IV. Tổ chức hạch tốn tổng hợp vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tại Cơng ty Dệt
2.Kế tốn tổng hợp xuất vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tại Cơng ty Dệt 8/3
8/3
2.1. Thủ tục và chứng từ xuất.
Đối với vật liệu, cơng cụ, dụng cụ xuất kho chứng từ kế tốn của cơng ty sử dụng là " phiếu xuất kho"
Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu cần xin lĩnh vật tư , xí nghiệp lập “phiếu xuất kho" với sự cho phép của người phụ trách vật liệu, cơng cụ, dụng cụ. Sau đĩ phiếu xuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Nếu bộ phận cung tiêu duyệt, người nhận sẽ xuống kho cùng thủ kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất, số lượng này chỉ được phép nhỏ hơn số lượng yêu cầu của xí nghiệp khi trong kho khơng đủ. Ngược lại, nĩ khơng được lớn hơn số lượng yêu cầu.
" Phiếu xuất kho" cĩ thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu, cơng cụ, dụng cụ cùng loại, cùng 1 kho, cùng sử dùng trong 1 sản phẩm hoặc 1
đơn đặt hàng. Phiếu lập thành 3 liên, 1 liên lưu lại trên cuốn sổ của xí nghiệp, 2 liên cịn lại thủ kho giữ để ghi thẻ và chuyển lên cho phịng kế tốn. Kế tốn vật liệu, cơng cụ, dụng cụ dùng 1 liên để ghi sổ, liên cịn lại giứđể cuối tháng gửi cùng với tệp: " Tình hình xuất, nhập, tồn", " Bảngliệt kê chứng từ nhập, xuất", " Tình hình xuất vật liệu, cơng cụ, dụng cụ " riêng cho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho và gửi xuống cho các xí nghiệp đối chiếu.
Đối với vật liệu, cơng cụ, dụng cụ xuất bán, kế tốn sử dụng chứng từ là " hố đơn kiêm phiếu xuất kho".
Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng, phịng kế hoạch tiêu thụ
của cơng ty lập " hố đơn kiêm phiếu xuất kho", phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đĩ chuyển cho phịng kế tốn, liên cịn lại giao cho phịng vật tư.
2.2. Kế tốn ghi sổ các nghiệp vụ xuất vật liệu phát sinh.
Hàng ngày , kế tốn thu nhận các chứng từ xuất kho, sau đĩ đối chiếu, kiểm tra và định khoản.
Ví dụ:
Theo phiếu xuất kho số 04 ngày 31/03/98 tại kho sắt thép ( bảng 2) , kế
tốn định khoản như sau: Nợ TK 621.3
Cĩ TK 152.2
Nhận xét:
Đối với vật liệu, cơng cụ, dụng cụ nhập kho, tại phịng kế tốn chỉ biết
được số thực nhập trên " phiếu nhập kho ". Xong khơng biết được trong sốđĩ cĩ bao nhiêu vật liệu, cơng cụ, dụng cụ chất lượng khơng đảm bảo, khơng đúng quy cách, phẩm chất,...vì do hầu hết nhập kho vật liệu, cơng cụ, dụng cụ đều khơng qua kiểm nghiệm.
Do cuối tháng các xí nghiệp lại nhận được thêm 1 liên của " phiếu xuất kho ", cho nên các xí nghiệp đều giữ 2 liên của phiếu xuất kho. Đây là một điều khơng cần thiết bởi vì các xí nghiệp chỉ cần giữ 1 liên là đủ, sau đĩ đối chiếu với " bảng tình hình xuất kho vật tư ", " bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất "...và liên cịn lại nên gửi cho phịng vật tưđể theo dõi tình hình xuất vật liệu, cơng cụ, dụng cụ.