2.2.2.1 Lựa chọn nhà cung ứng và mua sắm vật tư
Mua vật tư là khõu quan trọng đầu tiờn đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất được diễn ra thụng suốt. Tại Nhà mỏy ụtụ Cửu Long, quỏ trỡnh mua vật tư được thực hiện như lưu đồ 1. Nguồn vật tư chớnh của Nhà mỏy được mua tư hai nguồn chớnh là mua vật tư trong nước (cụng tỏc nội địa hoỏ) và nhập ngoại.
Căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh và cỏc hợp đồng đó kớ kết với khỏch hàng, căn cứ vào lượng vật tư tồn kho, phũng Nội địa hoỏ xõy dựng phương ỏn mua hàng cho từng lụ hàng trỡnh Giỏm đốc Cụng ty xột duyệt. Sau
hiện. Tương tự như vậy, phũng Xuất nhập khẩu cũng dựa trờn những căn cứ trờn để lập phương ỏn mua hàng, sau đú trỡnh Giỏm đốc xột duyệt.
Sau khi cỏc phương ỏn đó được xột duyệt, cỏc Trưởng phũng Nội địa hoỏ và Xuất nhập khẩu sẽ tỡm hiểu thụng tin về cỏc nhà cung cấp, xỏc định khả năng cung cấp của họ, giỏ cả, phương thức thanh toỏn và uy tớn của nhà cung cấp trờn thị trường.
Lưu đồ 1: Qui trỡnh mua vật tư của Nhà mỏy ụtụ Cửu Long
Trờn cơ sở tỡm hiểu cỏc nhà cung cấp, cỏc Trưởng phũng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp, lập hợp đồng hoặc đơn hàng. Vật tư sẽ được giao nhận theo hợp đồng đó kớ. Riờng với vật tư nhập ngoại, trước khi nhận hàng, Phũng Xuất nhập khẩu phải mở L/C tại Ngõn hàng. Vật tư sau khi được nhập về kho hàng, Nhà mỏy phải tiến hàng kiểm tra về cả số lượng và chất lượng. Cỏc vật tư kộm
Kế hoạch sản xuất kinh doanh đó duyệt Cỏc hợp đồng đó ký
Phương ỏn mua vật tư, linh kiện Vật tư tồn kho Kế hoạch sản xuất của Nhà
mỏy ụtụ Cửu Long
Thụng bỏo cho nhà cung cấp (điện thoại, fax, đơn hàng)
Nhà cung cấp thụng tin lại chào hàng, chấp nhận đơn hàng Lựa chọn nhà cung cấp Lập hợp đồng hoặc đơn hàng Chuyển hợp đồng hoặc đơn hàng đó kớ cho Nhà mỏy ụtụ Đặt cọc, ứng tiền (nếu cú) Nhận hàng Kiểm tra hàng
Thanh toỏn / Thanh lý Thụng bỏo nhà cung ứng
chất lượng bị phỏt hiện trong khi giao nhận sẽ được trả về nhà cung cấp ngay lập tức hoặc thụng bỏo cho nhà cung cấp để xử lý. Đối với số lượng hàng khụng đạt yờu cầu hoặc tỉ lệ hỏng vượt quỏ tỉ lệ cho phộp thỡ phải yờu cầu nhà cung cấp nhận lại hàng và phối hợp cựng tỡm ra biện phỏp khắc phục, sửa chữa.
Biểu 10: Phỏt hiện và xử lý vật tư, thiết bị khụng đạt yờu cầu
Nguồn: Phũng Quản lý chất lượng
Việc đỏnh giỏ, lựa chọn nhà cung cấp sẽ chia làm hai bước.
Thứ
tự Cụng đoạn Giới hạn mở Người mở phiếu Biện phỏp xử lý
1 Mua vật tư- Nhập khẩu linh kiện ụtụ
Kiểm tra nếu cú vật tư thành phẩm khụng đạt
- Phũng xuất nhập khẩu
- Bỏo cỏo Giỏm đốc - Thụng bỏo Nhà cung cấp để xử lý
- Vật tư mua trong nước Vật tư sản phẩm khụng đạt của một nhà sản xuất khụng được lớn hơn 3% - Phũng XNK - Nhà mỏy sản xuất và lắp rỏp ụtụ Cửu Long
- Bỏo cỏo Giỏm đốc - Thụng bỏo cho cơ sở sản xuất để xử lý
2
Vật tư, sản phẩm lưu kho trong quỏ trỡnh sản xuất khụng đạt Phỏt hiện hỏng là mở phiếu - Phũng XNK - Nhà mỏy sản xuất và lắp rỏp ụtụ Cửu Long - Mua bự (nếu cần) - Thụng bỏo Nhà cung cấp để xử lý 3 Hồ sơ giao nhận chứng từ khụng đạt yờu cầu Vi phạm khụng quỏ 3 lần cho một hợp đồng mua bỏn - Phũng XNK - Phũng tài chớnh kế toỏn
- Sửa lại cho đỳng
4 Sản phẩm vật tư trong quỏ trỡnh giao cho khỏch hàng Phỏt hiện khụng đạt là mở phiếu - Phũng Kế hoạch kinh doanh - Nhà mỏy sản xuất và lắp rỏp ụtụ Cửu Long
- Sửa lại cho đạt hoặc đổi sản phẩm
- Đỏp ứng nhu cầu của khỏch (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5 Sản phẩm vật tư trong cỏc cụng đoạn sản xuất
Tỷ lệ hỏng trong cụng đoạn kiểm tra
- Nhà mỏy sản xuất và lắp rỏp ụtụ Cửu Long
- Thụng bỏo cho Nhà cung cấp vật tư linh kiện và Nhà sản xuất.Tỡm nguyờn nhõn và sửa lại để cung cấp - Bỏo cỏo cho Giỏm đốc Cụng ty (nếu cần) 6 Sản phẩm vật tư trong quỏ trỡnh kiểm tra thành phẩm Phỏt hiện phụ tựng chi tiết khụng đạt - Phũng QLCL bỏo lỗi sau lắp rỏp - Thụng bỏo cho Nhà mỏy - Thụng bỏo cho Nhà cung cấp tỡm nguyờn nhõn sửa chữa cho đạt yờu cầu
- Bỏo cỏo Giỏm đốc Cụng ty
- Bước thứ nhất: đỏnh giỏ ban đầu. Cỏc trưởng phũng sẽ căn cứ vào lượng thụng tin cú được để chọn ra nhà cung cấp phự hợp với yờu cầu của Cụng ty. Biểu 9 thể hiện những nhà cung cấp trong nước đó được Cụng ty lựa chọn sau khi đó phõn tớch kĩ lưỡng.
- Bước thứ hai: theo dừi nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp sẽ cú một phiếu theo dừi quỏ trỡnh thực hiện bao gồm: hỏi giỏ, bỏo giỏ, cỏc tài liệu do họ cung cấp về sản phẩm, thư từ giao dịch đàm phỏn, tiến độ giao hàng, trờn cơ sở đú đụn đốc việc giao vật tư, hàng hoỏ kịp thời. Trong trường hợp nhà cung cấp khụng thực hiện đỳng phải bỏo cho trưởng phũng Nội địa hoỏ, trưởng phũng XNK, Giỏm đốc, Phú giỏm đốc Cụng ty biết. Định kỡ 6 thỏng một lần cỏn bộ theo dừi mua vật tư tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện hợp đồng của cỏc nhà cung cấp, trỡnh Trưởng phũng xem xột cú tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp đú.
2.2.2.2 Kiểm tra chất lượng vật tư
Tất cả vật tư mua về đều được kiểm tra đầy đủ tại kho. Đối với vật tư mua trong nước, Cụng ty uỷ quyền cho Nhà mỏy kiểm tra. Cỏc vật tư nhập khẩu Cụng ty thuờ giỏm định hoặc đơn vị phõn tớch kiểm tra. Phũng XNK, phũng Nội địa hoỏ và Nhà mỏy kiểm tra chất lượng theo mẫu, số lượng lụ hàng nhập mua về theo đỳng chức năng và quyền hạn đó được Giỏm đốc Cụng ty giao cho.Việc kiểm tra vật tư sẽ được thực hiện theo hai bước.
Bước 1: Kiểm tra số lượng: Việc kiểm tra số lượng vật tư sẽ được thực hiện bằng cỏch so sỏnh số lượng thực tế với số lượng qui định trong hợp đồng, hoỏ đơn và phiếu mua hàng (nếu cú).
Bước 2: Kiểm tra chất lượng
- Với linh kiện mua trong nước: Sau khi nhập linh kiện về kho sẽ tiến hành lắp rỏp thử từ 2 – 5 xe hoàn chỉnh để xỏc định được sự đồng nhất giữa cỏc linh kiện nhập khẩu với cỏc linh kiện mua trong nước. Việc cỏc định chất lượng linh kiện thực nhập so với cỏc linh kiện mẫu do phũng Nội địa hoỏ, Nhà mỏy sản xuất, lắp rỏp cựng tiến hành theo đỳng chức năng của từng bộ phận.
- Với linh kiện nhập khẩu: Sau khi nhập linh kiện về kho, Nhà mỏy phải tiến hành cho lắp thử 2 – 5 sản phẩm và kiểm tra cỏc chỉ tiờu theo đỳng qui định. Trong quỏ trỡnh lắp rỏp phỏt sinh chất lượng khụng đảm bảo, Nhà mỏy bỏo cỏo lờn Giỏm đốc Cụng ty để xem xột giải quyết.
Cỏc số liệu kiểm tra sẽ được ghi chộp và xử lý với cỏc vật tư khụng phự hợp. Biểu 11: Tỷ lệ vật tư hỏng và xử lý vật tư hỏng tại Nhà mỏy
Đơn vị:%
Thứ
tự Chỉ tiờu 2003 2004 2005 Quớ I năm 2006
1 Vật tư trong nước 6 10 11 9
2 Vật tư ngoại nhập 5 8 7 7
Xử lý
3 Trả lại nhà cung cấp 37 23 27 13
4 Sửa chữa, khắc phục 63 77 73 87
Nguồn: tớnh toỏn từ số liệu của Nhà mỏy
Năm 2003, cụng đoạn kiểm tra vật tư cho việc lắp rỏp ụtụ chủ yếu được thực hiện bằng tay và quan sỏt, nờn tỷ lệ vật tư chưa phự hợp bị phỏt hiện cũn thấp (6% vật tư trong nước và 5% vật tư nhập ngoại). Bước sang năm 2004, Nhà mỏy đi vào hoạt động, với sự đầu tư bài bản hơn, đầy đủ cỏc thiết bị kiểm tra hơn nờn tỷ lệ vật tư chưa đạt yờu cầu bị phỏt hiện cú tăng lờn (10% vật tư trong nước và 8% vật tư nhập ngoại), nhưng tỷ lệ này luụn ở mức chấp nhận được và Nhà mỏy cú biện phỏp xử lý cỏc vật tư hỏng, đỏp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất. Tuy nhiờn, tỉ lệ này vẫn cao (11% vật tư trong nước và 7% vật tư nhập khẩu năm 2005), và Nhà mỏy vẫn phải mất một lượng chi phớ đỏng kể cho việc khắc phục. Đối với đa phần vật tư hỏng, Nhà mỏy đó cú sự kết hợp với nhà cung cấp cú biện phỏp sửa chữa tại chỗ (chiếm trờn 60% cỏc vật tư nhập). Cỏc vật tư này sau khi sửa chữa cú thể được nhập kho và sử dụng.
Tuy nhiờn, để đỏp ứng nhu cầu cải tiến liờn tục của hệ thống ISO 9001:2000, Nhà mỏy cần giảm mức lỗi vật tư đầu vào xuống bằng 0. Đảm bảo
điều này, khụng chỉ đũi hỏi Nhà mỏy cần nõng cao hiệu quả cỏc phương phỏp ỏp dụng trong việc kiểm tra vật tư lỗi như hiện nay, mà hơn thế nữa, Nhà mỏy cần cú biện phỏp thật cụ thể trong việc nghiờm khắc thực hiện theo đỳng những chỉ dẫn theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 mà Nhà mỏy đang ỏp dụng.