2. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
2.3. Thực hiện quy trỡnh giao nhận
* Chứng từ trong vận chuyển gồm :
+ Vận đơn hàng khụng cho những lụ hàng gửi trực tiếp là một trong những chứng từ quan trọng và chủ yếu nhất trong vận tải hàng khụng. Mục đớch chủ yếu của nú là :
⇒ Là hợp đồng chuyờn chở :
Vận đơn hàng khụng là bằng chứng của hợp đồng chuyờn chở được lập giữa người chuyờn chở và người gửi hàng. Hợp đồng được người gửi hàng hay đại lý của anh ta và người chuyờn chở hay đại lý của mỡnh ký.
Trong trường hợp một đại lý cựng một lỳc vừa thay mặt người gửi hàng vừa thay mặt người chuyờn chở thỡ vận đơn hàng khụng phải ký hai lần.
⇒ Là bằng chứng của việc nhận hàng :
Nú là giấy biờn nhận về hàng đó được giao cho người chuyờn chở, chứng minh việc giao lụ hàng trong điều kiện hoàn hảo trừ phi cú ghi nhận xột khỏc và cũng chứng minh là những chỉ dẫn của người gửi hàng đó được chấp nhận.
⇒ Là hoỏ đơn cước phớ.
Vận đơn hàng khụng cú thể được dựng làm hoỏ đơn, vỡ trờn vận đơn chỉ ra những chi phớ cũn nợ người đại lý của người chuyờn chở (như trong trường hợp cước thu sau…)
⇒ Là giấy chứng nhận bảo hiểm
Vận đơn hàng khụng cú thể được dựng như là một giấy chứng nhận vỡ mục đớch bảo hiểm nếu như người chuyờn chở cú khả năng bảo hiểm chuyến hàng và được người gửi hàng yờu cầu.
⇒ Là chứng từ hải quan.
Vận đơn hàng khụng được dựng như một chứng từ cơ bản để xuất trỡnh khai hải quan.
⇒ Là hướng dẫn đối với nhõn viờn hàng khụng.
Vận đơn hàng khụng là một bản hướng dẫn đối với nhõn viờn hàng khụng của người chuyờn chở vỡ nú tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm hàng, gửi hàng và giao hàng. Nú bao gồm những chỉ dẫn là : Hàng sẽ được gửi đi đõu, cho ai, bao nhiờu kiện, ai là người thanh toỏn tiền. Vận đơn hàng khụng thường đi kốm với hàng hoỏ để dế nhận biết hàng.
* Vận đơn chớnh và vận đơn “nhà” trong trường hợp gom hàng.
- Vận đơn chớnh Mastes Bill of lading ( Masterr airwaybill) do hóng hàng khụng phỏt hành.
- Vận đơn nhà House airwaybill (HB). Do người giao nhận phỏt hành.
Về bản chất hai vận đơn này khụng khỏc gỡ vận đơn hàng khụng (nú được lập ra từ vận đơn hàng khụng), nú chỉ khỏc ở chủ thể phỏt hành và ký hiệu trờn vận đơn.
Vận đơn hàng khụng : AWB gồm : + Vận đơn hàng chủ : MAWB + Vận đơn hàng nhà : HAWB Đặc điểm của vận đơn hàng khụng.
Vận đơn hàng khụng (MAWB & HAWB) khỏc với vận đơn đường biển, vận đơn hàng khụng là một chứng từ khụng giao dịch được. Nú được phỏt hành theo mẫu in sẵn của cỏc hóng hàng khụng (Airline Airwaybill) hoặc theo mẫu của IATA (gọi là AWB trung lập - Neutrall AWB) vận đơn của cỏc hóng hàng khụng được sử dụng để vận tải trong nước và quốc tế, mẫu này được sử dụng để vận tải trong nước và quốc tế cỏc chứng từ vận tải.
Thụng thường, cỏc vận đơn được cỏc hóng hàng khụng IATA phỏt cho cỏc đại lý IATA, vận đơn ghi rừ biểu tượng của hóng hàng khụng, địa chỉ, cỏc số và chữ ký hiệu cho hóng hàng khụng đú.
Ngày nay, người ta đó cú thể lập vận đơn qua hệ thống mỏy vi tớnh, cỏc đại lý trờn khắp thế giới sử dụng hệ thống mỏy tớnh của mỡnh để phỏt hành vận đơn hàng khụng (vận đơn chớnh - MAWB và vận đơn nhà HAWB). Cỏc đại lý cú thể giữ mẫu vận đơn của một số hóng hàng khụng, tuy nhiờn cú khú khăn trong việc in cỏc số ký hiệu và biểu tượng của cỏc hóng hàng khụng đú lờn vận đơn vỡ vậy, người ta phải lập ra vận đơn trung lập Neutrall AWB. Vận đơn này cú cựng bố cục và mẫu như vận đơn của hóng hàng khụng nhưng nú khụng in cỏc ký hiệu riờng của hóng hàng khụng. Điều này cho phộp người giao nhận phỏt hành cả vận đơn chớnh và vận đơn nhà.
Người chuyờn chở chỉ phỏt hành vận đơn khi đó nhận được hàng hoỏ của người gửi hàng.
Vận đơn của hóng hàng khụng bao gồm 3 bản gốc và từ 6 - 11 bản copy, trong khi đú vận đơn trung lập cú 3 bản gốc và 9 bản copy.
Ba bản gốc (mặt sau cú in cỏc điều kiện của hợp đồng) cú giỏ trị như nhau, cỏc phần khỏc nhau của vận đơn hàng khụng cú cỏc màu và thứ tự như sau :
- Bản gốc 1 : Cho người chuyờn chở
Màu xanh lỏ cõy, được người chuyờn chở giữ lại, mục đớch để thanh toỏn và là bằng chứng của hợp đồng chuyờn chở, cú chữ ký của người vận chuyển và người gửi hàng.
- Bản gốc 2 : Cho người nhận hàng
Màu hồng - được gửi cựng với lụ hàng tới sõn bay đến cuối cựng để giao cho người nhận khi giao hàng.
- Bản gốc 3 : Cho người gửi hàng, cú màu xanh da trời được đưa cho người gửi hàng, coi như là :
. Bằng chứng của việc nhận hàng vận chuyển
. Hợp đồng chuyờn chở cú chữ ký của người vận chuyển và người gửi hàng.
6 - 11 bản copy - Bản copy 5 cho hóng hàng khụng tại sõn bay đến.
- Bản copy 4 (đó nhận hàng) màu vàng, được người chuyờn chở cuối cựng giữ lại ở sõn bay đến, cú chữ ký của người nhận hàng, để chứng tỏ :
. Hàng hoỏ đó được giao cho người nhận hàng
. Là bằng chứng của việc hoàn thành hợp đồng chuyờn chở của người vận chuyển.
- Bản copy 5 (cho người vận chuyển thứ 3) màu trắng, được dựng khi hàng được chuyền tải ở sõn bay thứ 3.
- Bản copy 7 (cho người vận chuyển thứ 2) màu trắng, được dựng khi hàng được chuyển từ ở sõn bay thứ hai.
- Bản copy 8 (cho người vận chuyển thứ 1) màu trắng được bộ phận vận chuyển hàng hoỏ của người chuyờn chở đầu tiờn giữ lại khi làm hàng.
- Bản copy 9 (cho đại lý) màu trắng, được đại lý hay người chuyờn chở lập vận đơn giữ lại.
* Nội dung của vận đơn hàng khụng.
Là những thụng tin cần thiết về lụ hàng, mà người giao nhận bắt buộc phải nắm được. Đú là :
- Sõn bay khởi hành (1) được ghi bằng 3 chữ cỏi (theo quy định của IATA) tờn sõn bay khởi hành hoặc tờn thành phố cú sõn bay.
Tokyo - ký hiệu TYO (1A)
- Mó hiệu hàng khụng gồm 3 chữ số : Tờn hóng vận chuyển hàng khụng (theo quy định IATA).
Vớ dụ : Hóng hàng khụng Việt Nam là : 738 Hóng hàng khụng Phỏp là 057 - Số vận đơn (1B) gồm 8 chữ số Vớ dụ : 738 - HAN - 40705280
- Tờn và địa chỉ hóng hàng khụng phỏt hành vận đơn 1C
- Tờn và địa chỉ của người gửi hàng (bao gồm cả số điện thoại, fax, telex nếu cú) (2)
- Số tài khoản của người gửi hàng (3)
Do người vận chuyển phỏt hành vận đơn ghi
- Tờn và địa chỉ người nhận (4) : gồm cú tờn, địa chỉ người nhận, bao gồm cả tờn thành phố, tờn nước và số điện thoại, số Fax, Telex nếu cú.
- Số tài khoản người nhận (5) : Do người vận chuyển hàng khụng cuối cựng khi
- Tờn, địa chỉ đại lý của người chuyờn chở (6)
- Mó hiệu đại lý IATA của người phỏt hành vận đơn (7)
- Số tài khoản cỏc đại lý hóng hàng khụng chuyờn chở (8) cho người chuyờn chở ghi.
- Sõn bay khởi hành và tuyến đường vận chuyển (9), ụ này sẽ ghi tuyến đường vận chuyển của người chuyờn chở thứ nhất, sõn bay khởi hành được coi là địa chỉ của người vận chuyển đầu tiờn. Nếu tuyến đường cú chuyển tải và liờn quan tới hai người vận chuyển trở lờn thỡ cú thể ghi trong ụ 11 (cash), sec (credit) …
Trong trường hợp khụng giao được hàng (hàng phải vận chuyển trở lại) với một số đơn mới thỡ số vận đơn cũ sẽ được ghi vào ụ này.
Nếu hành lý được vận chuyển như là hàng hoỏ thỡ số vộ hành khỏch và tuyến đường cũng sẽ được ghi vào ụ này.
- Tuyến đường vận chuyển và nơi đến (11)
- Tới (11A) - bằng người chuyờn chở đầu tiờn - ghi mó hiệu 3 chữ cỏi của sõn bay đến hoặc địa điểm chuyển tải đầu tiờn.
- Tờn người chuyờn chở thứ nhất (11B) tờn đầy đủ hoặc bằng 3 chữ cỏi tờn của người chuyờn chở đầu tiờn.
- 11C - 11F : Những ụ này được ghi khi lụ hàng được hóng hàng khụng khỏc vận chuyển tới đớch, mó hiệu thành phố là 3 chữ cỏi IATA sẽ được điền vào cột “to” và mó hiệu 2 chữ cỏi của hóng hàng khụng điền vào cột “by”.
Hóng hàng khụng nào phỏt hành vận đơn thường là người chuyờn chở đầu tiờn.
- Đồng tiền thanh toỏn (12) : Ghi mó hiệu 3 chữ cỏi của đồng thanh toỏn (VD : DEM, VND, USD…)
- Phương thức thanh toỏn (13) : cột này ghi ký hiệu của cỏc phương thức thanh toỏn như sau :
CA - sộc thu sau từng phần - Tiền mặt thu trước từng phần CB - sẽ trả sau từng phần - Tiền mặt thu sau từng phần. CC - Toàn bộ phớ thu sau.
CP - Tiền mặt thu từ cảng đến CX - Sộc thu từ cảng đến NC - Miễn phớ
PD - Sộc trả trước từng phần - sộc thu sau từng phần PP - Toàn bộ phớ trả trước bằng tiền mặt.
PX - Toàn bộ phớ trả trước bằng sộc.
- Phớ tớnh theo trọng lượng và tớnh trị giỏ (14A) ; (14B). Điền dấu X vào ụ PPD (Prepaid) hoặc COLL (Collect) nếu như phớ theo trọng lượng và tớnh theo trọng lượng là phớ trả trước hoặc thu sau.
- Tổng số cước này cũng được ghi vào ụ 24A, 25A hoặc 24B, 25B tương ứng với trả trước hoặc thu sau :
- Cỏc chi phớ tại sõn bay khởi hành (15A - B). Nếu cỏc chi phớ khỏc xảy ra tại sõn bay đi là trả trước hoặc thu sau thỡ điền dấu x dưới ụ PPD và COLL tương ứng.
- Giỏ trị hàng chuyờn chở (16) : Do người gửi hàng khai, nếu khụng khia thỡ ghi NVD (No value declared = khụng khai giỏ trị).
- Giỏ trị khai bỏo hải quan (17)
Do người gửi hàng khai, nếu khụng khai giỏ trị thỡ ghi NCV (no commercial value = khụng cú giỏ trị thương mại) hoặc để trống.
- Sõn bay đến (18)
Ghi tờn sõn bay đến hoặc tờn thành phố của địa điểm đến. - Ngày của chuyến bay (19A - B)
- Số tiền bảo hiểm (20)
Ghi giỏ trị bảo hiểm nếu người chuyờn chở làm dịch vụ bảo hiểm hoặc ghi xxx nếu người chuyờn chở khụng làm dịch vụ bảo hiểm hoặc người gửi hàng khụng yờu cầu.
- Thụng tin làm hàng (21)
Bao gồm những chi tiết như tờn và địa chỉ của bất cứ người nào ngoài người nhận hàng cần phải được thụng bỏo khi hàng đến, vớ dụ như : Giấy chứng nhận động vật sống của người gửi hàng… hoặc cỏc chỉ dẫn làm hàng đặc biệt khỏc khi cần thực hiện. Tuy nhiờn nếu vận chuyển hàng nguy hiểm thỡ cỏc thụng tin làm hàng phải được ghi ở dũng đầu tiờn :
“Dangerous Goods as per attached shippers Declaration” (hàng nguy hiểm theo tời khai của người gửi hàng kốm theo)
“Dangerous Goods - Shipper’s Declaration not required” (hàng nguy hiểm - khụng yờu cầu tời khai người gửi hàng).
- Số kiện (22A)
Ghi số kiện hàng cú cựng giỏ cước
Nếu cỏc kiện hàng cú giỏ cước khỏc nhau thỡ ghi số kiện cú cựng một giỏ ở mỗi dũng và tổng số kiện của lụ hàng ghi ở cột 22J.
- Trọng lượng cả bỡ (22B)
- Trờn mỗi dũng sẽ biểu thị trọng lượng cả bỡ với giỏ cước như sau : + Đơn vị đo lường kg - ký hiệu K (22C)
+ Đơn vị trọng lượng là pound - L
- Loại cước vận chuyển được ỏp dụng (22D)
Phần này được trỡnh bày theo chi tiết cước phớ, ký hiệu là M, N, Q, R, S, C (được giải thớch ở phần sau).
- Phần bậc hàng (để ỏp dụng giỏ cước) 22E
Để biểu hiện bằng cỏch tớnh chiết khấu hay tăng thu theo phần trăm trờn cước hàng bỏch hoỏ và ỏp dụng đối với một số hàng hoỏ nhất định trong khu vực đó định sẵn. Những cước này ỏp dụng khi khụng cú cước riờng đối với mặt hàng đú.
Những hàng hoỏ chớnh cú thể ỏp dụng là : + Sỳc vật sống, container nhốt sỳc vật
+ Hàng cú giỏ trị qỳy như vàng, đồ trang sức.
+ Bỏo, tạp chớ, sỏch, thiết bị chữ nổi và sỏch cho ngườimự. + Di hài
Sỳc vật sống, hàng cú giỏ trị… thường được tớnh thờm cước trong khi sỏch bỏo và cỏc ấn phẩm khỏc… được phộp chiết khấu.
Vớ dụ : Nếu như hàng được giảm 33% của giỏ cước tối thiểu thỡ ở cột Rate class sẽ ghi là R (Reduce) và cột phõn loại hàng ghi là M67 (tức chỉ cũn 67% của giỏ cước tối thiểu).
- Trọng lượng tớnh cước (22F) Áp dụng theo quy tắc tớnh cước
- Cước phớ (22G) biểu thị giỏ cước vận chuyển đối với một đơn vị trọng lượng tớnh cước. Nếu ỏp dụng cước tối thiểu thỡ tổng số cước sẽ điền vào.
- Tổng số cước phớ 22H
- Bản chất, số lượng hàng 22I, bao gồm tờn hàng, số lượng, kớch cỡ và chi tiết hàng hoỏ.
Việc ghi kớch thước cỏc kiện hàng là một yờu cầu bắt buộc đối với lụ hàng đó được phõn hạng như hàng cú giỏ trị và hàng mà trọng lượng tớnh cước dựa trờn thể tớch của kiện hàng.
- Tổng số kiện (22J)
- Tổng trọng lượng cả bỡ (22K) - Tổng số cước phớ (22L)
- Cỏc chi phớ khỏc (trừ phớ tớnh theo trọng lượng và trị giỏ) như là phớ vận đơn, phớ làm hàng, phớ bốc xếp và những khoản phớ khỏc… (23). Và để cú thể núi rừ thờm những chi phớ này trả cho ai, cú thể ghi ký hiệu.
A : Cho đại lý (Agent)
C : Cho người vận chuyển (Carrier)
- Những phớ khỏc trả cho đại lý (27A, 27B)
Tổng số cỏc phớ phải trả cho đại lý bằng cỏch trả trước hoặc thu sau trong ụ 23. Cũn những chi phớ phỏt sinh nơi xuất phỏt mà người gửi hàng phải trả cho đại lý thỡ đại lý phải thu của người gửi hàng.
- Những chi phớ phải trả cho người vận chuyển (28A, 28B).
Bao gồm tổng số tiền cước vận chuyển và cỏc chi phớ phải trả cho người chuyờn chở như ở ụ 23.
- Tổng số chi phớ phải trả 30A - B
- Chữ ký của người gửi hàng hay đại lý của anh ta xỏc nhận về sự chớnh xỏc của những chi tiết hàng hoỏ và việc chấp nhận, điều kiện chuyờn chở của người chuyờn chở (31).
- Chữ ký của người chuyờn chở cấp vận đơn hay đại lý và ngày thỏng lập vận đơn hàng khụng 32A - B - C.
Trong chuyờn chở hàng khụng, khi lập vận đơn khụng đũi hỏi tất cả cỏc chi tiết trờn phải ghi đầy đủ trong vận đơn và cú thể bổ sung thờm cỏc chi tiết khỏc ỏp dụng cho chuyến giao hàng.
Trỏch nhiệm của người gửi hàng là lập vận đơn hàng khụng và đớnh kốm cỏc chứng từ khỏc phự hợp với những thủ tục hải quan kiờm soỏt… người gửi hàng chịu trỏch nhiệm về sự chớnh xỏc của những chi tiết và lời khai liờn quan đến hàng hoỏ mà anh ta đưa vào vận đơn hàng khụng.
Người giao nhận hàng khụng lập vận đơn hàng khụng (MAWB, HAWB) trong trường hợp gom hàng, cũng cần phải nắm được thật rừ cỏc chi tiết cụ thể trong vận đơn.
+ Chứng từ sau vận chuyển.
Là những chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan và nhận hàng như : biờn lai kho hàng, chứng chỉ lưu kho, giấy chứng nhận xuất xứ, biờn bản giỏm định hàng thiếu, vỡ khi vận chuyển….
Sau khi đó chuẩn bị được đầy đủ chứng từ cho lụ hàng tức là mọi thụng tin về lụ hàng đó rừ, người giao nhận được ủy quyền để đi nhận hàng.
Để nhận hàng, người giao nhận phải thay mặt chủ hàng tiến hành một loạt