2. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
2.3. Cỏc biện phỏp về tổ chức quản lý
Như đó trỡnh bày ở chương II, với cơ cấu tổ chức và quản lý như hiện nay thỡ Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn chưa tạo được mối liờn kết chặt chẽ giữa cỏc chi nhỏnh, cỏc phũng ban trong Cụng ty. Sự phối hợp hoạt động giữa cỏc bộ phận chưa đạt hiệu quả mong muốn khụng tạo được sức mạnh tập thể của một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
a. Đổi mới cơ cấu tổ chức và phương thức quản lý của Cụng ty.
Trước kia Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn hoạt động theo mụ hỡnh Tổng Cụng ty : Cỏc chi nhỏnh hiện nay đều là cỏc Cụng ty cú tư cỏp phỏp nhõn riờng và hoạt động độc lập. Từ khi Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn khụng cũn quy chế Tổng Cụng ty thỡ cỏc Cụng ty thành viờn trước kia nay trở thành cỏc chi nhỏnh, chịu sự quản lý thống nhất từ trụ sở Cụng ty ở Hải Phũng.
Về lý thuyết thỡ như vậy nhưng trờn thực tế cỏc chi nhỏnh đú tự đứng ra đảm nhận cụng việc kinh doanh riờng của họ. Cú thể núi Cụng ty TNHH Quốc tế
Vạn Niờn đó hoạt động theo kiểu “vỏ mới, ruột cũ” trong đú sự phối hợp trong toàn Cụng ty là lỏng lẻo và khụng phỏt huy được thế mạnh của một doanh nghiệp lớn và với cỏch thức tớnh chất như hiện nay, Cụng ty chỉ là một phộp cộng giản đơn của cỏc bộ phận, cỏc phũng ban.
Chớnh vỡ vậy, để tạo điều kiện tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của Cụng ty Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn nhất thiết phải kiện toàn lại bộ mỏy, điều chỉnh lại hỡnh thức quản lý của Cụng ty theo đỳng mụ hỡnh tổ chức. Phải tạo được mối liờn kết chặt chẽ giữa cỏc phũng ban trong qỳa trỡnh thực hiện cỏc cụng đoạn khỏc nhau của một nghiệp vụ.
Việc Cụng ty chỉ cú duy nhất một phũng giao nhận vận tải chung cho cả giao nhận hàng khụng và giao nhạan đường biển và cả bộ phận Marketing tuy cú một số điều lợi nhưng lại cú rất nhiều điều gõy khú khăn cho cỏn bộ trong phũng về vấn đề nghiệp vụ (đó trỡnh bày ở phần trước). Nờn chăng Cụng ty phõn cụng thật rừ ràng cho từng bộ phận trong phũng hoặc cú thể chia phũng giao nhận vận tải ra làm 3 phũng để mỗi phũng thực hiện một cụng đoạn của dịch vụ. Cú như vậy nghiệp vụ giao nhận hàng khụng mới được chuyờn mụn hoỏ cao và do đú chắc chắn sẽ rất nhiều khỏch hàng tỡm đến Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn.
Bờn cạnh việc đổi mới cơ cấu tổ chức, Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn cũng cần phải đổi mới cả về phương thức quản lý đưa ra một phương thức quản lý, đưa ra một phương mới sao cho cú hiệu quả và đặc biệt là khụng để tỡnh trạng lỗ vốn xảy ra ở bất kỳ một loại hỡnh dịch vụ nào.
b. Xõy dựng chiến lược Marketing và sử dụng cụng nghệ Marketing.
Đối với dịch vụ giao nhận hàng khụng, do đặc thự riờng của nú, Cụng ty cần phải cú chiến lược Marketing, tiếp cận tới cỏc khu vực, cỏc ngành nghề cú sản phẩm cần thiết phải vận chuyển bằng đường hàng khụng như cỏc xớ nghiệp Thủy hải sản, chế tạo mỏy múc chớnh xỏc, hàng dệt may, thủ cụng mỹ nghệ…
Để làm được điều đú, Cụng ty cần phải cú một bộ phận chuyờn trỏch Marketing cho hoạt động kinh doanh dịch vụ hàng khụng cũng như cho hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Và cỏc cỏn bộ trong phũng Marketing cũng phải là những người năng động, cú hiểu biết, cú chuyờn mụn cao trong lĩnh vực này.
c. Nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ và tinh thần trỏch nhiệm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Trong qỳa trỡnh thực hiện cụng việc, thường cú những sai sút xảy ra đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn. Đú là do sự hạn chế về trỡnh độ nghiệp vụ nờn khụng đủ khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và do tư tưởng nhận thức chưa tốt nờn cũn thiếu trỏch nhiệm trong khi làm việc… Một số cỏn bộ ở Cụng ty Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn cũng đó khụng ớt lần gõy sai sút ảnh hưởng đến quyền lợi của khỏch hàng và uy tớn của Cụng ty. Do vậy cả cụng tỏc nõng cao trỡnh độ lẫn giỏo dục ý thức tư tưởng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty đều phải được quan tõm đỳng mức.
+ Hoạt động giao nhận hàng hoỏ bằng đường hàng khụng tuy cũng chỉ là một nghiệp vụ ngoại thương nhưng ẩn trong nú là hàng loạt cỏc hoạt động khỏc nhau liờn quan đến nhiều lĩnh vực như : hải quan, luật phỏp, thương mại, bảo hiểm… do đú chỉ với một sai sút và sơ suất nhỏ cũng sẽ gõy ra hậu quỏ khú lường. Hàng hoỏ giao nhận bằng đường hàng khụng thường là hàng cú giỏ trị cao, hàng tươi sống, hàng đặc biệt… do đú trước khi một chủ hàng quyết định trao hàng hoỏ vào tay người giao nhận, anh ta phải cú cơ sở tin chắc chắn rằng hàng hoỏ của mỡnh sẽ được người giao nhận thay mặt mỡnh trụng nom, chăm súc một cỏch chu đỏo. Nếu khụng tạo được niềm tin này từ phớa khỏch hàng thỡ khỏch hàng sẽ tự mỡnh đứng ra tổ chức cụng tỏc giao nhận thậm chớ kể cả khi họ phải chịu chi phớ tốn kộm hơn nhiều lần.
Vỡ thế Cụng ty cần cú biện phỏp giỏo dục cỏn bộ nhõn viờn làm cụng tỏc giao nhận núi chung và giao nhận hàng khụng núi riờng phải cú tinh thần trỏch
nhiệm cao đối với hàng hoỏ, phải coi đú là hàng hoỏ của mỡnh. Trong mọi trường hợp, người giao nhận phải làm tốt mọi nhiệm vụ thuộc phạm vi trỏch nhiệm của mỡnh. Ngay cả khi khụng thuộc trỏch nhiệm của mỡnh thỡ cũng phải cú biện phỏp ngăn chặn kịp thời và thụng bỏo cho khỏch hàng biết khi hàng hoỏ bị tổn thất hoặc cú nguy cơ bị tổn thất. Cú làm như vậy mới tạo được niềm tin cho khỏch hàng vào doanh nghiệp.
Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng và là yếu tố quyết định sự thành bại của cụng việc kinh doanh. Cú được một đội ngũ cỏn bộ tinh thụng nghiệp vụ, cú tinh thần trỏch nhiệm cao đối với cụng việc là mục tiờu mà khụng chỉ Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn mong muốn. Và để đạt được mong muốn đú Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn cần phải :
- Xõy dựng một chớnh sỏch thưởng phạt rừ ràng, cụ thể về tinh thần trỏch nhiệm để mọi người cựng tuõn thủ nhằm khuyến khớch cỏn bộ cụng nhõn viờn nõng cao tinh thần trỏch nhiệm.
- Mời cỏc chuyờn gia cú kinh nghệm trong nước và quốc tế đến giảng dạy, trao đổi kinh nghiệm thực tế để cỏc khoỏ đào tạo đạt chất lượng tốt.
- Cú chớnh sỏch thớch hợp về sử dụng cỏn bộ sau khi đào tạo.
+ Nếu như một người cú tinh thần trỏch nhiệm cao nhưng lại thiếu đi sự tinh thụng về nghiệp vụ giao nhận thỡ đú cũng kể như là mối lo ngại của Cụng ty. Như trờn đó núi, nghiệp vụ giao nhận núi chung hay giao nhận hàng khụng núi riờng, đũi hỏi cỏn bộ giao nhận khụng chỉ hiểu biết về lĩnh vực vận tải đơn thuần mà ngoài ra cỏn bộ giao nhận phải cú hiểu biết rộng rói về những vấn đề xung quanh cú liờn quan, như thủ tục hải quan, luật lệ, tập quỏn quốc tế… và chắc chắn phải biết ớt nhất một ngoại ngữ (Tiếng Anh). Vỡ thế do đũi hỏi của cụng việc Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn phải thường xuyờn nõng cao nghiệp vụ cho nhõn viờn trong Cụng ty bằng cỏch :
- Tổ chức thường xuyờn cỏc khúa học về nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tớnh, phỏp luật cho cỏn bộ kinh doanh.
- Và cũn rất nhiều những biện phỏp cụ thể khỏc như gửi cỏn bộ đi học ở nước ngoài, tham gia đầy đủ cỏc cuộc họp của IATA, FIATA…
Những biện phỏp trờn đõy là những biện phỏp xuất phỏt từ bản thõn Cụng ty TNHH Quốc tế Vạn Niờn. Cỏc biện phỏp này cú mối quan hệ mật thiết ảnh hưởng lẫn nhau, cú tỏc dụng hỗ trợ nhau. Nếu cỏc biện phỏp trờn được tiến hành đồng thời thỡ sẽ tạo ra một tỏc động lớn đối với sự phỏt triển của Cụng ty. Nhưng để cú thể thực hiện được những giải phỏp trờn, ngoài cố gắng nỗ lực của đội ngũ lónh đạo cũng như toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty, Cụng ty cũng vấn phải cần đến sự hỗ trợ từ phớa Nhà nước.