Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội
Thông thường, một nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng nói chung và bảo lãnh xuất nhập khẩu nói riêng tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội được tiến hành qua 5 bước:
Tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ đề nghị bảo lãnh
Thẩm định và ra quyết định bảo lãnh
Phát hành bảo lãnh
Xử lý sau khi phát hành thư bảo lãnh
Kết thúc bảo lãnh
Bước 1 : Tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ đề nghị bảo lãnh.
Khi khách hàng có nhu cầu được bảo lãnh, sau khi tư vấn cho khách hàng về dịch vụ, các chuyên viên bảo lãnh có nhiệm vụ hướng dẫn cho khách hàng làm thủ tục bảo lãnh nếu thấy việc bảo lãnh là có thể thực hiện được.
1. Hướng dẫn khách hàng nộp hồ sơ bảo lãnh
a. Hồ sơ chung
- Đơn đề nghị bảo lãnh (theo mẫu của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội) - Hồ sơ pháp lý về khách hàng: tài liệu về năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự của khách hàng, thẩm quyền của người đại diện khách hàng. Cụ thể:
+ Đối với hộ kinh doanh cá thể: CMTND, sổ hộ khẩu, giấy phép hành nghề (nếu có), đăng ký kinh doanh,..
+ Đối với pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân: giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề (nếu có),...
quyền cho người đại diện khách hàng trong quá trình giao dịch với ngân hàng và phải có chứng minh được tư cách pháp lý của người đó.
- Hồ sơ về tình hình sản xuất kinh doanh: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính (ít nhất hai năm gần nhất),... - Hồ sơ về đảm bảo bảo lãnh: hồ sơ về các tài sản bảo đảm nghĩa vụ được bảo lãnh, có kèm theo các tài liệu chứng minh tính hợp pháp và giá trị của các tài sản bảo đảm đó. Người xin bảo lãnh phải có tài khoản mở tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Tuỳ theo khả năng tài chính và mức độ tín nhiệm của khách hàng, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội có thể :
+ Yêu cầu người xin bảo lãnh ký quỹ bằng tiền tại ngân hàng từ 5-100% giá trị được bảo lãnh.
+ Hoặc phải có tài sản thế chấp
+ Hoặc phải có bảo lãnh của bên thứ ba.
- Các tài liệu liên quan đến giao dịch xin bảo lãnh (nếu có) b. Hồ sơ riêng
- Trường hợp bảo lãnh vay vốn, bảo lãnh thanh toán: ngoài các tài liệu quy định ở mục a, khách hàng cần bổ sung các tài liệu liên quan đến dự án/phương án sản xuất - kinh doanh, nguồn vốn để thanh toán, hợp đồng/cam kết giữa các bên,...
- Đối với bảo lãnh dự thầu: cần bổ sung thêm hồ sơ về quy định/quy chế mời thầu của chủ đầu tư.
- Đối với bảo lãnh vay và trả nợ nước ngoài: khách hàng phải cung cấp thêm các tài liệu sau :
+ Các văn bản chấp thuận cho phép vay vốn và trả nợ vay nước ngoài của Ngân hàng Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành về Quản lý vay và
trả nợ nước ngoài.
+ Phương án vay trả nợ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền và Ngân hàng Nhà nước chấp thuận.
+ Các tài liệu chứng minh tính khả thi của phương án vay trả nợ nước ngoài.
Khi hồ sơ được gửi tới phòng thanh toán xuất nhập khẩu, nếu các chuyên viên
2. Kiểm tra và hoàn chỉnh hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ xin bảo lãnh từ khách hàng, các chuyên viên bảo lãnh sẽ kiểm tra và hoàn chỉnh hồ sơ. Nếu không đủ những tài liệu cần thiết theo yêu cầu, chuyên viên sẽ từ chối bảo lãnh bằng văn bản tới khách hàng.
Bước 2 : Thẩm định và ra quyết định bảo lãnh
Chuyên viên bảo lãnh sẽ tiến hành thẩm định tính hợp lệ của các tài liệu mà khách hàng cung cấp, tính khả thi của phương án kinh doanh cũng như năng lực tài chính của khách hàng,...Sau khi thẩm định, chuyên viên bảo lãnh có trách nhiệm lập tờ trình thẩm định trình lên trưởng phòng Thanh toán xuất nhập khẩu, trong đó có ý kiến đề nghị cấp bảo lãnh hay không cấp bảo lãnh.
Trưởng phòng Thanh toán xuất nhập khẩu xem xét lại toàn bộ hồ sơ xin bảo lãnh và tờ trình thẩm định của nhân viên. Sau đó ghi rõ ý kiến của mình và trình lên Ban giám đốc chờ quyết định.
Sau khi nhận được tờ trình thẩm định và đề nghị quyết định của phòng Thanh toán xuất nhập khẩu, Giám đốc hoặc người ủy quyền hợp pháp của Chi nhánh sẽ xem xét và đưa ra quyết định. Đối với những hồ sơ vượt quá phạm vi được uỷ quyền, Giám đốc hoặc người uỷ quyền sẽ lập tờ trình kèm theo biên bản họp Hội đồng tín dụng (nếu có) gửi lên Tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thương
Việt Nam xem xét. Nếu không đồng ý thì từ chối bằng văn bản. Nếu đồng ý thì chuyển toàn bộ hồ sơ xuống phòng Thanh toán xuất nhập khẩu để chuyên viên bảo lãnh mở thư bảo lãnh. Chuyên viên bảo lãnh sẽ thông báo cho khách hàng biết về quyết định bảo lãnh hay không bảo lãnh.
Thời hạn thẩm định và ra quyết định bảo lãnh không quá 20 ngày kể từ ngày ngân hàng nhận được hồ sơ xin bảo lãnh từ khách hàng.
Bước 3 : Phát hành bảo lãnh
- Sau khi nhận được quyết định bảo lãnh từ cấp trên, chuyên viên bảo lãnh sẽ tiến hành soạn thảo cam kết bảo lãnh, hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng đảm bảo bảo lãnh.
- Yêu cầu người xin bảo lãnh hoàn thành nghĩa vụ bảo đảm như ký quỹ, thế chấp tài sản,...
- Sau khi đã ký kết, chuyên viên bảo lãnh phải gửi bản chính của cam kết bảo lãnh cho người thụ hưởng hoặc khách hàng được thoả thuận trong hợp đồng. Đồng thời gửi 1 bộ hồ sơ bảo lãnh cho bộ phận kế toán để hạch toán ngoại bảng giá trị bảo lãnh và quản lý khoản tiền ký quỹ.
Thời hạn phát hành bảo lãnh không quá 30 ngày kể từ ngày chi nhánh nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ của khách hàng.
Bước 4 : Xử lý sau khi phát hành thư bảo lãnh
- Tiến hành thu phí bảo lãnh. Nếu là phí thu theo thời hạn thì cần mở sổ thu phí để theo dõi.
- Bộ phận kế toán tự động lập chứng từ trích từ tài khoản của khách hàng tại chi nhánh chuyển sang khoản thu phí nếu khách hàng không tự động trả hoặc không gia hạn thời hạn nộp phí. Nếu khách hàng có tài khoản tại ngân hàng khác, chi nhánh sẽ lập nhiệm thu gửi ngân hàng đó để thu phí.
- Xử lý khi chi nhánh phải thực hiện nghĩa vụ thay cho bên được bảo lãnh: +Trong trường hợp chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh thì phải thông báo ngay cho khách hàng kèm theo các tài liệu có liên quan đến việc bảo lãnh (nếu đã trích từ tài khoản tiền gửi của khách hàng) và yêu cầu khách hàng hoàn trả số tiền mà chi nhánh đã bồi thường cho người thụ hưởng bảo lãnh (nếu khách hàng không có tài khoản mà chỉ có tài sản thế chấp).
+ Sau 15 ngày kể từ ngày thông báo cho khách hàng, nếu khách hàng không hoàn trả hoặc không có xác nhận nợ thì ngân hàng sẽ ghi nợ cho khách hàng hoặc phát mại tài sản.
Bước 5: Kết thúc bảo lãnh
- Chuyên viên bảo lãnh lưu lại hồ sơ bảo lãnh, các biên bản kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ của khách hàng và các văn bản khác có liên quan.
- Khi hợp đồng bảo lãnh hết hiệu lực, ngân hàng tiến hành thanh lý hợp đồng bảo lãnh và thông báo cho khách hàng biết.
- Nếu khách hàng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người thụ hưởng bảo lãnh, chi nhánh ngân hàng sẽ trao trả đầy đủ tài sản thế chấp cho khách hàng. - Đến hạn trả nợ, nếu khách hàng trả nợ đầy đủ cho ngân hàng, ngân hàng sẽ trả lại tiền ký quỹ (kể cả lãi) nếu có thoả thuận từ trước.
- Ngân hàng tổ chức đúc rút kinh nghiệm cho những hợp đồng bảo lãnh tiếp theo.