2. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
2.2.Xõy dựng kế hoạch giao nhận
Cũng như trong vận tải đường biển trong quỏ trỡnh giao nhận vận tải hàng hoỏ bằng đường hàng khụng, phải sử dụng nhiều loại chứng từ khỏc nhau. Chứng từ trong vận tải hàng khụng gồm cú :
- Chứng từ trước khi vận chuyển - Chứng từ trong khi vận chuyển - Chứng từ sau khi vận chuyển * Chứng từ trước khi vận chuyển Gồm cú :
+ Thư chỉ dẫn của người gửi hàng (company heading)
Chứng từ này thường được in theo mẫu nhưng cú thể là một thư cú tiờu đề của người gửi hàng. Người gửi hàng dựng để chuyển cho đại lý hay người giao nhận tất cả cỏc chi tiết và chỉ dẫn liờn quan đến lụ hàng cụ thể :
Tài liệu này cung cấp cỏc thụng tin sau : - Tờn và địa chỉ của người gửi, người nhận - Nơi đến và tuyến đường yờu cầu
- Số kiện
- Trọng lượng kớch thước hàng hoỏ - Loại, tỡnh trạng hàng hoỏ
- Hỡnh thức thanh toỏn
- Cú mua bảo hiểm hay khụng? Danh sỏch cỏc chứng từ đi kốm
Người gửi hàng ký vào chứng từ này nhằm uỷ quyền cho đại lý, người chuyờn chở thay mặt mỡnh ký vào vận đơn và xỏc nhận là nội dung của chuyến hàng đó được khai bỏo phự hợp, nếu như là những hàng đặc biệt thỡ cũng hoàn toàn phự hợp với những quy tắc về hàng hoỏ nguy hiểm được IATA phỏt hành hiện nay.
Thư hướng dẫn của người gửi hàng cú chức năng như thư ủy thỏc chuyờn chở theo yờu cầu của người gưỉ hàng ghi trong thư. Đại lý giao nhận tiến hành giao hàng cho người chuyờn chở, đại lý giao nhận phải chịu trỏch nhiệm trực tiếp về hàng hoỏ trước người gửi hàng. Mặt khỏc, thư chỉ dẫn cũng thể hiện sự cam kết của người gửi hàng với người giao nhận về hàng hoỏ và cỏc điều kiện như đó thoả thuận trong hợp đồng.
Là một chứng từ do người bỏn cấp cho người mua hàng, tuy nhiờn nú khụng phải là chứng từ phỏt sinh trong nghiệp vụ vận tải nhưng nú khụng thể thiếu được trong bộ chứng từ vận tải. Trong qỳa trỡnh vận tải hàng hoỏ XNK, chứng từ này được cơ quan hải quan sử dụng để làm cơ sở tớnh thuế đồng thời để làm cỏc thủ tục cần thiết khỏc như tớnh giỏ trị bảo hiểm, thanh toỏn. Nội dung của hoỏ đơn thương mại gồm :
- Tờn người gửi, người nhận hàng - Đặc điểm hàng hoỏ
- Tổng giỏ trị hàng hoỏ - Điều kiện cơ sở giao hàng - Phương thức thanh toỏn
- Phương thức chuyờn chở hàng hoỏ * Bảng kờ chi tiết hàng hoỏ (Specification)
Là chứng từ về chi tiết hàng hoỏ trong kiện hàng. Nú tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoỏ. Ngoài ra nú cũn tỏc dụng bổ sung cho hoỏ đơn khi lụ hàng bao gồm nhiều loại hàng cú tờn gọi khỏc nhau và cú phẩm cấp khỏc nhau.
* Phiếu đúng gúi hàng hoỏ (Packing list)
Là bảng kờ khai tất cả cỏc hàng hoỏ đựng trong một kiện hàng (hũm, hộp, container…)
* Tờ khai hải quan hàng hoỏ XNK.
Căn cứ vào những chứng từ trong bộ hồ sơ của lụ hàng, người giao nhận, khai những thụng tin cần thiết vào tờ khai Hải quan thật chớnh xỏc và khụng được tẩy xoỏ. Nội dung của tờ khai hải quan được viết bằng tiếng Việt.
* Giấy phộp xuất nhập khẩu (Export/Import license)
Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phộp chủ hàng được xuất khẩu hoặc nhập khẩu một hoặc một số lụ hàng nhất định cú cựng tờn hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời hạn nhất định. Nội dung của giấy phộp xuất nhập khẩu bao gồm: tờn và địa chỉ người bỏn (hoặc người mua) của hợp đồng, tờn cửa khẩu giao nhận, phương tiện vận tải, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất số lượng trọng lượng, đơn giỏ và tổng trị giỏ, thời hạn hiệu lực của giấy phộp.
* Cỏc chứng từ để thanh toỏn
* Cỏc chứng từ khỏc : Tựy theo từng chuyến hàng vận tải cụ thể, người gửi hàng phải cung cấp cho người chuyờn chở cỏc chứng từ như : giấy chứng nhận của người gửi hàng về sỳc vật sống, tờ khai của người gửi hàng về hàng nguy hiểm, giấy chứng nhận của người gửi hàng về vũ khớ đạn dược…
Đụi khi để đảm bảo chắc chẵn hơn trong việc thanh toỏn, người gửi hàng phải cung cấp thờm cỏc chứng từ khỏc do L/C quy định.
Căn cứ vào từng loại mặt hàng, từng khu vực và từng đối tượng khỏch hàng mà xõy dựng kế hoạch giao nhận khỏc nhau. Cỏc kế hoạch giao nhận được lờn trước hết yờu cầu cỏc lụ hàng gửi đến và đi phải cú đầy đủ giấy tờ giao nhận theo yờu cầu. Sau đú phõn theo khu vực làm việc, mảng quản lý của từng bộ phận mà bàn giao cụng việc giao nhận hàng húa. Việc lập kế hoạch thời gian giao nhận hàng húa cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp vỡ cú những hàng húa vận chuyển theo hỡnh thức này đều cú yờu cầu rất sỏt về mặt thời gian. Kế hoạch giao nhận phải đảm bảo theo tuyến, điểm làm việc của nhõn viờn để vừa phự hợp về thời gian mà tiết kiệm được chi phớ đi lại và hợp lý húa về hiệu quả sử dụng nguồn lao động trong cụng ty.