau khi nhận chứng từ ở ngõn hàng ngoại thương, phớa nhập khẩu được quyền kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Nếu đơn vị khụng cú lý do chớnh đỏng từ chối thanh toỏn thỡ ngõn hàng xem như yờu cầu đũi tiền là hợp lệ. Quỏ thời hạn trờn mọi tranh chấp giữa hai bờn mua và bỏn về việc thanh toỏn tiền hàng sẽ được tục tiếp giải quyết giữa cỏc bờn hoặc qua cơ quan trọng tài.
i. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu cú)
Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng nếu cỏc bờn (thụng thường là bờn mua) thấy hàng hoỏ cú những điểm sai sút với những điều khoản đó ký trong hợp đồng, cần phải khiếu nại thỡ lập chứng từ khiếu nại. Việc khiếu nại cũng phải được thực hiện đỳng như trong hợp đồng và phải tiến hành kịp thời, khẩn trương và tỷ mỉ. Đơn khiếu nại phải kốm theo bằng chứng về tổn thất như biờn bản giỏm định, hoỏ đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm, chứng từ hải quan và cỏc chứng từ khỏc. Cỏc loại giấy tờ, chứng từ này yờu cầu phải rừ ràng khụng tảy xoỏ. Nếu việc khiếu nại khụng được giải quyết thoả đỏng hai bờn cú thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài hoặc toà ỏn.