Chứng từ gốc: Phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn, bảng tính khấu hao
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số (thẻ) kế toán chi tiết TK 621, 622, 627, 154 Nhật ký - Sổ cái TK 621, 622, 627, 154 Bảng tổng hợp chi tiết TK
Đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với các hình thức Nhật ký chung hay Nhật ký – Sổ cái trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hoá cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt.
Số lượng và loại sổ dùng: Sổ chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Nhật ký tổng quát), Sổ cái tài khoản (Sổ tổng hợp cho từng tài khoản), Sổ chi tiết cho một số đối tượng.
Trình tự nội dung ghi sổ:
- Hàng ngày, tập hợp, kiểm tra chứng từ để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã được lập chuyển cho phụ trách duyệt rồi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Sau khi đã phản ánh tất cả “chứng từ ghi sổ” đã lập trong tháng trước vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản, sau đó đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác.
Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc: Phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn, bảng tính khấu hao
Trong đó:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình, quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp.
Nhược điểm: ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán.