10.1.1. Biểu đồ phụ tải nguồn lực
Khỏi niệm: Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ỏnh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết
theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng cụng việc hoặc toàn bộ vũng đời dự ỏn. Biểu đồ phụ tải nguồn lực cú những tỏc dụng chủ yếu sau đõy:
- Trỡnh bày bằng hỡnh ảnh nhu cầu cao thấp khỏc nhau về một loại nguồn lực nào đú trong từng thời đoạn.
- Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất cung ứng nguyờn vật liệu, nguồn lực cho dự ỏn. - Là cơ sở để cỏc nhà quản lý dự ỏn điều phối, bố trớ hợp lý nhu cầu nguồn lực.
Phương phỏp xõy dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực: Kỹ thuật xõy dựng mạng cụng việc
PERT/CPM và sơ đồ GANTT là những phương phỏp cơ bản được ứng dụng để xõy dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực. Kỹ thuật PERT/CPM điều chỉnh là cụng cụ hữu hiệu trong phõn tớch quản lý cỏc nguồn lực. Cỏc bước xõy dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực gồm:
Bước 1: Xõy dựng sơ đồ PERT/CPM
Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh Bước 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực
Chương 10: Phõn phối nguồn lực cho dự ỏn đầu tư
Bảng 10.1 – Thời gian và nguồn lực dành cho dự ỏn Cụng việc Cụng việc trước Thời gian (ngày) Số lập trỡnh viờn cần thiết (người) a - 10 1 b - 6 1 c - 5 1 d a 4 1 e c 3 1 Yờu cầu:
1. Xõy dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực
2. Hóy sắp xếp cụng việc sao cho đảm bảo tiến độ thời gian dự ỏn trong điều kiện nguồn lực hạn chế (chỉ cú 2 lập trỡnh viờn)
Trước hết vẽ sơ đồ PERT
a (10) d(4) b(6)
c(5) e(3)
Hỡnh 10.1 – Sơ đồ PERT của dự ỏn
Đường găng của dự ỏn là đường a + d dài 14 ngày. Nếu cú 3 lập trỡnh viờn thỡ thời gian hoàn thành dự ỏn sẽ là 14 ngày. Trờn cơ sở sơ đồ PERT ta cú sơ đồ PERT điều chỉnh
Cụng việc
c(5) e(3)
b(6)
a(10) d(4)
5 8 12 14 Thời gian
Chương 10: Phõn phối nguồn lực cho dự ỏn đầu tư
Sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh khỏc với biểu đồ GANTT ở chỗ, trong sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh một sự kiện cú thể được vẽ nhiều lần và cỏc đường đứt nột phản ỏnh thời gian dự trữ của tuyến đường.
Dựa vào sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh, thiết lập sơ đồ phụ tải nguồn lực.
Lao động
c(5,1) e(3,1) b(6,1)
a(10,1) d(4,1)
5 8 10 14 Thời gian Hỡnh 10.3 – sơ đồ phụ tải nguồn lực
Chỳ ý khi vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực phải đảm bảo được thứ tự trước sau của cỏc cụng việc và cần phõn phối nguồn lực cho đường găng trước. Theo sơ đồ trờn, để thực hiện dự ỏn theo đỳng tiến độ 14 ngày, cần phải cú 3 lập trỡnh viờn làm việc trong khoảng thời gian từ khi bắt đầu dự ỏn đến hết ngày thứ 6, hai người thực hiện cỏc cụng việc e và a trong 2 ngày từ ngày 7 đến hết ngày thứ 8 và chỉ cần một người thực hiện dự ỏn trong thời gian cũn lại từ ngày thứ 10 đến hết ngày 14.
10.1.2. Sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực
Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ỏnh mức cầu cao thấp khỏc nhau về nguồn lực nào đú trong cỏc thời kỳ thực hiện tiến độ dự ỏn. Trờn cơ sở biểu đồ này cú thể thực hiện điều chỉnh đều nguồn lực. Điều chỉnh đều nguồn lực là phương phỏp tối thiểu húa mức khỏc biệt về cầu nguồn lực giữa cỏc thời kỳ bằng cỏch dịch chuyển cụng việc trong phạm vi thời gian dự trữ của nú với mục tiờu khụng làm thay đổi ngày kết thỳc dự ỏn.
Tỏc dụng của phương phỏp điều chỉnh đều nguồn lực:
- Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nờn dự ỏn cú thể giảm thiểu mức dự trữ vật tư hàng húa liờn quan và giảm chi phớ nhõn cụng.
- Tạo điều kiện cho cỏc nhà quản lý dự ỏn chủ động đặt hàng khi sắp cạn kho vào cỏc thời điểm cố định, định kỳ.
- Cú thể ỏp dụng chớnh sỏch quản lý dự trữ linh hoạt kịp thời (Just in Time).
Chương 10: Phõn phối nguồn lực cho dự ỏn đầu tư
Bảng 10.2 – Thời gian và nguồn lực của dự ỏn Cụng việc Cụng việc
trước
Thời gian (ngày)
Yờu cầu lao động (người)
a - 2 2
b - 3 2
c - 5 4
Yờu cầu xõy dựng Biểu đồ phụ tải và thực hiện điều chỉnh đều nguồn lực để đỏp ứng yờu cầu chỉ cú 6 người làm việc thường xuyờn trong suốt vũng đời dự ỏn.
Cụng việc
a
b
c
2 5 Thời gian Hỡnh 10.4 - Sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh Lao động
a(2,2)
b(2,3)
c(4,5)
2 3 5 Thời gian
Chương 10: Phõn phối nguồn lực cho dự ỏn đầu tư
Từ đõy cho thấy, số cụng nhõn cần nhiều nhất là 8 người trong 2 ngày đầu, thấp nhất là 4 người trong 2 ngày cuối cựng của dự ỏn. Đứng trờn phương diện quản lý lao động, cỏc nhà quản lý dự ỏn mong muốn làm sao giảm thiểu mức chờnh lệch nhu cầu lao động giữa cỏc thời kỳ. Yờu cầu này cú thể thực hiện được bằng phương phỏp điều chỉnh đều nguồn lực. Nếu cụng việc b chậm lại 2 ngày, ta vẽ được sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực dưới đõy
Cụng nhõn 6 4 a(2,2) b(2,3) c(4,5) 2 5 Thời gian
Hỡnh 10.6 – Sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực
Thụng qua điều chỉnh đều nguồn lực, số lao động thường xuyờn cần cho dự ỏn chỉ là sỏu lao động trong suốt thời kỳ 5 ngày (đường găng khụng đổi). Điều này cú nghĩa tiết kiệm được thời gian và chi phớ. Mức điều chỉnh đều nguồn lực nhiều hay ớt tựy thuộc vào cỏc điều kiện ràng buộc. Quy mụ nguồn lực cho phộp (vớ dụ số lao động được sử dụng) bỡnh quõn cả thời kỳ, thời hạn phải hoàn thành dự ỏn, chi phớ cho phộp... là những nhõn tố cần phải xem xột trong mối liờn hệ ràng buộc lẫn nhau để quyết định điều chỉnh. Sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực cú thể xõy dựng trờn cơ sở biểu đồ phụ tải nguồn lực lập theo kế hoạch triển khai sớm hoặc theo kế hoạch triển khai muộn. Kế hoạch nào cú mức chờnh lệch phụ tải nguồn lực giữa cỏc thời kỳ ớt hơn thường được chọn.
10.1.3. Điều chỉnh đều nguồn lực dựa trờn thời gian dự trữ tối thiểu
Nhu cầu từng loại nguồn lực cho từng cụng việc cũng như toàn bộ dự ỏn khụng đều nhau giữa cỏc thời kỳ. Điều này gõy khú khăn cho cụng tỏc quản lý và phõn phối nguồn lực. Mặt khỏc, xột trờn phương diện cung, nguồn lực của đơn vị núi chung, bị hạn chế cả về số lượng, chất lượng và thời điểm cung cấp. Ngoài ra, trong quỏ trỡnh điều phối một nguồn lực cụ thể cho dự ỏn, cỏc nhà quản lý luụn phải đặt trong mối quan hệ với tiến độ kế hoạch và ngõn sỏch được duyệt. Chớnh trong điều kiện như vậy, phương phỏp "Điều phối nguồn lực trờn cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu" là phương phỏp rất cú hiệu quả để giải quyết những khú khăn nờu trờn.
Cỏc bước thực hiện phương phỏp điều chỉnh đều nguồn lực dựa trờn thời gian dự trữ tối thiểu.
- Bước 2: Tớnh thời gian dự trữ của cỏc cụng việc
- Bước 3: Phõn phối nguồn lực dự ỏn theo sơ đồ triển khai sớm. Khi nhu cầu vượt mức cho phộp, liệt kờ cỏc cụng việc cựng cạnh tranh nhau một nguồn lực và sắp xếp chỳng theo trỡnh tự thời gian dữ trữ toàn phần từ thấp đến cao.
- Bước 4: Điều chỉnh đều nguồn lực theo nguyờn tức phõn phối theo cho cụng việc cú thời gian dự trữ thấp nhất trước, tiếp đến cụng việc cú thời gian dự trữ thấp thứ 2... Những cụng việc cú thời gian dự trữ lớn phải được điều chỉnh. Quỏ trỡnh điều chỉnh đảm bảo sao cho việc kộo dài thời gian hoàn thành dự ỏn ở mức thấp nhất và chỳ ý sắp xếp lại cỏc cụng việc khụng nằm trờn đường găng để ưu tiờn nguồn lực cho cỏc cụng việc găng.
Ngoài phương phỏp điều chỉnh đều nguồn lực dựa vào thời gian dự trữ tối thiểu, cỏc nhà quản lý dự ỏn cú thể ỏp dụng một số biện phỏp khỏc để phõn phối nguồn lực hợp lý như phương phỏp tập trung nguồn lực cho cụng việc găng hoặc thuờ thầu phụ... Do nguồn lực điều phối cho dự ỏn thường hữu hạn và cố định trong một thời kỳ nờn để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự ỏn, cỏc nhà quản lý cú thể loại bỏ những phần việc khụng hợp lý, tập trung nguồn lực cho cỏc cụng việc găng hoặc điều chỉnh nguồn lực từ cỏc cụng việc khụng găng sang cỏc cụng việc găng. Như vậy, đường găng và thời gian hoàn thành dự ỏn sẽ được đẩy nhanh.
10.1.4. Phương hướng giải quyết khi thiếu hụt nguồn lực
Thực hiện cỏc cụng việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự kiến. Biện phỏp này chỉ cú thể thực hiện được nếu thời hạn của cỏc cụng việc cú thể kộo dài khi sử dụng cỏc nguồn lực ớt hơn. Tuy nhiờn, sẽ khụng thể thực hiện biện phỏp này khi định ra mức sử dụng nguồn lực thấp nhất.
Chia nhỏ cỏc cụng việc. Cú những hoạt động cú thể chia ra thành hai hay nhiều cụng
việc nhỏ mà khụng ảnh hưởng đến trỡnh tự thực hiện dự ỏn. Biện phỏp này rất hiệu quả khi một cụng việc cú thể chia nhỏ và thời gian giữa cỏc cụng việc đú rất ngắn. Khi đú cú thể bố trớ thời gian thực hiện từng cụng việc nhỏ tựy thuộc vào độ căng thẳng chung về lao động trong từng thời hạn.
Sửa đổi sơ đồ mạng. Giả sử hai cụng việc cú thể bố trớ thực hiện đồng thời hoặc kết thỳc
cụng việc này mới thực hiện cụng việc kia thỡ sự chậm trễ cú thể khắc phục bằng cỏch thay vỡ bố trớ theo kiểu liờn tiếp, tiến hành bố trớ lại theo cỏch thực hiện đồng thời hai cụng việc cựng lỳc.
Sử dụng nguồn lực khỏc. Phương phỏp này ỏp dụng được cho một số loại nguồn lực.