I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CƠNG TY
1. Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty
Cơng ty Cầu 3 Thăng Long (trước đây là XNXD cầu 3) là doanh nghiệp nhà nước được thành lập ngày 15/10/1969 thuộc Tổng cục Đường sắt với nhiệm vụ bảo đảm giao thơng trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước. Đến năm 1974 Bộ Giao thơng vận tải quyết định chuyển về liên hiệp các xí nghiệp XD cầu Thăng Long (nay là Tổng Cơng ty XD Thăng Long).
Ngày 3/1/1995 Cơng ty Cầu 3 Thăng Long được nhà nước cơng nhận là doanh nghiệp nhà nước loại I với quyết định số 03 QĐ/TCCB-LĐ. Tháng 3/1997, sau gần 3 năm hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty đã được Bội GTVT ra quyết định duyệt ngày 1/1/1992 là: 2698 triệu đồng, với ngành nghề kinh doanh chính là:
- XD mới các cầu đường bộ, đường sắt - XD cảng sơng, cảng biển và sân bay
- XD các cơng trình cơng nghiệp và dân dụng
- Thi cơng nền mĩng đặc biệt như: cầu Thăng Long, cầu bến Thuỷ, cầu sơng Gianh, cầu sơng Mã, cầu Lai Vu Hải Dương, cảng dầu Cát Lái, cảng Lotu TP HCM, nhà ga sân bay quốc tế Nội Bài...
Hiện nay Cơng ty Cầu 3 Thăng Long đang xây lắp một số cơng trình như: cầu Quang Trung - Cần Thơ, cầu Săng Trắng - Cần Thơ, cầu Trường Xuân - Quảng Ngãi, cầu Chợ Thượng - Hà Tĩnh, cầu Hàm Rồng - Thanh Hố, cầu Đoan Vũ - Ninh Bình, cầu Vát - Hải Dương, cầu Đáp Cầu - Bắc Giang...
Ngồi những cơng trình lớn trên, Cơng ty cịn tham gia XD các cơng trình cầu ở các vùng nơng thơn trên phạm vi tồn quốc nhằm thúc đẩy kinh tế vùng nơng thơn miền núi phát triển theo nhịp độ phát triển của đất nước. Năm 1989 cùng với việc nhà nước xố bỏ cơ chế tập trung quan liệu bao cấp, Cơng ty Cầu 3 Thăng Long đã nhanh chĩng tổ chức lại sản xuất, kiện tồn lại cơ cấu tổ chức, tiếp cận với thị trường, tham gia các hoạt động đấu thầu kể cả trong nước và quốc tế đầu tư cơng nghệ và thiết bị phù hợp với điều kiện của Cơng ty, khơng ngừng hồn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, sử dụng và khai thác tối đa nguồn vật tư, lao động và thiết bị sẵn cĩ để đưa vào quá trình SXKD tạo hiệu quả kinh tế. Mặt khác, tăng cường sự liên doanh liên kết nhằm tăng cường sức mạnh trong việc tham gia dự thầu xây lắp các cơng trình.
Nhờ cĩ sự phấn đấu vươn lên trong những năm qua, trong cơ chế thị trường, Cơng ty đã tiếp thu được nền KH kỹ thuật hiện đại của ngành cầu đường Việt Nam, cĩ đội ngũ cơng nhân lành nghề, cĩ lực lượng cán bộ kỹ thuật, quản lý kinh tế vững mạnh, thiết bị được đổi mới, đời sống của cán bộ cơng nhân viên ngày càng được nâng cao. Điều đặc biệt là khi mới thành lập Cơng ty chỉ cĩ một lượng vốn nhỏ do ngân sách nhà nước cấp. Đến nay đã cĩ một lượng tài sản đồ sộ - khơng những được bảo tồn mà cịn được phát triển ngày càng lớn hơn, cụ thể:
Tổng tài sản: 60.052.941.082 đồng.
Trong đĩ: TSLĐ & ĐTNH: 46.371.278.865 đồng TSCĐ & ĐTDH: 13.681.622.217 đồng
Một số chỉ tiêu chủ yếu được thể hiện qua các năm
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999 Tổng sản lượng đồng 44.100.000.000 61.159.000.000 95.015.000.000 Tổng doanh thu đồng 37.053.929.045 57.428.253.186 76.012.236.152 Nộp ngân sách đồng 1.297.566.597 1.855.210.850 5.072.236.000 Bình quân thu nhập người/tháng đồng 1.036.000 1.100.000 1.200.000 Tổng số CBCNV người 557 685 685 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất tại Cơng ty Cầu 3 Thăng Long
Cơng ty Cầu 3 Thăng Long là một đơn vị XD cơ bản ngành cầu, với ngành nghề chính là XD các cơng trình giao thơng trên phạm vi tồn quốc như cầu, cảng, đường bộ... Với năng lực và thiết bị máy mĩc hiện cĩ của mình, cơng ty đã được Bộ và cơ quan chủ quản giao cho thi cơng những hạng mục cơng việc khĩ khăn nhất trong cơng việc XD các cơng trình cầu như: thi cơng các trụ cầu giữa sơng sâu, thi cơng các dầm khung T cĩ khẩu độ lớn, thi cơng dầm bê tơng liên tục bằng phương pháp đúc hàng...
Do đĩ, đặc điểm sản xuất của cơng ty là: - Giá trị cơng trình lớn
- Sản phẩm được XD theo đơn đặt hàng - Sản phẩm đơn chiếc
- Thời gian thi cơng kéo dài
- Tỷ trọng TSCĐ và NVL chiếm từ 70%-80% giá thành cơng trình.
- Thiết bị thi cơng khơng cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Thiết bị thi
cơng đa dạng ngồi những thiết bị thơng thường cịn phải cĩ những thiết bị đặc chủng mới thi cơng được như: búa đĩng cọc, xe tải cĩ trọng tải lớn, thiết bị nổi đĩng cọc canơ, xà lan, hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác...
- Ngồi ra Cơng ty cịn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khách quan trong quá trình thi cơng như:
+ Chịu ảnh hưởng của chính sách chế độ của nhà nước, do quá trình thi cơng kéo dài, tình hình thiếu vốn trầm trọng, các cơng trình cĩ vốn đầu tư nước ngồi thì áp dụng giá cố định trong khi đĩ giá cả vật tư hàng hố biến động thất thường đã làm ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của Cơng ty.
3. Quy trình cơng nghệ sản xuất
Vì sản phẩm của cơng ty được sản xuất theo đơn đặt hàng, do đĩ quá trình sản xuất được tiến hành theo cơng đoạn bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị sản xuất bao gồm: lập dự tốn cơng trình, lập kế hoạch
sản xuất, kế hoạch mua sắm vật liệu, chuẩn bị vốn... để thi cơng cơng trình và các trang thiết bị chuyên ngành phục vụ cho việc thi cơng.
Bước 2: Thi cơng XD, quá trình thi cơng được tiến hành cơng đoạn điểm
dừng kỹ thuật, mỗi lần kết thúc 1 giai đoạn lại tiến hành nghiệm thu.
Bước 3: Hồn thiện cơng trình, bàn giao cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng.
4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại Cơng ty Cầu 3 Thăng Long 3 Thăng Long
* Giám đốc: Là người chỉ huy cao nhất, lãnh đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cơ quan chủ quản về mọi hoạt động SXKD của đơn vị mình, điều động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, đồng thời là người đại diện cho Cơng ty ký kết các hợp đồng.
* Các phĩ giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về mọi hoạt động trong Cơng ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc những việc mình phụ trách.
* Phịng kỹ thuật:
- Tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật nhận thiết kế, trên cơ sở đĩ lập biện pháp thi cơng cụ thể cho từng cơng trình và từng hạng mục cơng trình. Lập
cơng nghệ chi tiết, phát hiện những sai sĩt trong thiết kế để xử lý, đồng thời giám sát cơng trình thi cơng, đảm bảo chất lượng cơng trình.
- Tổ chức lập biện pháp thi cơng, lập dự tốn cơng trình, khai thác các nguồn lực sẵn cĩ của Cơng ty phục vụ cho thi cơng như: vật tư, máy mĩc, thiết bị...
- Lập tiêu lượng định mức vật tư thiết bị giao cho phịng vật tư thiết bị tổ chức thực hiện trước khi khởi cơng cơng trình.
- Tổng hợp tài liệu, lập hồ sơ hồn cơng, nghiệm thu thanh tốn cơng trình.
* Phịng kế hoạch:
- Lập các kế hoạch tháng, quý, năm, tiến độ thi cơng, tham mưu điều hành sản xuất theo kế hoạch, lập dự tĩn kinh tế.
- Tổ chức giao khốn, lập kế hoạch điều động thiết bị cho các cơng trình đảm bảo phù hợp với tiến độ thi cơng.
- Tổ chức cơng tác thống kê, thơng tin kinh tế, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch. Đồng thời phối hợp với các phịng ban cĩ liên quan để làm thủ tục bàn giao, thanh tốn khi hồn thành cơng trình.
* Phịng tài vụ - (tài chính - kế tốn)
Nhiệm vụ chính của phịng là chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong doanh nghiệp, sử dụng đúng mục đích cĩ hiệu quả các nguồn vốn.
- Giúp giám đốc quản lý kinh tế và thực hiện giám sát bằng đồng tiền quá trình SXKD.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, cập nhật lên bảng kê và hạch tốn kế tốn. Vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế tốn thống kê nhà nước ban hành. Đồng thời làm báo cáo quyết tốn hàng năm, quí, báo cáo với nhà nước.
- Giải quyết vốn phục vụ cho sản xuất kịp thời, thanh quyết tốn khối lượng cơng trình.
- Lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư XDCB, kế hoạch mua sắm TSCĐ, trích khấu hao & sử dụng quỹ khấu hao của cơng ty.
- Thanh tốn với ngân hàng, ngân sách và các đối tượng cĩ liên quan đến hoạt động tài chính của Cơng ty.
* Phịng vật tư thiết bị:
- Tham mưu cho giám đốc chuẩn bị vật tư và thiết bị phục vụ sản xuất theo định mức và tiên lượng của từng cơng trình do phịng kỹ thuật cấp. Mua và cấp phát vật tư theo kế hoạch và định mức được duyệt, thu hồi vật tư thiết bị của các cơng trình đã hồn thành.
- Phân cấp quản lý vật tư thiết bị cho các đội sản xuất - Điều động vật tư thiết bị theo tiến độ thi cơng
- Quản lý quá trình sử dụng vật tư thiết bị tại kho và các cơng trình - Lập kế hoạch bảo dưỡng trung tu và đại tu thiết bị
- Xác định mức cấp phát nhiên liệu
- Kiểm tra lập kế hoạch thanh lý TSCĐ - Thanh lý quyết tốn vật tư thiết bị
* Phịng tổ chức:
- Xây dựng nội quy, quy chế cho cơng tác quản lý, xác định chế độ cơng tác, làm việc và mối quan hệ cơng tác giữa các bộ phận trong Cơng ty.
- Thi hành các chính sách, chế độ với CBCNV
- Quản lý hồ sơ CBCNV, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng thơi việc, đề bạt khen thưởng... để giám đốc ra quyết định.
Do sản phẩm của Cơng ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng. Vì vậy, Cơng ty Cầu 3 Thăng Long tổ chức các bộ phận sản xuất thành các đơn vị xây lắp tổng hợp cĩ thể đảm nhiệm tất cả các phần cơng việc của một cơng trình, đứng đầu là chỉ huy trưởng cơng trình chịu trách nhiệm điều hành sản xuất theo khối lượng cơng việc được giám đốc giao, quản lý tồn bộ tài sản của đơn vị mình và chịu trách nhiệm vật chất về tài sản của đơn vị trước giam đốc Cơng ty.
Lãnh đạo Cơng ty trực tiếp chỉ đạo các đơn vị xây lắp, các đơn vị này nhận nhiệm vụ và triển khai thực hiện theo sự điều hành của ban giám đốc Cơng ty.
Khi hợp đồng kinh tế được thực hiện, giám đốc giao nhiệm vụ cụ thể cho một đơn vị xây lắp thực hiện thi cơng, đồng thời cung cấp cho đơn vị đầy đủ các yếu tố của quá trình sản xuất như: vốn, vật tư, thiết bị, nhân cơng... đảm bảo cho cơng trình được hồn thành đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng thiết kế.
5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn
Do đặc điểm ngành nghề sản xuất diễn ra trên địa bàn rộng nên Cơng ty Cầu 3 Thăng Long tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, nghĩa là: tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty được làm tập trung trên phịng kế tốn từ khâu xử lý chứng từ, ghi sổ kế tốn chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp đến lập báo cáo kế tốn và phân tích số liệu. Bên cạnh đĩ ở mỗi đơn vị sản xuất được bố trí một nhân viên thống kê với nhiệm vụ: thống kê tình hình hiện cĩ và sự biến động của tồn bộ tài sản của đơn vị mình về mặt số lượng để phục vụ cho cơng tác kế tốn và quản lý kinh tế của Cơng ty. Định kỳ cuối tháng gửi các báo cáo về phịng kế tốn cơng ty như:
- Báo cáo về lao động tiền lương
- Báo cáo về thực hiện kế hoạch sản lượng - Báo cáo về tình hình mua bán sử dụng vật tư - Báo cáo về tình hình sử dụng máy mĩc thiết bị.
Đồng thời thu thập tổng hợp các chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gửi về phịng kế tốn để tiến hành hạch tốn kế tốn theo các nghiệp vụ kinh tế.
Sơđồ tổ chức phịng tài vụ - Cơng ty Cầu 3 Thăng Long
Bộ máy kế tốn của Cơng ty gồm 6 người với các chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau:
* Kế tốn trưởng:
- Phụ trách chung, thay thế các nhân viên - khi họ tới cơng trường - trừ thủ quĩ.
- Giúp giám đốc quản lý sản xuất kinh doanh và XD Cơng ty ngày càng phát triển, chịu trách nhiệm trước Cơng ty và nhà nước về các hoạt động kế tốn, tài chính trong quá trình SXKD đảm bảo cĩ kết quả và phù hợp với chính sách của Nhà nước.
- Báo cáo kịp thời và trung thực kết quả SXKD với cấp trên, chấp hành các pháp lệnh kế tốn thống kê TC, chế độ kế tốn của Nhà nước,
* Kế tốn tổng hợp và tính giá thành
- Tập hợp số liệu, lập quyết tốn cơng trình, kiểm tra giám sát các số liệu kế tốn, tính tốn thanh tốn với Nhà nước và cấp trên, thay mặt kế tốn trưởng khi kế tốn trưởng vắng mặt và hướng dẫn nghiệp vụ kế tốn trong phịng.
- Cĩ nhiệm vụ theo dõi và hạch tốn TSCĐ, giá thành; lập các báo cáo tài chính tháng, quí, năm; chỉ đạo các nghiệp vụ kế tốn.
* Kế tốn VL và CCDC
- Tập hợp chi phí vật tư, hạch tốn TSCĐ, theo dõi quản lý sử dụng vật tư, giá cả thị trường qua khâu thanh tốn.
Kế tốn trưởng Kế tốn NVL và CCDC Kế tốn tiền lương, BHXH và thanh tốn nội bộ Kế tốn tổng hợp và tính giá thành Kế tốn tổng hợp và tính giá thành Thủ quỹ
- Cĩ nhiệm vụ theo dõi và hạch tốn tình hình nhập xuất VL, CCDC, thanh quyết tốn vật tư các cơng trình, vào sổ theo dõi thanh tốn với người bán và người cung cấp.
* Kế tốn lao động tiền lương, BHXH và thanh tốn nội bộ
Cĩ nhiệm vụ thanh tốn với các CNV về các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, thanh tốn các chế độ nghỉ phép và các chế độ cơng tác phí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...
* Kế tốn thanh tốn với ngân hàng và các đơn vị khác:
- Cĩ nhiệm vụ theo dõi và hạch tốn vốn bằng tiền tại ngân hàng và thanh tốn với ngân sách.
- Kế tốn các nghiệp vụ vay trả, thu chi qua ngân hàng.
* Thủ quỹ:
Cĩ nhiệm vụ theo dõi thu, chi tiền mặt hàng ngày; cuối tháng rút số dư trên sổ chi tiết quí, đồng thời báo cáo tồn quĩ theo qui định của chế độ kế tốn.
Đặc biệt phịng kế tốn Cơng ty cĩ sử dụng một hệ thống máy vi tính được cài đặt chương trình kế tốn mới đã giúp cho việc theo dõi hạch tốn kế tốn các hoạt động về tài chính của cơng ty một cách nhanh chĩng đầy đủ và thuận tiện.
Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi, trách nhiệm của từng nhân viên kế tốn, kế tốn trưởng cịn qui định rõ các loại chứng từ sử dụng trong kế tốn sổ sách, cách ghi chép, lưu trữ chứng từ, trình tự, thời hạn hồn thành của từng nội dung cơng việc, luơn cĩ sự phối hợp kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa kế tốn phần hành với nhau, giữa kế tốn trưởng với kế tốn viên.
II. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN VẬT LIỆU CCDC Ở CƠNG TY CẦU 3 THĂNG LONG TY CẦU 3 THĂNG LONG