Tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán an toàn nhưng khá phức tạp đòi hỏi các bên tham gia phải am hiểu thủ tục và chuyên môn mới có thể thực hiện tốt được.
Đối với nhà xuất khẩu, rủi ro lớn nhất là quá trình lập bộ chứng từ, bộ chứng từ là điều kiện ràng buộc đối với nhà xuất khẩu để được thanh toán theo L/C và phải được lập
đúng theo những qui định về chứng từ xuất trình đã nêu trong L/C. Nếu người xuất khẩu không thực hiện theo đúng những qui định này, sẽ không được ngân hàng thanh toán. Chính vì thế việc đòi tiền theo L/C cũng chứa đựng rất nhiều rủi ro mà nhiều doanh nghiệp cần phải khắc phục. Các rủi ro này xuất phát từ bản chất cam kết thanh toán có
điều kiện của L/C là người nhập khẩu khi nhận hàng phải trả tiền và người xuất khẩu muốn nhận tiền thì phải xuất trình bộ chứng từ theo đúng qui định. Trên thực tế thời gian qua tại Việt Nam, có rất nhiều doanh nghiệp do không để ý nên thường mắc phải những sai sót trong việc đáp ứng các điều kiện này, trong đó có công ty Agifish, những sai sót đó đã gây thiệt hại cho công ty cả thời gian lẫn tiền bạc cho mỗi lần làm lại chứng từ.
Thông thường công ty xuất trình bộ chứng từ hàng hóa cho ngân hàng Vietcombank , AZN bank, HSBC bank… gồm 2 loại chứng từ: chứng từ tài chính và chứng từ thương mại (xem phần phụ lục)
Chứng từ tài chính: chính là hối phiếu do công ty lập ra, hối phiếu phải theo mẫu hối phiếu trong phương thức tín dụng chứng từ, nghĩa là nội dung phải nêu rõ ngân hàng mở L/C, số hiệu và ngày tháng của L/C tham chiếu.
Chứng từ thương mại bao gồm:
- Hóa đơn thương mại đã ký (Commercial Invoice) - Danh sách đóng hàng (Packing List)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Vận tải đơn (Bill of Lading)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Police)
- Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng (Certificate of Quantity/Quality) - Lệnh giao hàng ( Delivery Order)
Nhà xuất khẩu nói chung và công ty Agifish nói riêng muốn đòi được tiền của khách hàng thì phải có bộ chứng từ thanh toán hoàn hảo gửi cho ngân hàng đúng thời hạn quy
định trong L/C. Mà việc lập chứng từ này nếu không có kinh nghiệm thì sẽ rất dễ bị sai và chứng từ sẽ có lỗi. Khi chứng từ có lỗi thì :
- Một là không nhận được tiền (nếu khách hàng không thiện chí và không nhận hàng) và nhà xuất khẩu sẽ phải tự giải quyết bằng cách dỡ hàng, lưu kho, bán đấu giá… cho đến khi vấn đềđược giải quyết hoặc phải chở hàng quay về nước. Nhà xuất khẩu phải trả các khoản chi phí như lưu tàu quá hạn, phí lưu kho, mua bảo hiểm hàng hoá… trong khi không biết nhà nhập khẩu có đồng ý nhận hàng hay từ
chối nhận hàng vì lý do bộ chứng từ có sai sót hay không. Như vậy rủi ro cho công ty xuất khẩu là rất lớn.
Ví dụ:
Công ty xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, khi hàng đến nơi thì mới phát hiện có một vài sai sót nhỏ về chứng từ và ngân hàng không đồng ý thanh toán, người nhập khẩu cũng không nhận hàng và chấp nhận thanh toán, và yêu cầu công ty phải sửa đổi chứng từ cho phù hợp. Trong thời gian đó, công ty phải lưu kho hàng hóa để chờ làm chứng từ mà hàng hóa của công ty là hàng thực phẩm nên trong thời gian lưu kho có thể làm giảm chất lượng và hạn sử dụng của hàng hóa có thể
rút ngắn có thể sẽ làm giảm uy tín của công ty. Vì thế, đó quả là một rủi ro gây tổn thất to lớn đối với công ty.
- Hai là tiền nhận được sẽ rất chậm và nếu trong chứng từ qui định là 1/3 set of original B/L mà gửi cho khách hàng rồi thì khách hàng sẽ nhận hàng trước và nếu họ không thiện chí thì có thể nhà xuất khẩu sẽ không nhận được tiền nếu bộ chứng từ thanh toán là có lỗi.
Ví dụ tình huống cụ thể:
Ngân hàng P phát hành thư tín dụng trị giá USD 300.000, hàng hóa: cà phê. Hàng giao từ cảng TP.HCM đến Trung Quốc. Sau khi giao hàng lên tàu thì Công ty X (người hưởng lợi) tại ngân hàng của mình (Ngân hàng C) để chiết khấu. Ngân hàng C gởi chứng từ cho ngân hàng P. Sau khi nhận và kiểm tra, ngân hàng P đã phát hiện chứng từ bất hợp lệ: “ Thư tín dụng yêu cầu 4 bản Chứng nhận xuất xứ nhưng công ty X chỉ xuất trình 1 bản gốc và 2 bản phụ” và không chấp nhận thanh toán.
Trong thời gian làm lại chứng từ thì số hàng trên đã cập cảng đến và được một khách hàng của Trung Quốc nhận trên cơ sở bảo lãnh của Ngân hàng địa phương. Bởi vì người mở thư tín dụng Công ty Y thực chất là người trung gian hưởng phần chênh lệch giữa người mua tại Trung Quốc và người bán là Công Ty X. Sau khi ký hợp đồng thứ nhất với khách hàng Trung Quốc, Công ty Y thương lượng với Công ty X bằng hợp đồng thứ hai cùng với điều kiện về mặt hàng, số lượng chất lượng, giá cả, giao hàng… phù hợp và có phần chênh lệch so với hợp đồng thứ nhất. Ngân hàng Trung Quốc đã phát hành L/C cho người hưởng lợi là Công ty Y thông qua yêu cầu của người mua Trung Quốc và Ngân hàng P phát hành L/C cho người hưởng lợi là Công ty X qua yêu cầu của Công ty Y. Chính vì thế
việc đòi tiền của hai L/C hoàn toàn độc lập với nhau, Công ty X không thể đòi tiền người mua Trung Quốc và người mua Trung Quốc cũng không có nghĩa vụ
trả tiền khi Công ty Y không đòi tiền. Do đó, Công ty X sẽ mất tiền nếu Công ty Y không thiện chí.
- Ba là nếu mà nhà nhập khẩu có trình độ về thanh toán L/C giỏi thì ngay từ lúc mở
L/C thì họđã cài trong L/C để các doanh nghiệp xuất khẩu mắc bẫy và sẽ không bao giờ có được bộ chứng từ hoàn hảo và khi đó việc thanh toán cũng sẽ tùy thuộc vào thiện chí của họ mặc dù có thể họ nhận hàng của nhà xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp xuất khẩu đi kiện tụng thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và tốn nhiều chi phí nhưng chưa chắc gì sẽ thắng và lấy tiền được của khách hàng.
Phương thức thanh toán bằng tín dụng thư chỉ là giao dịch trên giấy tờ, vì vậy có thể
vấp phải những sai sót nhỏ trong quá trình lập bộ chứng từ thanh toán do các yếu tố
khách quan và chủ quan gây ra làm ảnh hưởng bất lợi đến tình hình thực hiện hợp đồng và công việc thanh toán.
Một vài sai sót thường gặp trong chứng từ:
Thời gian phát hành các chứng từ không phù hợp, trùng khớp với nhau.
Ví dụ cụ thể: Bộ chứng từđược xuất trình với nội dung
Invoice phát hành ngày 31 Aug. 2007, với số tiền 100.000 USD Packing list ký phát ngày 26 sep.2007
B/L phát hành ngày 1 sep. 2007, cảng bốc Hải Phòng, cảng dỡ KOBE ,tàu S1, chuyến 100
Insurance policy với số tiền 100.000 USD, được phát hành 1 sep.2007 L/C quy định:
* Ngày phát hành L/C: 15 Aug .2007, trị giá : 100.000 USD * Ngày hết hạn hiệu lực của L/C : 30 SEP. 2007
* Thời hạn giao hang cuối cùng : 15 sep.2007 * Mua hàng theo điều kiện CIF
* Dẫn chiếu UCP 600
* Không cho phép giao hàng từng phần
Nhận xét:
Thời gian phát hành các chứng từ đều phù hợp với nhau nhưng chỉ ngày ký phát Packing list ngày 26 sep.2007 là không phù hợp sai qui định với L/C bởi vì vì tất cả các chứng từ giao hàng phải bằng hoặc trước ngày phát hành B/L trong khi ngày phát hành B/L là ngày 1 sep. 2007. Như vậy, người mua và ngân hàng phát hành L/C có quyền từ
chối thanh toán bộ chứng từ.
Mặt khác, ngày xuất trình chứng từ là ngày 25 sep. 2007 (Nếu ngày giao hàng là 1/9, và L/C không qui định thời hạn xuất trình chứng từ thì được hiểu là trong vòng 21 ngày kể từ ngày giao hàng cuối cùng (ngày ship on board) thì thời hạn xuất trình như
vậy là chậm, có thể dẫn tới rủi ro từ chối thanh toán.
Ngoài ra còn có các sai sót trong từng chứng từ mà thường gây ra bất hợp lệ
¾ Hối phiếu
- Ngày ký phát hối phiếu đã quá hạn hiệu lực của L/C.
- Sai tên và địa chỉ các bên liên hệ do lỗi chính tả khi đánh máy.
- Số tiền ghi trên hối phiếu bằng chữ và bằng số không giống nhau hoặc khác với trị giá L/C do lỗi chính tả hoặc sơ sót khi lập bộ chứng từ.
¾ Invocie
- Tên, địa chỉ người mua hoặc người bán khác với L/C hoặc các chứng từ khác. - Số bản Invocie phát hành không đầy đủ so với yêu cầu của L/C.
- Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hóa và tổng giá trị hàng hóa trên Invocie không
đầy đủ hoặc không phù hợp với nội dung quy định trên L/C.
- Trị giá hóa đơn không kèm theo điều kiện giao hàng như FOB, C&F hay CIF.
¾ Packing list
- Công ty không xuất trình đầy đủ các bản Packing list như L/C qui định.
- Phần mô tả hàng hóa trên Packing list không ghi đầy đủ như phần mô tả hàng hóa, bao bì và ký mã hiệu cần có được nêu trong L/C hoặc không trình bày đầy
đủ cả trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì của hàng hóa. - Trên Packing list ghi sai tên người gởi và người nhận.
¾ Bill of Lading
- Tên, địa chỉ của người gởi hàng, người nhậ hàng, người thông báo không trùng với qui định L/C, nhât là ở mục Consignee.
- Cảng xếp hàng và cảng dở hàng trên B/L không khớp với qui định L/C.
- Công ty xuất trình loại B/L mà Ngân hàng không chấp nhận thanh toán như: B/L theo hợp đồng thuê tàu, B/L của tàu chạy bằng buồm, B/L do người giao nhận lập.
¾ Insurance Police
- Lỗi do sơ suất hoặc sai lỗi chính tả khi đánh máy tên hoặc địa chỉ của các bên liên quan đến chứng từ bảo hiểm.
- Trên chứng từ bảo hiểm, người bán quên không ký hậu để chuyển quyền sở hữu cho người mua.
- Những mô tả hàng hóa và số tiền khác trên chứng từ bảo hiểm sai hoặc không khớp với L/C.