h. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.3.7Làm thủ tục thanh toán
Là một Công ty đã hoạt động từ lâu trong lĩnh vực xuất khẩu hàng nông sản Intimex có nhiều bạn hàng ở khắp mọi nơi trên thế giới, có những bạn hàng truyền thống và cũng có những bạn hàng mới giao dịch. Đối với mỗi loại đối tợng khách hàng Công ty có sự thoả thuận và yêu cầu thanh toán ở những phơng thức khác nhau để đảm bảo sau khi giao hàng Công ty sẽ nhận đợc tiền một cách nhanh chóng.
Phơng thức thanh toán mà Công ty thờng sử dụng là CAD, D/P, L/C. Trong đó phơng thức CAD đợc sử dụng nhiều nhất, có đến trên 50% hợp đồng đợc thanh toán bằng phơng thức này, 30% hợp đồng đợc thanh toán theo phơng thức D/P còn lại là thanh toán theo phơng thức L/C.
Thanh toán theo phơng thức CAD:
Công ty sau khi giao hàng thì lập bộ chứng từ và ngời mua sẽ thanh toán tiền cho Công ty khi họ nhận đợc chứng từ. Phơng thức thanh toán này có một rủi ro là nếu ngời mua không muốn nhận hàng nữa sẽ không cần nhận chứng từ trong khi hàng đã chuyển đi rồi. Tuy nhiên nó có một u điểm là Công ty sẽ nhận đợc tiền ngay nếu ngời mua muốn nhận hàng.
Thanh toán theo phơng thức D/P:
Công ty giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán chuyển cho ngân hàng của Công ty và nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở ngời mua. Ngân hàng mà Công ty thờng sử dụng trong các giao dịch quốc tế là ngân hàng Vietcombank. Ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng của ngời mua và nhờ ngân hàng đó thu hộ tiền ở ngời mua. Ngân hàng bên mua yêu cầu ngời mua trả tiền hối phiếu để nhận bộ chứng từ, nếu ngời mua thanh toán tiền thì mới trao bộ chứng từ gửi hàng để họ đi nhận hàng. Ngân hàng ngời mua trả tiền cho ngân hàng của Công ty và ngân hàng của Công ty lại thanh toán cho Công ty.
Theo phơng thức này quyền lợi của ngời bán vẫn có thể bị đe doạ nh ngời mua có thể không muốn nhận hàng và từ chối nhận chứng từ, trong khi hàng đã đợc gửi đi rồi. Thời gian thu tiền về còn quá chậm, vốn của Công ty bị ứ đọng.
Phơng thức tín dụng chứng từ:
Theo phơng thức này sau khi kiểm tra L/C của ngời mua thấy phù hợp với hợp đồng Công ty sẽ tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng Công ty sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiền cho ngời bán.
Phơng thức này có u điểm nổi bật là ngời bán chắc chắn sẽ đợc thanh toán nếu chứng từ của Công ty phù hợp với L/C nhng ngợc lại chỉ cần một sai sót nhỏ nếu không để ý sẽ dẫn đến rắc rối trong việc thanh toán có khi còn không thanh toán đ- ợc. Việc thanh toán bằng L/C của Công ty có nhiều khó khăn mà do đó phơng thức này ít đợc sử dụng nh: khi mở L/C có nhiều tập quán ở nớc ngời nhập khẩu mà Công ty không thoả mãn đợc; thời gian giao dịch bằng L/C qua nhiều công đoạn nên mất nhiều thời gian do đó chi phí sử dụng vốn lớn.
So với hai phơng thức trên thì thanh toán bằng L/C là đảm bảo nhất nhng cũng nhiều khó khăn nhất chính vì thế Công ty ít sử dụng.
2.3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Thông thờng công ty vấp phải khiếu nại do: chất lợng hàng hoá không phù hợp với hợp đồng hoặc việc giao hàng hoá chậm so với quy định. Công ty cũng khiếu nại ngời mua khi ngời mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng nh thanh toán chậm, thanh toán không đúng lịch trình, không chỉ định phơng tiện vận tải,... Khi khiếu nại xảy ra, công ty thờng đặt vấn đề hoà giải lên hàng đầu, thơng l- ợng để đi đến kết quả tốt cho cả hai bên. Nếu không thơng lợng đợc sẽ đa ra trọng tài kinh tế do hai bên thoả thuận. Phán quyết của trọng tài sẽ là đúng thẩm quyền
và giàng buộc cả hai bên. Phí trọng tài do bên thua chịu. Cho đến nay Công ty cha phải giải quyết những tranh chấp bằng cách đa ra trọng tài vì Công ty và đối tác luôn thoả thuận đợc với nhau để đi đến một cách giải quyết thoả đáng nhất.
Nh vây, qua phân tích, quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng với nớc ngoài, chúng ta thấy rằng đây là một quá trình phức tạp và thống nhất đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ phải nghiên cứu kỹ lỡng, cần mẫn để đạt đựơc hiệu quả và thu đợc tiền nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Trớc sự đổi mới của đất nớc, Công ty XNK Intimex đã vợt qua khó khăn do sự chuyển đổi sang cơ chế thị trờng cạnh tranh, năng động thực hiện nhiều thơng vụ với các bạn hàng trên thế giới Những gì công ty đã đạt đợc trong thời gian qua đã phần nào nói lên khả năng thích ứng của công ty trớc tình hình mới và đang không ngừng đi lên xứng đáng là một đơn vị XNK lớn, đứng đầu thành phố Hà Nội.