II. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN VẬT LIỆU CCDC Ở CƠNG TY
4.Kế tốn chi tiết VL-CCDC ở cơng ty Cầu 3 Thăng Long
Hạch tốn chi tiết VL - CCDC là một bộ phận quan trọng trong tổ chức cơng tác kế tốn VL - CCDC. Một đặc điểm cơ bản ở cơng ty Cầu 3 Thăng Long là khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khá lớn. Vì vậy, việc tổ chức hạch tốn chi tiết vật liệu cơng cụ dụng cụ ở cơng ty cũng rất phức tạp.
Hiện nay, phương pháp kế tốn chi tiết VL - CCDC đang được áp dụng tại cơng ty là phương pháp ghi thẻ II, việc ghi sổ được tiến hành ở 2 nơi đĩ là ở kho và ở phịng kế tốn. Các căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hố đơn (GTGT) và các chứng từ khác.
4.1. Thủ tục nhập xuất kho VL - CCDC
a. Thủ tục nhập kho:
Ở cơng ty Cầu 3 Thăng Long việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phịng vật tư thiết bị đảm nhiệm. Khi cĩ nhu cầu về VL - CCDC, phịng vật tư thiết bị tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi VL - CCDC khi mua về đến cơng ty đều phải được tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.
VL - CCDC khi nhập kho phải dựa theo kế hoạch sản xuất của cơng ty và đồng thời đựa theo thiết kế của từng hạng mục cơng trình mà cơng ty được giao.
Khi VL - CCDC mua về theo đúng kế hoạch, về đến kho thì cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ phịng kỹ thuật kiểm tra đo đếm về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và đơn giá. Đặc biệt là kiểm tra kỹ về nhãn mác, nơi sản xuất, thời hạn sử dụng, thời gian bảo hành, các hố đơn hợp pháp kèm theo... sau đĩ ghi vào sổ lưu theo dõi. Khi đạt yêu cầu phịng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và cho thủ kho nhập số vật liệu đĩ đồng thời ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho.
Trong trường hợp nguyên vật liệu nào cần phải thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định lại, phịng vật tư thiết bị cùng với phịng kỹ thuật giải quyết các thủ tục ngay trước khi mang đi sử dụng.
Phiếu nhập kho phải được lập thành 3 liên: - Một liên lưu ở phịng vật tư thiết bị.
- Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế tốn vật liệu ghi vào sổ chi tiết.
- Một liên giao cho cán bộ vật tư (người cung tiêu) kèm theo hố đơn khi thanh tốn.
Tất cả các chứng từ đều phải đầy đủ chữ kỹ theo quy định hiện hành. Sau khi tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho cĩ trách nhiệm sắp xếp các loạt vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
Cĩ thể khái quát quá trình tự nhập kho vật liệu ở cơng ty Cầu 3 Thăng Long theo sơ đồ sau:
Vật liệu Ban kiểm
nghiệm vật tư Phịng vật tư làm thủ tục và viết phiếu nhập Kho Hố đơn
Ví dụ:
Minh hoạ quá trình nhập kho ở cơng ty cĩ các hố đơn:
Ví dụ: Minh hoạ quy trình nhập nguyên vật liệu ở cơng ty Cầu 3 Thăng Long trong tháng 1/2000.
Cơng ty đã mua xi măng Chifon Hải Phịng PC 30 của cơng ty TNHH Tân Mai - kế tốn đã nhận được các chứng từ sau từ kho gửi lên:
- Hố đơn GTGT - biểu số 01 - Phiếu nhập kho - biểu số 02
Biểu số 01.
HỐ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số 01 GTGT-3LL Ngày 10 tháng 1 năm 2000 BA 199-B
No: 013651
Đơn vị bán: cơng ty TNHH Tân Mai
Địa chỉ: 33C Cát Linh - Hà Nội Số TK: 36110089 Điện thoại: 04.7332790 Mã số: 0100109001 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Sáu
Địa chỉ: Cơng ty cầu 3 Thăng Long Số tài khoản: 73001-00011 Hình thức thanh tốn: Ngân hàng đầu tư và phát
triển Thăng Long
Mã số: 0100104517-1 STT Tên hàng hố dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Xi măng Chinpon PC 30 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tấn 70 722.727 50.590.890
Cộng tiền hàng: 50.590.890 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 50.59.089
Tổng cộng tiền thanh tốn: 55.650.000
Số tiền viết bằng chữ = Năm mươi lăm triệu, sáu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế tốn trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên)
Theo chế độ của luật thuế mới, thuế GTGT áp dụng từ ngày 01-01-1999. Cơng ty thuộc loại hình doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ cho nên khi mua VL - CCDC đầu vào cơng ty phải chịu thuế GTGT, phần thuế này được viết riêng trên hố đơn và được cộng vào tiền hàng mà cơng ty phải trả cho người bán. Với hố đơn này được lấy làm căn cứ để thủ kho lập phiếu nhập kho, để kế tốn tiến hành ghi sổ.
* Phần giá trị vật tư mua vào được ghi trên phiếu nhập kho sẽ là giá mua chưa cĩ thuế GTGT.
Biểu số 02:
Đơn vị: cơng ty Cầu 3 Thăng Long PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 1 năm 2000 \Mẫu số 01-VT Họ và tên người giao hàng: Cơng ty TNHH Tân Mai QĐ số 1141-
TC/CĐKT Theo hợp đồng số 034513 ngày 2/1/2000
của Cơng ty TNHH Tân Mai. 33C Cát Linh - HN
Ngày 1-1-1995 của BTC
Nhập tại kho: cơng ty Cầu 3
Số lượng ST T Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D (1) (2) (3) 4 = 2 x 3 1 Xi măng Chinpon Hải Phịng PC 30 tấn 70 70 722.727 50.590.890 Cộng 50.590.890 Nhập ngày 10 tháng 1 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị (ký ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký ghi rõ họ tên) Người giao hàng (ký ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký ghi rõ họ tên)
* Phần thuế GTGT trên hố đơn sẽ được kế tốn phản ánh riêng trên sổ cái TK 133.
- Thuế GTGT được khấu trừ hàng hố dịch vụ, sau khi kế tốn nhận được hố đơn bán hàng và phiếu nhập của thủ kho gửi lên.
b. Thủ tục xuất kho:
Trong quá trình sản xuất, VL - CCDC được xuất kho với nhiều mục đích khác nhau, cĩ thể xuất kho VL - CCDC để phục vụ cho sản xuất, hay xuất trả người cho thuê... Do đĩ khi tiến hành xuất kho VL - CCDC phải tuân theo những thủ tục nhất định.
Khi cĩ nhu cầu cần dùng đến VL - CCDC các bộ phận cần sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư rồi đưa nên phịng vật tư thiết bị. Tuỳ vào nhu cầu đĩ cĩ hợp lý hay khơng và số lượng hiện cịn ở trong kho mà phịng vật tư thiết bị sẽ làm thủ tục để xuất kho VL - CCDC.
Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên. - Một liên lưu ở phịng vật tư thiết bị.
- Một liên giao cho đối tượng sử dụng mang xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho vào cột thực xuất kho, đồng thời ghi vào thẻ kho và cuối tháng tập hợp chứng từ chuyển cho phịng kế tốn.
Bên cạnh đĩ, trước khi viết phiếu xuất kho thì VL - CCDC xuất kho phải được dựa trên thiết kế được giám đốc duyệt cho từng hạng mục cơng trình và đơn vị phải căn cứ vào kế hoạch và tiên lượng vật tư để duyệt theo nguyên tắc: đảm bảo về số lượng, chủng loại, quy cách. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ % giá trị sử dụng cịn lại (nếu là vật tư luân chuyển). ở kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu cơng cụ dụng cụ cho đối tượng cần sử dụng và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất kho.
Khi xuất vật tư phải đúng đối tượng, sử dụng ngay, chữ ký nhận trong phiếu xuất phải là người cĩ trách nhiệm trước giám đốc. Đồng thời các chứng từ của phiếu xuất kho phải đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành.
Ngày 11/1/2000 cơng ty xuất kho xi măng PC30 dùng vào việc đổ bê tơng trục P2 cho cơng trình cầu Đáp Cầu, phịng vật tư thiết bị sau khi nhận lệnh xuất kho đã lập phiếu xuất kho. Đơn vị sản xuất cĩ nhu cầu lĩnh vật tư mang phiếu xuất kho cĩ nội dung như sau:
Biểu số 03:
PHIẾU XUẤT KHO
Số 02/1
Mẫu số 02-VT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 11tháng 1 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Nợ: 621 Ngày 1-11-1995 của BTC Cĩ: 152
Họ và tên người nhận hàng; chị Hương - tổ trộn trụ P2 Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất trong tháng
Xuất tại kho: chị Hải
Số lượng S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 1 Xuất kho xi măng Chinpon Hải Phịng PC 30 Tấn 70 70 722727 50.590.890 Cộng 50.590.890
Cộng thành tiền (bằng chữ): năm mươi triệu, năm trăm chín mươi ngàn, tám trăm chín mươi đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị (ký...) Kế tốn trưởng (ký...) Phụ trách cung tiêu (ký...) Người nhận (ký...) Thủ kho (ký...)
4.2. Phương pháp kế tốn chi tiết VL-CCDC:
Với phương pháp ghi thẻ II, việc theo dõi chi tiết nhập khẩu tìm các loại vật liệu dược tổ chức cả ở kho và ở phịng kế tốn. Nội dung phương pháp này như sau:
* ở kho:
Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại VL-CCDC được theo dõi trên một thẻ kho và được thủ kho xếp theo từng loại, từng nhĩm để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Khi nhận chứng từ N-X VL-CCDC thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập thực xuất từ chứng từ vào thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho tiến hành sắp xếp lại chứng từ, hàng tuần gửi các chứng từ đĩ cho phịng kế tốn. Cuối tháng, thủ kho và kế tốn VL-CCDC đối chiếu tình hình N-X-T kho VL-CCDC.
Ví dụ. Tính thẻ kho vật liệu cĩ tên là xi măng.
Trong tháng 1, ngày 11/1/2000 cơng ty cầu 3 Thăng Long đã nhập kho 13.000 kg xi măng PC40 với đơn giá 811,82 đ/kg thủ kho nhận được phiếu nhập kho số 131. Cũng trong ngày, cơng ty đã xuất kho 10.000 kg xi măng PC 40 với đơn giá 811,42 đ/kg, thủ kho đã nhận được phiếu xuất kho số 171.
Biểu số 04: THẺ KHO
Mẫu số 06 - VT
Ngày lập thẻ 11/1/2000 QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Số: 01 Ngày 1-1-1995 của BTC
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: xi măng Chinpon PC 40 Đơn vị tính: kg
Mã số....
Chứng từ Số lượng
STT S N Diễn giải Ngày NX Nhập Xuất Tồn Ký nhận kế tốn Tồn đầu kỳ 1 131 11/1 Nhập kho cơng ty cầu 3 Thăng Long 13.000 2 171 11/1 Xuất cho chị Hương 10.000 Tổng cộng 13.000 10.000 Tồn cuối kỳ 3.000 * ở phịng kế tốn:
Định kỳ cuối tháng kế tốn VL-CCDC xuống kho để nhận chứng từ N-X. Sau đĩ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho về số lượng. Sau khi kiểm tra hồn chỉnh, đầy đủ và cơng nhận việc ghi chép của thủ kho là chính xác thì kế tốn ký vào cột cuối cùng trên thẻ kho và nhận chứng từ về tiến hành phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất theo từng thứ, từng loại VL - CCDC, sau đĩ ghi vào sổ chi tiết nhập - xuất tương ứng.
- Sổ chi tiết nhập - xuất VL - CCDC được mở hàng năm, mỗi loại VL CCDC chủ yếu kế tốn mở sổ chi tiết vật liệu - CCDC riêng để theo dõi. Mỗi chứng từ như trên được ghi vào một dịng trên sổ chi tiết nhập - xuất VL - CCDC theo trình tự thời gian. Sổ chi tiết VL - CCDC cĩ kết cấu giống như thẻ
kho nhưng được thêm một số cột để theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế tốn cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Đồng thời làm căn cứ đối chiếu với kế tốn tổng hợp để tính giá VL - CCDC xuất kho và VL - CCDC tồn kho cuối kỳ bằng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập sau đĩ căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số cịn lại được tính theo đơn giá của lần nhập sau. Tức là giá thực tế của VL - CCDC tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của VL - CCDC thuộc các lần mua sau cùng.
VD: ở sổ chi tiết VL TK 152: xi măng
Tồn đầu tháng 2/2000: SL = 3000 kg, đơn giá = 811,82 đ/kg, thành tiền = 2.435.400 đ.
Nhập ngày 2/2/2000: SL = 36.600 kg, đơn giá = 875 đ/kg, thành tiền = 32.025.000 đ.
Xuất ngày 2/2/2000: SL = 20.660 kg.
+ Lượng xi măng tồn đầu tháng và nhập trong ngày 2/2/2000 là: 3000 + 36.600 = 39.600 kg.
+ Giá thực tế xi măng tồn đầu tháng và nhập trong ngày 2/2/200 là: 2.435.460 + 32.025.000 = 34.460.460 đ
+ Giá thực tế xi măng xuất trong ngày 2/2//2000: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(3000 kg x 811,82 đ/kg) + (17.660 kg x 875 đ/kg) = 17.887.960đ + Số xi măng tồn ngày 2/2/2000 là:
39.600 - 20.660 = 18.940 kg.
+ Giá thực tế xi măng tồn ngày 2/2 là: 18.940 kg x 875 đ/kg = 16.572.500 đ
Biểu số 5:
Đơn vị: Cơng ty SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Cầu 3 - Thăng Long Tên vật tư: Xi măng Chinpon PC 40 Đơn vị tính: Kg
Kho: Cơng ty cầu 3 - Thăng Long ST T Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú S N SL Đ G TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 3000 811,8 2 2.435.46 0 1 137 2.2.200 Nhập kho cơng ty C3 36.600 875 32.0 25.0 00 39.6 00 34.460.4 60 2 149 2.2.200 Xuất cho anh Hải 20.6 60 17.8 87.9 60 18.9 40 16.572.5 00 Cộng 36.660 32. 025 .00 0 20.6 60 17.8 87.9 60 18.9 40 16.57 2.500