I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TY BÚT BI THIÊN LONG
3. Đặc điểm tổ chức kế tốn của Chi Nhánh Cơng ty Bút Bi Thiên Long
3. Đặc điểm tổ chức kế tốn của Chi Nhánh Cơng ty Bút Bi Thiên Long Long
Từ ngày ngày mới thành lập , Chi Nhánh Cơng Ty Bút Bi Thiên Long đã thực hiện chế độ kế tốn theo quyết định số 1141 TC/QĐ ngày 01/11/95 của Bộ
Trưởng Bộ Tài Chính. Mặc dù ban đầu cịn gặp một số khĩ khăn nhưng dần dần cũng đi vào nề nếp. thơng tin kế tốn cung cấp cĩ hiệu quả đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý của Cơng ty.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung và bố trí thành phịng kế tốn, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc cơng ty.
Cùng với sự tiến bộ của khoa học cơng nghệ, Cơng ty đã sử dụng máy tính trong cơng tác kế tốn. Phần mềm kế tốn cĩ tên gọi “Avt - Soft”
a. Bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty Bút Bi Thiên Long được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức cơng tác kế tốn kiểu tập trung. Hiện nay, đội ngũ kế tốn làm việc tại phịng tài chính-kế tốn của Cơng ty cĩ 6 người. Nhiệm vụ được phân cơng như sau:
Trưởng phịng kế tốn (kế tốn trưởng): Là người chịu trách nhiệm phân cơng nhiệm vụ, cơng việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về cơng việc của mình. GIÁM ĐỐC Phịng tổ chức hành chính Phịng Tài chính Kế tốn Phịng kinh doanh Phịng thị trường Phịng thống kê
Kế tốn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng hố (kế tốn thanh tốn): cĩ nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, chi cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế tốn tổng hợp vào sổ nhật ký chung. Thanh tốn theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết tốn. Đồng thời, kế tốn thanh tốn cĩ nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng, vốn lưu động, kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quí, hàng năm gửi tới các ngân hàng cơng ty cĩ tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế tốn trưởng và giám đốc Cơng ty.
Chịu tránh nhiệm kiển tra số lượng hàng hố nhập xuất, hàng ngày đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hố. Theo dõi hạch tốn cơng cụ dụng cụ, hàng hố nhập-xuất-tồn trong kỳ hạch tốn, tính tốn phân bổ cơng cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp gửi về Cơng Ty
Kế tốn tổng hợp : Nhiệm vụ chính là báo cáo thuế, báo cáo kế tốn trưởng về việc xử lý số liệu kế tốn trước khi khố sổ kế tốn. Lưu trữ tồn bộ
chứng từ kế tốn và báo cáo kế tốn của Cơng ty theo tháng, quí, năm. Lập chứng từ hạch tốn của Cơng ty, kế tốn tổng hợp tồn Chi nhánh Cơng ty. Nhận kiểm tra tính chính xác số liệu báo cáo của các đơn vị nội bộ.
Kế tốn cơng nợ + Khu vực I + Khu vực II
Cĩ nhiệm vụ theo dõi cơng nợ của từng khách hàng, từng khu vực, đối chiếu cơng nợ hàng ngày với từng khách hàng (nếu cĩ phát sinh). Làm bảng thưởng cho khách hàng theo tháng, quý . Báo cáo về cơng nợ cho Giám Đốc Chi Nhánh hàng tuần
Sơ đồ 4 : Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Bút Bi Thiên Long:
+ Nhân viên trong phịng tuy được phân cơng nhiệm vụ như vậy nhưng bất cứ thành viên nào gặp khĩ khăn trong cơng việc sẽđược sự giúp đỡ của lãnh
đạo phịng cũng như của các thành viên khác trong phịng.
Tại các xí nghiệp thành viên cĩ ban Tài chính (bao gồm Trưởng ban, phĩ ban, nhân viên thống kê, thủ quỹ) chịu sự chỉ đạo của phịng Tài chính kế tốn Cơng ty. Thực hiện tổng hợp tiếp nhận, thanh, quyết tốn chi lương, thưởng, BHXH và các khoản chi khác trong xí nghiệp.
+ Định kỳ báo cáo quyết tốn tài chính với giám đốc xí nghiệp và Cơng ty.
+ Tại phịng kế tốn Cơng ty: Sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo từng nhiệm vụđược phân cơng các nhân viên tiến hành cơng việc kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ vào máy.
b. Hình thức sổ kế tốn
Để phù hợp với tình hình hoạt động cũng như khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn “Nhật ký chung”. Hình thức kế tốn này giản đơn, phù hợp với việc sử dụng máy tính của cơng ty hiện nay. Bộ phận tổng hợp Kế tốn trưởng Bộ phận kế tốn quỹ tiền mặt, ngân hàng ( kế tốn thanh tốn) Bộ phận cơng nợ KV I Bộ phận kế tốn cơng nợ KV II Thủ quỹ
Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế tốn ở Chi Nhánh cơng ty Bút Bi Thiên Long Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệđối chiếu Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ lập, định khoản kế tốn
để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đĩ căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp.
Trường hợp cĩ một số nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì định kỳ hoặc cuối tháng, lấy số liệu trên sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái theo từng đối tượng hạch tốn.
- Các chứng từ cần hạch tốn chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế tốn chi tiết. Cuối tháng, cuối quí, cuối năm lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế tốn chi tiết. Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính
Sổ kế tốn chi tiết Nhật ký đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tết
- Cuối kì cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Kiểm tra
đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.
3.1 Kế tốn hàng hố
3.1.1. Đặc điểm hàng hố ở Chi Nhánh Cơng ty Bút Bi Thiên Long
Sản phẩm của Cơng ty gồm nhiều chủng loại , mẫu mã , màu sắc khác nhau nhưng sản phẩm chính vẫn là các loại bút bi và mực viết máy . Bên cạnh cịn cĩ nhiều loại sản phẩm khác như Bảng học sinh , sáp mầu …
Quản lý hàng hố :
Chi Nhánh tổ chức một kho hàng để chứa hàng hố từ Cơng Ty chuyển ra. Việc quản lý hàng hố địi hỏi cĩ sự phối kết hợp quản lý giữa các bên: thủ
kho, bảo vệ, nhân viên tiếp thị , bộ phận kế tốn hàng hố. Trong đĩ trách nhiệm của các bên được qui định rõ:
- Nhân viên tiếp thị - trực thuộc phịng kinh doanh kiểm tra hàng hố theo đúng số lượng chủng loại trước khi xuất kho .
- Bảo vệ : Kiểm tra số lượng hàng hố xuất kho theo đúng Phiếu Xuất Kho
Ngồi ra tất cả các đơn vị, cá nhân đến lấy hàng tại Cơng ty đều phải đĩng dấu “đã qua bảo vệ” và các chứng từ xuất được sự kiểm tra, xác nhận của bảo vệ
mới được lấy hàng ra khỏi Cơng ty.
- Thủ kho : Cĩ nhiệm vụ quản lý hàng hố khi nhập xuất kho , đối chiếu số liệu hàng ngày với kế tốn kho hàng . Chịu trách nhiệm về hàng hố nếu xảy râ mất mát
- Bộ phận kế tốn hàng hố: Quản lý hàng hố cả về mặt số lượng và giá trị, tổng hợp tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hố.
3.1.2. Đánh giá hàng hố
Theo đặc thù của Chi Nhánh hàng hố nhập xuất theo một mức giá cố định trong Cơng Ty chuyển ra. Do vậy hàng hố ở Chi Nhánh căn cứ vào Phiếu Xuất Kho của Cơng Ty để nhập xuất hàng .
Hàng hố nhập kho được xác định theo giá xuất thực tế của Cơng Ty ,
được tính riêng cho từng loại hàng hố. CƠNG TY BÚT BI THIÊN LONG CHI NHÁNH HÀ NỘI
Phiếu Nhập Kho Quyển số : ……..
Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 56 Họ tên người giao hàng : Sài Gịn Nợ TK :156
Địa chỉ : Cĩ TK : 336
Nội dung : Nhập hàng theo PX SG số 0274 , 0352 ngày 22/09/02
TT Mã Hàng TÊN HÀNG
HỐ ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền 1 TL023X TL - 023 Xanh Cây 38.400 800 30.720.000 2 GELR Bút bi nước đỏ Cây 720 3.300 2.376.000
Tổng Cộng 33.096.000
b. Giá thực tế hàng hố xuất kho:
Vì theo đúng yêu quản lý giá bán của Cơng Ty tất cả các Chi Nhánh phụ
thuộc xuất bán hàng hố theo đúng giá nhập mà Cơng Ty xuất cho ( Đã bao gồm thuế giá trị gia tăng ). Do vậy giá bán chính là giá vốn hàng bán tại chi nhánh cũng là giá nhập kho (vì cơng ty đã tính chi phí vào giá xuất bán cho chi nhánh)
VD
CƠNG TY BÚT BI THIÊN LONG CHI NHÁNH HÀ NỘI Phiếu Xuất kho HD Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 100 Nợ TK : 131 Họ tên khách hàng : Bà Xu - 26 Hàng Khoai Cĩ TK : 511 Lưu ý : Cĩ TK : 333(1) Mã số thuế , địa chỉ : TT Mã Hàng Tên Hàng Hố ĐVT Số
Lượng Đơn Giá Thành Tiền 1 TL023 X TL - 023 Xanh Cây 600 800 480.000 2 TL023 D TL - 023 Đen Cây 600 800 480.000 TỔNG CỘNG 960.000 3 .4. Kế tốn chi tiết hàng hố 3.4.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hiện nay, cách lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất hàng hố được Cơng ty thực hiện như sau:
a. Nhập kho hàng hố:
CƠNG TY BÚT BI THIÊN LONG CHI NHÁNH HÀ NỘI
Phiếu Nhập Kho Quyển số : …….. Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 55 Họ tên người giao hàng : Sài Gịn Nợ TK :156
Địa chỉ : Cĩ TK : 336
Nội dung : Nhập hàng theo PX SG số 0274 , 0352 ngày 22/03/03
TT Mã Hàng TÊN HÀNG
HỐ ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền 1 TL008X TL - 008 Xanh Cây 20.000 730 14.600.000 2 TL008D TL - 008 Đen Cây 20.000 730 14.600.000 3 TL024X TL - 024 Xanh Cây 24.000 800 19.200.000 4 TL024D TL - 024 Đen Cây 24.000 800 19.200.000 5 TL024R TL - 024 Đỏ Cây 12.000 800 9.600.000 6 TL025X TL - 025 Xanh Cây 30.000 1.200 36.000.000 7 GELX Bút bi nước xanh Cây 4.800 3.300 15.840.000 8 FP01B Dạ 12 mầu Vỉ 1.800 4.300 7.740.000 9 CR01 Sáp thơm Hộp 1.200 2.500 3.000.000 10 CR04 Sáp 12 mầu Hộp 3.600 1.800 6.480.000 11 FPI01X Mực viết máy xanh Hộp 7.200 1.200 8.640.000 12 MN Màu nước – 01 Vỉ 480 15.500 7.440.000 13 CP002 Bút phủ CP – 02 Cây 2.880 8.500 24.480.000 14 PC005D PC – 05 Cây 2.000 3.200 6.400.000 Tổng Cộng 193.220.00 0
( Cộng tiền bằng chữ : Một trăm chín mươi ba triệu , hai trăm hai mươi ngàn
Người giao hàng Thủ kho Phịng kế tốn Phịng kinh doanh Kiểm sốt
Phiếu nhập kho sẽ lập thành 5 liên như sau: Liên 1 : Lưu kế tốn thanh tốn – kho hàng Liên 2 ,3 : Giao cho Kế tốn cơng nợ
Liên 4 : Giao cho Phịng kinh doanh Liên 5 : Thủ Kho
b. Xuất kho hàng hố
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất của phịng kinh doanh kế tốn viết phiếu xuất kho theo đúng số lượng chủng loại
CƠNG TY BÚT BI THIÊN LONG CHI NHÁNH HÀ NỘI
Phiếu Xuất kho HD1
Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số: 101
Nợ TK : 131 Họ tên khách hàng : Cơng Ty Tân Long Cĩ TK : 511 Lưu ý : Cĩ TK : 333(1) Mã số thuế , địa chỉ : 0100982543 -1 ( 37A Cảm Hội ) TT Mã Hàng Tên Hàng Hố ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền 1 TL008 X TL - 008 Xanh Cây 700 730 511.000 2 TL008 D TL - 008 Đen Cây 300 730 219.000 3 HD Hồ dán 30ml Lọ 480 550 264.000 4 CP002 Bút phủ CP - 02 Cây 24 8.500 204.000 Tổng Cộng 1.198.000 (Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu một trăm chín mươi tám ngàn đồng )
Khách hàng Tiếp thị nhận hàng Thủ kho Phịng Kế Tốn Kiểm sốt
Phiếu xuất kho được lập thành 5 liên : - Liên 1: Kế tốn thanh tốn ( kho hàng ) - Liên 2: Kế tốn cơng nợ
- Liên 3: Khách hàng - Liên 4: Phịng kinh doanh - Liên 5: Thủ Kho
Các phiếu xuất kho cũng được tiến hành cập nhật theo số lượng hàng hố thực xuất kho.
Khi phịng kinh doanh viết phiếu đề nghị xuất kế tốn kho hàng căn cứ
vào đĩ viết phiếu xuất kho rồi chuyển xuống kho . Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho rơi xuất hàng , liên 3 giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng, thủ
kho giao hàng cho khách hàng và khách hàng ký vào hố đơn đã nhận đủ hàng .
3.4.2. Kế tốn chi tiết hàng hố:
Việc tổ chức kế tốn chi tiết tình hình biến động hàng hố của Chi Nhánh là cần thiết và cĩ tác dụng rất lớn trong việc quản lý và cung cấp những thơng tin kinh tế kịp thời chính xác về hàng hố ở mỗi thời điểm, để giúp đỡ
lãnh đạo Chi Nhánh cĩ biện pháp kịp thời, hợp lý giảm số hàng hố tồn đọng hay tăng cường cung ứng phân phối đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trường. Kế tốn chi tiết hàng hố ở Chi Nhánh Cơng ty Bút Bi Thiên Long được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch tốn như sau:
a. Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hố
- Căn cứ lập thẻ kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ do phịng kế tốn
đua xuống để tiến hành nhập-xuất kho hàng hố theo đúng số lượng ghi trong chứng từ. Cuối ngày thủ kho phân loại, kiểm tra chứng từ theo từng loại hàng hố rồi ghi vào số lượng nhập - xuất - tồn vào từng thẻ kho tương ứng
- Phương pháp ghi thẻ: Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho gồm các cột: chứng từ nhập (số, ngày), chứng từ
xuất (số, ngày), số lượng nhập, xuất, cột tồn kho và cột ghi chú. Thủ kho ghi các chỉ tiêu tương ứng với các cột ghi số lượng thực nhập, thực xuất và rút ra số
lượng tồn. Cuối ngày thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế tốn hàng hố và tiêu thụ. Mỗi mặt hàng được mở một thẻ kho.
b. Ở phịng kế tốn
Kế tốn tiến hành theo dõi hàng hố cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên các chứng từ ban đầu là phiếu nhập, phiếu xuất điều chuyển các hố đơn bán hàng thơng qua bộ phận quản lý hàng hố bằng máy vi tính.
Kế tốn chi tiết hàng hố ở Cơng ty sử dụng bảng kê chứng từ, sổ
chi tiết hàng hố và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hố. -Bảng kê chứng từ :
+Căn cứ lập: Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đơn giá bình quân. +Nội dung: Theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho hàng hố theo chỉ tiêu số lượng và giá vốn. Mỗi loại chứng từ được ghi vào “Bảng kê chứng từ”theo trình tự thời gian
+Phương pháp lập: Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho hàng hố, kế tốn lấy số lượng để ghi vào “Bảng kê chứng từ”.
- Sổ chi tiết hàng hố:
+ Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập kho, xuất kho hàng hố , và bảng kê chứng từ.
+Nội dung: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của các mặt hàng, các loại hàng hố của kho được tập hợp trong một quyển sổ và được lập cho từng tháng.
+Phương pháp lập: Hàng ngày kế tốn nhận được các chứng từ liên quan
đến nhập - xuất kho hàng hố, sẽ nhập các dữ kiện của chứng từ vào máy theo chỉ tiêu số lượng. Ngơn ngữ lập trình sẽ tự động vào sổ chi tiết. Cuối tháng khi bộ phận giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện của tháng đã tính xong cho bộ phận kế tốn hàng hố, kế tốn tiến hành ghi vào sổ chi tiết các chứng từ
nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Tại thời điểm cuối tháng tính số lượng tồn kho cho mỗi loại hàng hố. Ở dịng tồn đầu kỳ, số liệu được lấy từ dịng tồn cuối kỳ của