2.3.2.1. Kiểm toán nội bộ chấp hành chế độ kế toán. a. Chế độ mở và sử dụng tài khoản
Hệ thống tài khoản mà Chi nhánh NHNo Trùng Khánh đang thực hiện theo quyết định số 425/1998/QSS-NHNN2 ngày 17/12/1998 của thống đốc NHNN Việt Nam "V/v Ban hành Hệ thống tài khoản kế toán NHNN".
Khi thực hiện kiểm tra, kiểm soát, kiểm soát viên căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán NHNN hiện hành để đối chiếu với các tài khoản phản ánh trên bảng cân đối tài khoản kế toán tháng, năm, phát hiện những tài khoản mở sai tính chất, nội dung, các trường hợp sử dụng sai hay hạch toán nhầm lẫn tài khoản.
Đối với các tài khoản tiền gửi, tiền vay, Kiểm soát viên phải xem xét hồ sơ mở tài khoản đã đầy đủ hay còn thiếu loại giấy tờ nào,như giấy đăng ký mở tài khoản, bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký để giao dịch với ngân hàng nơi mở tài khoản, các văn bản chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị như quyết định thành lập đơn vị quyết định bổ nhiệm thủ trưởng đơn vị...(nếu là bản sao phải có công chứng của Nhà nước).
Tính đến nay, các đơn vị trên địa bàn có giao dịch với Chi nhánh, mở tài khoản tiền gửi, tiền vay tại Chi nhánh là 1035 TK.
b) Chế độ hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp
Kế toán phân tích là việc thực hiện hạch toán chi tiết theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến từng đơn vị có tài khoản. Đây là khâu hạch toán ban đầu và cụ thể phản ánh một cách chi tiết với từng đối tượng kế toán cụ thể. Công việc này cũng là bước quyết định sự chính xác của số liệu được lưu vào sổ sách của các đơn vị từ các chứng từ gốc.
Kế toán tổng hợp là khâu tổng hợp số liệu từ chứng từ hay từ sổ hạch toán phân tích vào nhật ký chứng từ, sổ cái tổng hợp và bảng cân đối tài khoản.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, Chi nhánh được trang bị hệ thống máy tính hiện đại, thực hiện các chương trình phần mềm kế toán do NHTƯ cài đặt như: Chương trình thanh toán bù trừ, chương trình chuyển tiền điện tử, chương trình kế toán giao dịch, chương trình thông tin báo cáo... Nhờ đó, công việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp được nhanh chóng chính xác. Kế toán viên không phải thực hiện công việc một cách thủ công, việc tính luỹ kế tổng hợp đều do máy tính thực hiện.
Do vậy khi tiến hành kiểm tra về hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp, KTV đã thực hiện đúng quy trình:
- Kế toán viên đã mở đầy đủ các loại sổ sách theo quy điịnh chưa: Sổ kế toán chi tiết tờ khai rời, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán ngoại bảng, sổ theo dõi về tài sản cố định, công cụ lao động và vật liệu.
- Về tính chính xác của số liệu kế toán nội bộ ngoại bảng:
+ Đối chiếu số liệu giữa hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp.
+ Đối chiếu số liệu báo cáo chi tiết với số liệu báo cáo tổng hợp.
+ Đối chiếu số liệu các báo cáo kiểm kê, sao kê chi tiết với số dư trên sổ kế toán và trên báo cáo tổng hợp.
c) Chế độ chứng từ kế toán
Chứng từ là vật mang tin dùng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ kế toán ở các NHTM gồm các chứng từ do khách hàng lập, nộp vào các chứng từ do cơ quan NHTM lập. Khách hàng và Ngân hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố quy định in sẵn trên mẫu chứng từ.
Khi tiến hành kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, KSV căn cứ quyết định số 321/ QĐ-NH2 ngày 04 tháng 12 năm 1996 của Thống đốc NHNN Việt Nam "V/v ban hành Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, TCTD". Kiểm soát viên cần phân loại những dạng sai sót chủ yếu:
- Chứng từ lập sai mẫu quy định.
- Ghi thiếu các yếu tố quy định: mẫu dấu, chữ ký, số tiền bằng số bằng chữ, ngày tháng năm lập, số hiệu tài khoản,...
- Chứng từ có sửa chữa tẩy xoá. - Thiếu chữ ký của Thủ trưởng.
- Việc tổ chức bảo quản và lưu chữ các loại chứng từ đã đảm bảo đúng quy định trong kho khi hết thời gian giao dịch trong ngày, tất cả chứng từ phải được sắp xếp và đóng thành tập trước khi đưa vào lưu trữ. Việc sắp xếp, đóng và bảo quản chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu: Đầy đủ chứng từ; Tra cứu nhanh chóng và dễ dàng; Phù hợp với quy trình hạch toán và kế toán; Thuận tiện cho việc tiêu huỷ khi hết hạn bảo quản.
d) Chế độ hạch toán các khoản phải thu, phải trả
Tiến hành kiểm tra, KTV đã xem xét lại số dư các tài khoản phải thu, phải trả để xem việc cho tạm ứng và hạch toán các tài khoản phải thu, phải trả đúng quy định không dồn lâu ngày đặc biệt là cuối năm bắt buộc phải thanh toán trước ngày 25 tháng 12.
Đối chiếu với quy chế để phát hiện các trường hợp hạch toán sai tài khoản dẫn đến làm sai lệch nội dung bản chất kinh tế các khoản phải thu, phải trả hàng năm. Nhưng đối với chi nhánh không có trường hợp nào phải điều chỉnh do hạch toán sai.
e) Kế toán cho vay
Kiểm toán viên đã đi sâu xem xét lại hồ sơ pháp lý các khoản dư nợ tín dụng, hồ sơ nào không đủ tính pháp lý hoặc thiếu đã cho bổ sung lên
Rà soát lại các khoản cho vay các TCTD chưa thu hồi, đang hạch toán trên tài khoản các khoản phải thu ở khách hàng để kiến nghị xử lí kịp thời.
Kiểm tra nội dung, tính chất và đối tượng vay vốn để phát hiện các trường hợp hạch toán sai tính chất tài khoản để điều chỉnh cho đúng.
Xem xét lại kỳ hạn nợ, phát hiện các trường hợp nợ đã quá hạn chưa thu hoặc chưa chuyển nợ quá hạn, các khoản nợ không có khả năng thu hồi.
Đối chiếu và kiểm tra việc tính và thu lãi cho vay đã kịp thời và chính xác chưa, không để xảy ra trường hợp thu thừa hoặc thiếu theo chế độ quy định.
g) Kế toán phát hành, kho quỹ
Kiểm toán viên thường xuyên kiểm tra tính tuân thủ các quy trình, quy chế về hạch toán kế toán và đảm bảo an toàn kho quỹ theo Quyết định số: 185/200/QĐ- NHNN2 ngày 15 tháng 06 năm 2000 của Thống đốc Việt Nam "V/v ban hành chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu huỷ tiền, ngân phiếu thanh toán".
- Xem xét việc tổ chức hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp về tiền mặt.
- Kiểm tra việc hạch toán xuất, nhập, phát hành, điều chuyển đi, điều chuyển đến luôn đúng quy trình và đúng chế độ đảm bảo an toàn trong các năm chưa có trường hợp nào để xảy ra mất tiền trong kho và vận chuyển trên đường.
- Kiểm tra chứng từ thu, chi tiền mặt trong kỳ, đặc biệt các biên bản bàn giao nhận tiền, phiếu xuất nhập kho,...khi thực hiện xuất nhập quỹ.
- Kiểm tra việc xử lý thừa, thiếu (nếu có).
- Kiểm tra kiểm kê tuần quỹ ngày, cuối tháng, cuối năm (đối chiếu số dư trên sổ sách với biên bản kiểm kê thực tế). Việc thực hiện kiểm kê theo định kỳ của đơn vị đảm bảo đúng quy định Số liệu trên bản kiểm kê chính xác không có chênh lệch.
h) Chế độ báo cáo kế toán
Kiểm tra việc thực hiện báo cáo đúng theo Quyết định số 516/200/QĐ- NHNN1 ngày 18 tháng 12 năm 2000 của Thống đốc NHNN Việt Nam "V/v ban hành Chế độ thông tin, báo cáo áp dụng đối với các đơn vị thuộc NHNN và các TCTD".
- Báo cáo lập có đầy đủ và đúng mẫu theo quy định . - Báo cáo định kỳ gửi về NH Tỉnh đúng thời gian quy định.
- Số liệu trên các loại báo cáo có chính xác, rõ ràng .
2.3.2.2. KTNB hoạt động thanh toán a/ Thanh toán bù trừ
Kiểm tra các nội dung như:
- Đối với chi nhánh có thanh toán bù trừ với kho bạc nhà nước các bước thanh toán đã được thống nhất về giờ thanh toán lãnh đạo đã chỉ đạo việc tổ chức các phiên thanh toán bù trừ đúng quy định và chính xác về thời gian của các món thanh toán.
- Số dư tài khoản thanh toán bù trừ đã được thanh toán dứt điểm trong ngày không để khách hàng phàn nàn về việc thanh toán.
b/ Thanh toán chuyển tiền điện tử
Theo Quyết định số 134/2000/QĐ -NHNN2 ngày 18/04/2000 của Thống đốc Việt Nam "V/v ban hành kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHTM" kiểm soát viên đã kiểm tra tại chi nhánh về các khoản thanh toán chuyển tiền điện tử thấy rằng đơn vị thực hiện thanh toán có đảm bảo đúng quy định về quy trình kỹ thuật và an toàn trong thanh toán cho ngân hàng và khách hàng.
- Kiểm tra việc hạch toán đã kịp thời phản ánh số dư cuối kỳ của các tài khoản thanh toán chính xác không có sự chênh lệch.
2.3.2.3 Kiểm toán quản lý tài chính.
a. Hạch toán các khoản thu nhập của Ngân hàng:
* Thu từ hoạt động tín dụng
- Thu lớn nhất là thu lãi cho vay bằng đồng Việt Nam. Năm 2009 đạt 3.889 triệu đồng đạt 103% tỷ lệ tăng là 46,7%.
- Thu dịch vụ năm 2009 đạt 49 triệu đồng, chiếm 1,3% tổng thu.
- Thu bất thường năm 2009 đạt 46,8 triệu bằng 100% kế hoạch. Đây là nguồn thu luôn được chi nhánh quan tâm vì nó là nguồn vốn được bổ sung 100% vào vốn cho vay của chi nhánh và là nguồn đã được dùng nguồn vốn sử lý rủi ro bù đắp.
Tóm lại: Chi nhánh đã chỉ đạo sát sao bằng cách giao kế hoạch chi tiết đến người lao động dùng chính sách tiền lương tiền thưởng để điều hành kết quả tỉ lệ thu lãi phát sinh chi nhánh đã đạt 93% phần lãi động chưa thu được chỉ chiếm 0,7%.
b. Các khoản chi của ngân hàng gồm
* Chi phí cho hoạt động kinh doanh là 1.929 triệu đồng
- Khoản chi lớn nhất là chi lãi tiền gửi, tiền vay các chương trình uỷ thác đầu tư của ngân hàng cấp trên cụ thể năm 2009 chi nhánh đã chi trả lãi tiền gửi 1..268 triệu. cho huy động vốn 1.825 triệu đồng.
- Chi hoạt động kinh doanh khác 0,7 triệu đồng như chi hỗ trợ các đoàn thể hoạt động trong và ngoài cơ quan để mục đích tác động cho công tác kinh doanh.
- Chi cho công tác kho quỹ 17,6 triệu đồng là hợp lý mục đích chi cho mua sắm dịch vụ kho quỹ ( máy đếm tiền, máy soi tiền, két sắt ....).
- Chi nộp thuế 11,8 triệu đồng chi cho thuế thuê đất làm trụ sở giao dịch.
- Chi về tài sản năm 2009 chi nhánh đã chi 587 triệu triệu trong đó: + Chi khấu hao cơ bản: 99 triệu đồng
+ Chi khấu hao sửa chữa lớn: 24 triệu đồng.
+ Chi sửa chữa thường xuyên: 356 triệu đồng. + Chi mua sắm công cụ: 108 triệu đồng.
- Chi lập quỹ dự phòng rủi ro: 99.8 triệuđồng
- Chi bảo hiểm tiền gửi 13,5 triệu đồng đã đảm bảo tỷ lệ bảo hiểm tiền gửi cho khách hàng tin tưởng khi gửi tiền
- Chi quản lý kinh doanh năm 2009 chi 259 triệu trong đó các khoản chi như: + Chi vật liệu giấy tờ in:73,8 triệu đồng.
+ Vật liệu văn phòng: 23 triệu đồng + Giấy in: 11 Triệuđồng.
+ Xăng dầu: 25,9 triệu đồng. + Công tác phí: 54,6 triệuđồng.
+ Chi đào tạo: 2,5 triệu đồng.
+ Quảng cáo: 5,7 triệu đồng. + Điện thoại: 13 triệu đồng.
+ Đoàn thể: 1 triệu đông. + Sách báo : 2,4 triệu đồng + Điện nước: 14 triệu đồng.
+ Chi khác: 86,3 triệu đồng.
Trong tất cả các khoản chi phí chi nhánh đã cân đối đảm bảo hợp lý đủ cho hoạt động kinh doanh, mở rộng công tác tuyên truyền, tiếp thị, quảng cáo. Mặt khác chi nhánh là nơi có danh lam thắng cảnh là thác Bản Giốc và động Ngườm Ngao. Cho nên khoản chi khác là 86,3 triệu đồng đạt 77,3% so với đinh mứci , chủ yếu là tiếp khách của ngành đến thăm quan Cao Bằng và khách đến làm việc với chi
nhánh. Với mức chi phí như trên chi nhánh đã căn cứ vào chỉ tiêu ngân hàng cấp trên giao và đã đạt.
c. Kết quả chênh lệch thu - chi.
Trên cơ sở kiểm toán các khoản thu nhập, chi phí để xác nhận tính chính xác của việc hạch toán tài khoản "chênh lệch thu chi kỳ này"
NHTM là Ngân hàng kinh doanh, chính sách và NHNo Trùng Khánh cũng giống hầu hết các chi nhánh NHTM khác là có thu có chi, nhưng thường thu phải lớn hơn chi, kết quả thu nhập trừ chi phí của chi nhánh năm 2009 là: 963 triệu đồng và đủ quỹ lương cho CBCNVC đạt hệ số lương 1,
Có chênh lệch lãi suất đầu vào đầu ra là 0,5% đạt 100% kế hoạch, tăng hơn năm 2008 là 23,6% đảm bảo được yêu cầu đạt ra của chi nhánh là tìm và huy động được các nguồn tiền gửi có lãi suất thấp để khi cho vay ra có chênh lệch đầu vào đầu ra càng cao càng tốt.
2.3.2.4 Kiểm toán các tài khoản ngoại bảng.
Kiểm toán viên đối chiếu giữa số liệu kiểm kê, thẻ kho với số dư trên tài khoản hạch toán.
Kiểm kê việc định giá tài sản để hạch toán, kiểm tra theo hạch toán và theo dõi số lãi cho vay chưa thu được.
2.3.2.5 Kiểm toán tài sản:
Khi thực hiên kiểm soát, KTNB tài sản, kiểm soát viên cần phải đối chiếu giữa kiểm kê thực tế với thẻ tài sản, sổ sách theo dõi với số dư trên sổ hạch toán chi tiết và số dư trên bảng cân đối. Phát hiện các trường hợp thừa thiếu tài sản, tài sản để ngoài sổ sách.
Kiểm toán viên kiểm tra những vấn đề sau:
- Kiểm tra giá hạch toán (căn cứ vào chế độ kế toán, hợp đồng mua bán, hoá đơn...).
- Kiểm tra hiệu quả của việc trang bị tài sản (sự cần thiết công suất sử dụng,..).
- Kiểm tra tính hợp thức của việc mua sắm tài sản:
+ Chủ trương mua tài sản đã được ngân hàng cấp trên phê duyệt hàng năm.
+ Đã đảm bảo trong phạm vi dự toán được duyệt.
+ Kiểm tra quyền hạn dự toán của cấp có thẩm quyền đúng chế độ.
+ Đảm bảo tính khách quan trong việc mua tài sản (khảo sát tại các nơi cung cấp tài sản, hồ sơ đấu thầu mua sắm tài sản chú ý những cửa hàng cung cấp thường xuyên) chi nhánh đã đảm bảo tốt.
+ Các tài sản mới mua được nghiệm thu, bàn giao bảo hành đúng chế độ. - Kiểm tra tính nhất quán, tính đồng bộ của tài sản chi nhánh đã thực hiện tốt.
- Kiểm tra việc theo dõi bảo quản, sử dụng... thông qua việc kiểm tra sổ sách theo dõi tài sản, kiểm kê, bảo dưỡng kế toán chi nhánh đã chấp hành tốt.
- Kiểm tra việc tính và trích khấu hao (phương pháp tính khấu hao, tỷ lệ trích khấu hao, số thực trích) đảm bảo đúng chế độ và đối chiếu với số thực trích trong kỳ phản ánh trên bảng cân đối chi nhánh đã trích đúng, đủ, kịp thời gian.
- Kiểm tra việc thanh lí tài sản trong kỳ làm đúng quy chế và có hội đồng thanh lý:
+ Kiểm tra văn bản cho phép của NHTƯ triển khai kịp thời đến phòng, tổ, và người lao động để thực hiện.
+ Đảm bảo việc thanh lý tài sản là phù hợp với hoàn cảnh và thực trạng của tài sản không cần dùng đưa ra thanh lý thu hồi vốn cho đơn vị.
+ Kiểm tra các thủ tục thanh lí tài sản đảm bảo như định giá bán, hình thức