Hằng ngày kế toỏn phản ỏnh tỡnh hỡnh thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyờn đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sỏch, phỏt hiện và sử lớ kịp thời cỏc sai sút trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt
Phản ỏnh cỏc khoản tiền đang chuyển, kịp thời phỏt hiện nguyờn nhõn làm cho tiền đang chuyển bị ỏch tắc để doanh nghiệp cú biện phỏp thớch hợp, giải phúng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.
Kế toỏn cụng ty tiến hành cỏc biện phỏp quản lớ tiền mặt theo quy định nhằm hạn chế bớt tỡnh trạng gian lận cũng như sự múc ngoặc giữa cỏc nhõn viờn trong việc tham ụ tiền mặt: Tỏch biệt việc giữ tiền mặt với việc giữ sổ sỏch kế toỏn; Lập bản danh sỏch ghi húa đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt; Tỏch chức năng duyệt chi khỏi chức năng kớ sộc
Tài khoản sử dụng, chứng từ sử dụng, sổ sỏch và phương phỏp hạch toỏn tuõn theo cỏc quy định chung của luật kế toỏn:
Tài khoản sử dụng: TK 111(cú 3 tài khoản cấp 2 là :TK 1111; TK 1112; TK 1113)
Chứng từ sử dụng: Phiếu thu; Phiếu chi; giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toỏn; Biờn lai thu tiền; Bảng kiểm kờ quỹ; Bảng kờ chi tiền…
Sổ sỏch sử dụng: Sổ nhật kớ thu tiền; Sổ nhật kớ chi tiền; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ kế toỏn chi tiết quỹ tiền mặt; Sổ cỏi tài khoản 111…
Đặc điểm hạch toỏn:
Kế toỏn tiền mặt hằng ngày dựa trờn cơ sở là cỏc lệnh thu, lệnh chi(cú chữ kớ của giỏm đốc hoặc người được ủy quyền) tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ khi nhận được phiếu thu, phiếu chi đú sẽ tiến hành thu, chi theo cỏc chứng từ đú. Khi thu, chi, thủ quỹ kớ tờn và đúng dấu “Đó thu tiền”, “Đó chi tiền” lờn cỏc phiếu thu, phiếu chi. Sau đú, thủ quỹ sử dụng phiếu thu, phiếu chi để ghi vào sổ quỹ kiờm bỏo cỏo quỹ rồi nộp bỏo cỏo quỹ cựng cỏc chứng từ kốm theo cho kế toỏn tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và cỏc chứng từ cú liờn quan, kế toỏn xỏc định nội dung thu, chi để định khoản và ghi sổ kế toỏn ( trờn phần mềm mỏy tớnh)
Biểu 06:
đơn vị……… phiếu thu Mẫu số 01 - TT …………. Số: ….. (QĐsố 15/2006/QĐ-BTC Ngày……tháng……năm…… ngày 20/03/2006 Nợ:……. Của Bộ trưởng BTC) Có:……..
Địa chỉ:……… Họ tên ngời nộp tiền………. Lý do nộp:……… ………. Số tiền:………..(viết bằng chữ)……… ……….. Kèm theo……….chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ)……… ……….. Ngày ………tháng………năm……….
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ(vàng bạc, đá quý):……….
Biểu 07:
đơn vị……… phiếu chi Mẫu số 02 - TT
………. Số: ….. (QĐsố 15/2006/QĐ-BTC Ngày……tháng……năm…… ngày 20/03/2006 Của Bộ trưởng BTC)
Họ tên ngời nhận tiền:………. Địa chỉ:……… Lý do chi:……… ………. Số tiền:………đ..(viết bằng chữ)……… ……….. Kèm theo……….chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ)……… ……….. Ngày ………tháng……….năm…….. Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ(vàng bạc, đá quý):……….
Biểu 08:
tRÍCH Sổ quỹ tiền mặt
Tháng 4 năm 2007 Ngày Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Số tiền
Thu Chi Thu Chi Tồn
01/04/2007 D đầu kỳ 352.294.000
20/04/2007 3 Thu vay công trình Da Hưng
336 100.000.000