Hồ sơ dự thầu phải rõ ràng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của bên mời thầu. Việc lập hồ sơ dự thầu là công việc rất quan trọng, giành đươc hợp đồng hay không là phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ dự thầu. Do đó, nó phải được làm một cách tỉ mỉ, cẩn thận, phải được kiểm tra kỹ trước khi đóng gói và nộp cho bên mời thầu. Để có được một bộ hồ sơ dự thầu hòan chỉnh, có chất lượng cao cần làm tốt công tác sau:
Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu
Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu sẽ cho giúp cán bộ lập hồ sơ dự thầu biết rõ hơn về dự án, xác định được địa điểm, quy mô, nguồn vốn thực hiện dự án. Từ đó đáp ứng được tốt nhất yêu cầu mà chủ đầu tư đặt ra
Sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu, cần phải tiến hành cử cán bộ đi điều tra, khảo sát hiện trường thi công công trình. Đó chính là cơ sở để lập biện pháp tổ chức thi công và xác định giá dự thầu
Hồ sơ dự thầu bao gồm nhiều nội dung khác nhau, vì vậy việc phân chia từng nội dung cho từng nhóm cán bộ làm sẽ nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng hồ sơ dự thầu hơn. Thông thường hồ sơ dự thầu được chia cho các nhóm như sau: nhóm làm phần hành chính pháp lý, nhóm làm phần kỹ thuật và nhóm làm về giá dự thầu. Cán bộ thực hiện công việc trong các nhóm này phải là những cán bộ có năng lực chuyên môn phù hợp đồng thời cũng phải là người đã có kinh nghiệm lập hồ sơ dự thầu