IV. Tổ chức hạch tốn tổng hợp vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tại Cơng ty Dệt
1.1.Thủ tục và chứng từ nhập
Đối với vật liệu, cơng cụ, dụng cụ mua ngồi, chứng từ mà kế tốn sử
Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật liệu, cơng cụ, dụng cụ cho dự trữ và cho sản xuất dựa vào yêu cầu dự trữ và sản xuất của cơng ty. Phịng xuất, nhập khẩu thăm dị, tìm kiếm thị trường vật liệu, cơng cụ, dụng cụ sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, trên cơ sở " hố đơn đỏ” và các chứng từ liên quan (nếu cĩ ), bộ phận cung ứng sẽ lập " Phiếu nhập kho ". Phiếu này lập 3 liên, cĩ thể lập cho 1 hoặc nhiều thứ vật liệu, cơng cụ, dụng cụ cùng loại, cùng 1 lần giao nhận và cùng 1 kho.
Dựa vào " phiếu nhập kho" kế tốn, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm kê vật liệu, cơng cụ, dụng cụ . Sau đĩ thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào cột thực nhập trên "phiếu nhập kho". Phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại bộ phận cung ứng, 1 liên cùng với "hố đơn đỏ" sẽđược gửi lên cho kế
tốn thanh tốn với người bán để ghi sổ và theo dõi, liên cịn lại thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho và chuyển lên cho kế tốn vật liệu, cơng cụ, dụng cụđể kiểm tra,
định khoản và đưa dữ liệu vào máy.
Các khoản phải trả người bán được theo dõi trên “Nhật ký- chứng từ số
5”, và theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp trên " sổ chi tiết số 2". “Nhật ký - chứng từ số 5” và “sổ chi tiết số 2” được mở theo từng tháng.
Trường hợp hàng mua ngồi cĩ tính chất đặc biệt như: vịng bi, trục... khi nhập kho phải lập ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm phải được phản ánh vào " biên bản kiểm nghiệm" như sau: ( Bảng 6 )
Đối với vật liệu tự chế nhập kho, vật liệu khơng dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của cơng ty là " phiếu nộp kho" do bộ phận cĩ vật liệu nhập kho lập. Phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên giao cho phịng cung ứng vật tư, liên cịn lại giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phịng kế tốn.