được tiến hành cẩn thận. Qua mỗi khâu kiểm soát, cán bộ thanh toán nên ghi những nhận xét đánh giá trực tiếp, những thiếu sót CĐT cần phải bổ sung. Do đó KBNN có thể sử dụng Nhật ký dự án để theo dõi hồ sơ dự án, tiến độ dự án, ghi chép các nhận xét, đánh giá, các điểm còn vướng mắc nghi ngờ về dự án và có chữ ký của cán bộ theo dõi. Như vậy vừa dễ dàng cho cán bộ thanh toán trong công tác theo dõi tình hình dự án để phục vụ cho việc kiểm soát thanh toán, vừa thuận lợi trong việc báo cáo tình hình về dự án cho cấp trên, đồng thời CĐT cũng nắm bắt được các nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho hợp pháp hợp lệ đối với hồ sơ dự án. Nhật ký theo dõi dự án cũng nên được xây dựng dưới dạng chương trình tin học, trong đó dữ liệu của các dự án được nhập đầy đủ, mỗi dự án có một mã số riêng để tiện cho việc tra cứu. Ngoài ra, một dự án được sự quản lý của nhiều cấp và liên quan đến nhiều bộ phận trong KBNN như ban Thanh toán vốn, ban Kế toán, ban Huy động vốn hay ban Kế hoạch. Nếu được quản lý bằng Nhật ký theo dõi dự án dưới dạng chương trình tin học có nối mạng thì cùng một lúc hay ở những địa điểm khác nhau, các bộ phận liên quan đều có thể trực tiếp ghi những ý kiến đóng góp hoặc những điểm cần chú ý đối với dự án để thuận tiện cho việc quản lý, kiểm soát thanh toán vốn cho dự án.
2.2.2.4 Cải tiến mẫu chứng từ và giảm thiểu các bước luân chuyển chứng từ thanh toán thanh toán
-Cải tiến mẫu chứng từ thanh toán
Để đơn giản hóa thủ tục cho CĐT và tiết kiệm thời gian cho cán bộ thanh toán cần có những cải cách thu gọn các nội dung không cần thiết của chứng từ thanh toán: giảm các chỉ tiêu trùng lắp giữa các mẫu chứng từ thanh toán (khoảng 6-7 mẫu chứng từ), gộp một số mẫu chứng từ có nhiểu chỉ tiêu trùng lắp với nhau để tiện cho việc bảo quản, lưu giữ, rút ngắn thời gian hoàn thiện các chứng từ cho CĐT, đồng thời đáp ứng được những yêu cầu của chủ trương đơn giản hóa thủ tục hành chính của Nhà nước như: Gộp Phiếu giá thanh toán, bảng kê thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành thành một mẫu chứng từ chung : Giấy đề nghị thanh toán, trong đó ghi rõ các khoản mục, nội dung để CĐT có thể lập một cách dễ dàng. Đồng thời, nên quy định CĐT gửi các chứng từ, hồ sơ thanh toán gồm cả bản cứng và bản mềm. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc giao dịch thông
qua mạng hệ thống mạng tạo thuận lợi cho cả CĐT lẫn cán bộ thanh toán, cán bộ thanh toán có thể chuyển những nhận xét, đánh giá hoặc chỉ rõ những sai sót trong hồ sơ của CĐT gửi đến thông qua hệ thống công nghệ thông tin để CĐT sửa chữa bổ sung rồi đến nộp bổ sung sau, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả CĐT lẫn KBNN.
- Giảm thiểu các bước luân chuyển chứng từ
Một quy trình luân chuyển chứng từ tốt cần phải đảm bảo 2 yêu cầu sau: Một là quy trình phải được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, tuân thủ đúng những quy định của pháp luật. Hai là quy trình phải đơn giản, gọn nhẹ, rút ngắn thời gian luân chuyển cho phù hợp với cải cách hiện nay. Hiện nay, chứng từ thanh toán được luân chuyển theo 8 bước và qua 2 lần lãnh đạo ký. Để đơn giản hóa quy trình theo hướng nhanh gọn, thuận tiện cần có những cải cách thay đổi nhất định phù hợp với quy chế một cửa trong kiểm soát chi NSNN của KBNN theo QĐ 1116/QĐ-KBNN ban hành ngày 24/7/2007, trong đó quy định rõ đầu mối nhận hồ sơ, trả lời kết quả là cấn bộ thanh toán. Do đó có thể thực hiện thay đổi bằng cách chỉ cần lãnh đạo ký một lần cho cả chứng từ do cán bộ thanh toán và bộ phận kế toán chuyển sang. Quy trình này sẽ phân định trách nhiệm một cách rõ ràng, tạo thuận lợi cho cơ chế giao dịch một cửa đồng thời vẫn đảm bảo các yêu cầu đề ra như hợp lý, hiệu quả, an toàn, đồng thời góp phần giảm thiểu thời gian kiểm soát thanh toán vốn.
Sơ đồ 1.5: Đường luân chuyển chứng từ đề xuất:
(6) (1) (2) (7) (3) Cán bộ thanh toán CĐT Trưởng phòng TTVĐT Lãnh đạo KBNN
(2)&(4) (5)
(1) CĐT gửi hồ sơ đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán đến KBNN thông qua bộ phận tiếp nhận. Cán bộ thanh toán sẽ nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ.
(2) Sau khi kiểm tra nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ thanh toán chuyển hồ sơ mở tài khoản sang cho bộ phận kế toán đề làm thủ tục mở tài khoản. Đồng thời cán bộ thanh toán ghi đầy đủ nội dung, ký vào Giấy đề nghị thanh toán VĐT và giấy rút VĐT trình Trưởng phòng TTVĐT.
(3) Sau khi duyệt xong hồ sơ được chuyển về cho cán bộ thanh toán
(4) Cán bộ thanh toán chuyển Giấy rút VĐT sang cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán vốn.
(5) Phòng kế toán tiến hành các thủ tục sau đó thực hiện lưu 1 liên của hồ sơ rồi chuyển lại cho phòng TTVĐT để lưu trữ hồ sơ đồng thời tiến hành công tác thanh toán vốn.
(6) Cán bộ thanh toán trình lãnh đạo ký duyệt
(7) Phòng TTVĐT trả lại cho CĐT thông qua bộ phân tiếp nhận và trả kết quả.