Quản lý rủi ro về mặt chứng từ là cách quan trọng nhất để công ty gia tăng tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Vì thế để có một bộ chứng từ hoàn hảo không có sai sót để được thanh toán nhanh chóng thì trước hết công ty, nhất là nhân viên phòng chứng cần phải:
- Chuẩn bị cho mình những kiến thức chuyên môn về công tác xuất nhập khẩu nhất là L/C và trình độ ngoại ngữ, cần am hiểu về thông lệ quốc tế trong buôn bán ngoại thương, am hiểu phong tục, tập quán và pháp luật của nước có quan hệ
ngoại thương.
- Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ, hiểu rõ các qui định trong chứng từđể bảo vệ quyền lợi của mình và có được bộ chứng từ hoàn hảo. Nhận thấy được tầm quan trọng về việc bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn lập bộ chứng từ mà công ty đã không ngừng tạo điều kiện để nâng cao trình độ
lập chứng từ của nhân viên. Tuy nhiên, nhân viên phòng chứng từ vẫn còn ít so với lượng công việc lập bộ chứng từ.
- Các nhân viên làm chứng từ nên lấy toàn bộ bộ chứng từ như vận đơn, giấy chứng nhận chất lượn, tiêu chuẩn, phiếu đóng gói… để đánh máy những thông số vào cùng một lúc nhằm đạt sự nhất quán trong chứng từ rồi đem đến các cấp có thẩm quyền xác nhận và phải tuyệt đối bám chặt nội dung của L/C và những thông lệ quốc tế.
- Thỏa thận ngay với nhà nhập khẩu những chứng từ cần xuất trình ngay khi ký hợp đồng ngoại thuơng.
- Nghiên cứu kỹ những rủi ro sai sót thuờng gặp đối với từng loại chứng từ (đã đề
cập ở trên trong mục 4.4.3)
- Thực hiện tu chỉnh L/C ngay nếu thấy bất hợp lệ.
- Điều cuối cùng là làm ăn với đối tác có thiện chí để công ty có thể dễ dàng sửa
đổi chứng từ hay tu chỉnh L/C.
Khi đã mắc phải những sai sót trong bộ chứng từ mà để giảm thiểu đối đa thiệt hại mà sai sót đó gây ra thì công ty có thể áp dụng một trong các cách giải quyết như sau:
1. Viết thư cam kết bồi thường
Theo tập quán thương mại quốc tế, người xuất khẩu có thể nhờ ngân hàng chiết khấu các chứng từ bằng thư cam kết bồi thường của mình dù có sai sót trong chứng từ đểđược thanh toán. Tuy nhiên, nếu người mua không nhận bộ chứng từ thì ngân hàng chiết khấu có thể yêu cầu công ty hoàn trả số tiền.
2. Liên hệ ngân hàng phát hành để xin phép thanh toán
Nếu thư bồi thường của công ty không được ngân hàng chiết khấu chấp nhận hoặc L/C cấm giao dịch bằng thư bồi thường, công ty có thể yêu cầu ngân hàng của mình liên hệ với ngân hàng mở L/C xin được phép thanh toán bằng điện tín nếu công ty là khách hàng tín nhiệm của ngân hàng
3. Công ty có thể chuyển sang phương thức nhờ thu
Nếu không thể sử dụng được một trong những cách trên thì điều duy nhất để khắc phục sai sót là công ty có thể yêu cầu ngân hàng giao dịch của mình gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến ngân hàng mở để nhờ thu tiền. Với cách này, công ty phải chờ một thời gian mới được thanh toán. Ngân hàng mở sẽ hành động như
một ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được cho công ty thông qua ngân hàng. Nếu trị của hối phiếu là một số tiền lớn, công ty nên yêu cầu ngân hàng thanh toán được ngân hàng mở chỉđịnh thanh toán chuyển số tiền thu được bằng điện chuyển tiền để thu
được tiền nhanh hơn. Tuy nhiên, cách giải quyết này thường gặp nhiều rủi ro và chỉ sử
5.4. Rủi ro do chính nhà xuất khẩu không có khả năng thực hiện đúng những qui định trong L/C định trong L/C
Khả năng trễ hạn giao hàng so với quy định của L/C
Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quản. Do vậy, khi nhận
được thông báo L/C từ ngân hàng, công ty cần cân nhắc, xem kỹ thời hạn giao hàng có kịp để công ty có thể thu gom nguyên liệu và sản xuất hàng hoá hay không, nếu không kịp, công ty yêu cầu người mua tu chỉnh L/C ngay lùi hạn giao hàng để kịp chuẩn bị
hàng xuất khẩu. Nếu hàng hoá đang sản xuất dở dang mới xin tu chỉnh thì sẽ rất bị động. Vì thế công ty cần phải:
•Ước luợng thời gian chuẩn bị hàng và gom hàng •Thời gian đưa hàng lên tàu
•Thực hiện tu chỉnh L/C nếu thấy không thực hiện được
Hành động cụ thể
Công ty cần phải xem xét tình hình thu mua, nắm bắt tình hình thực tế về giá cả
hàng hóa trong từng thời kỳ tại các mạng lưới thu mua. Nắm tình hình chắc chắn của mùa vụ vì hiện nay việc xuất khẩu hàng thủy sản phụ thuộc rất nhiều đến mùa vụ. Đây là mắc xích rất quan trọng vì nó thường xuyên thay đổi so với dự tính bởi vì nó còn phụ
thuộc rất nhiều vào yếu tố giá cả trên thị trường trong nước, điều kiện tự nhiên... Bên cạnh đó cần phải lập bảng chiết tính thời gian: cần lập hai bảng
+ Bảng tính thời gian thu mua và chuẩn bị hàng hoá + Bảng tính thời gian đưa hàng ra cảng xuống tàu
Việc lập 2 bảng thời gian này là hết sức cần thiết bởi vì nó giúp cho công ty xem xét lại toàn bộ thời gian từ chuẩn bị hàng hoá đến thời gian cung cấp hàng hóa cụ thể.
Để từ đó có thể tính được thời gian giao hàng đã được ghi trong L/C nếu không thấy thỏa mãn với thời gian nêu trong L/C thì công ty có thể tiến hàng tu chỉnh L/C ngay cho phù hợp.
Quy cách hàng không phù hợp với qui định của L/C
Để giảm thiểu rủi ro về cơ cấu hàng hóa không phù hợp với qui định L/C, trước hết công ty cần phải đọc kỹ những qui định của L/C về hàng hóa để chuẩn bị hàng hóa cho phù hợp với qui định.
Đồng thời, công ty cần có những hành động thiết thực như:
- Chủđộng hơn trong việc thu mua nguyên liệu, kiểm tra về chất lượng nguyên liệu khi thu mua.
- Nâng cao về mặt chất lượng hàng hóa cũng như về mẫu mã bao bì, bao gói đúng theo qui định hàng xuất khẩu, theo tiêu chuẩn quốc tế, đạt vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Giao hàng đúng phẩm chất, đúng với cơ cấu từng mặt hàng để thỏa thuận về thông số kỹ thuật, dung sai cho phép của toàn bộ lô hàng theo đúng tập quán quốc tế. - Thực hiện tu chỉnh L/C nếu cần.
Bên cạnh đó, để tránh rủi ro giao thiếu hàng và rủi ro công ty nên yêu cầu người mua quy định sự linh hoạt về mặt khối lượng (+/-) 5% hoặc 10% để dễ xoay xở và trị
giá L/C không nên quy định một số tiền chính xác: phải có sự chênh lệch (+/-) 5% hoặc 10% về trị giá, nếu L/C quy định số tiền chính xác thì việc chuẩn bị một lô hàng xuất khẩu đúng như trị giá L/C sẽ rất khó khăn và sẽ dẫn đến sự không phù hợp.
Rủi ro khi giao hàng
Đối với rủi ro này, công ty nên làm một số việc sau: - Khảo sát tuyến vận tải ngay sau khi ký hợp đồng
- Nếu thời gian chuyển tải đến cảng bốc hàng không kịp, phải dự trù hay tu chỉnh L/C ngay mới giao hàng.
- Thuê tàu chuyến nếu tàu lớn
- Phải tìm hiểu chính xác thông tin của tàu và cũng phải chú ý đến việc tổ chức hàng hóa giao của mình trên cơ sở kế hoạch sảnh xuất thu mua.
Trường hợp giao hàng từng phần : - Đọc kỹđể nắm vững yêu cầu của L/C - Cho phép giao hàng làm mấy lần - Thời gian giao hàng mấy lần - Khối luợng hàng giao mấy lần - Sử dụng điều kiện hơn kém % khi thực hiện phương thức L/C. Vì như vậy đối với mức % hơn kém sẽ cho phép công ty giao hàng trong khoảng dao động.
Hạn hiệu lực của L/C
Trước hết, công ty cần phải xem xét thời gian hiệu lực của L/C có phù hợp và đủ cho thời gian lập chứng từ hay không, nếu không công ty phải thực hiện tu chỉnh. Đồng thời,
đòi hỏi các nhân viên chứng từ cần phải cẩn thận, sâu sát trong việc lập bộ chứng từ đảm bảo nhanh chóng và chính xác.