Trước hết, cần phải hiểu Quản trị dự án là công tác hoạch định, theo dõi và kiểm soát tất cả những khía cạnh của một dự án và kích thích mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đúng thời hạn với các chi phí, chất lượng và thời gian dự kiến. Nói một cách khác, Quản trị dự án là công việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý trong suốt dự án nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Quản trị dự án là một quá trình phức tạp, không có sự lặp lại. Nó khác hoàn toàn so với việc quản lý công việc thường ngày của các tổ chức, doanh nghiệp khác - bởi tính lặp đi lặp lại, diễn ra theo các quy tắc chặt chẽ và được xác định rõ của công việc. Trong khi đó, công việc của quản trị dự án và những thay đổi của nó mang tính duy nhất, không lặp lại, không xác định rõ ràng và không có dự án nào giống dự án nào.
Ai cũng có thể tra cứu Google với từ khóa “Project Management Body of Knowledge” là tìm ra được những công việc chính của PM và học hỏi theo các kiến thức quản lý ở đó, như quản lý tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, quy trình, phòng trừ rủi ro… Tuy nhiên, một trong những điểm đánh giá một PM thành công đó là quản trị nguồn nhân lực. Mỗi PM sẽ có cách hành xử khác nhau tùy thuộc vào tính cách của mỗi PM cũng như mỗi thành viên trong nhóm, điều này sẽ góp phần quyết định vào kết quả đạt được của dự án.