Mỗi gói thầu và bên mời thầu khác nhau sẽ có những yêu cầu về Hồ sơ cụ thể riêng, song nhìn chung, hồ sơ dự thầu của công ty thường bao gồm các
nội dung sau:
Phần 1: Mở đầu
Phần này bao gồm có : Đơn dự thầu, Bảo lãnh dự thầu, Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và giấy phép hành nghề của công ty
Phần 2: Năng lực nhà thầu
• Thông tin chung về nhà thầu • Năng lực tài chính
Trong phần này, công ty đưa ra bảng biểu, số liệu tài chính thể hiện khả năng tài chính của công ty chính minh năng lực tài chính hiện thời của công ty có khả năng thực hiện được gói thầu thông qua bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh, danh mục hợp đồng mà công ty đang tiến hành… • Năng lực nhân sự
Công ty trình bày năng lực nhân sự của mình thong qua bảng thống kê nguồn nhân lực, trình độ nguồn nhân lực để chứng minh nguồn nhân lực của công ty có đủ khả năng để thực hiện gói thầu
• Năng lực thiết bị của nhà thầu
Công ty sẽ phải liệt kê toàn bộ số thiết bị máy móc hiện có, niên hạn sử dụng, nước sản xuất và các thông số kĩ thuật cho bên mời thầu biết năng lực thiết bị của mình có đủ khả năng thực hiện gói thầu
• Hồ sơ kinh nghiệm
Đây là một phần không thể thiếu, đặc biệt với những gói thầu có giá trị lớn, đòi hỏi độ chính xác về mặt kĩ thuật cao thì càng đòi hỏi năng lực kinh nghiệm của nhà thầu. Trong phần này công ty sẽ phải chứng tỏ mình là người am hiểu trong lĩnh vực mà bên mời thầu yêu cầu, để làm được điều đó thì công ty sẽ trình bày kinh nghiệm của mình trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt trong lĩnh vực mà gói thầu yêu cầu, thể hiện bằng việc liệt kê danh mục các công trình đã tham gia có tính chất tương tự như gói thầu đang dự thầu
Phần 3: Đề xuất giải pháp kĩ thuật thi công Trong phần này, công ty sẽ trình bày các tài liệu:
• Sơ đồ tổ chức hiện trường và bố trí nhân lực thi công • Danh sách những vật liệu chính sẽ sử dụng
• Danh mục các thiết bị thi công, thí nghiệm chính sẽ đưa vào công trình • Thuyết minh biện pháp thi công, biện pháp đảm bảo chất lượng, an toàn vệ
sinh môi trường, bao gồm các nội dung cụ thể như sau:
- Giới thiệu đặc điểm công trình mà công ty đã nghiên cứu hiện trường và căn cứ vào hồ sơ mời thầu
- Phạm vi công việc và đặc điểm thiết kế
- Điều kiện thi công và các giải pháp áp dụng phù hợp với điều kiện thi công
- Biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật để nâng cao chất lượng và đảm bảo tiến độ
- Giới thiệu đơn vị dự thầu
- Những giải pháp tổ chức thi công
Phần 4: Dự toán giá dự thầu
Trong phần này, nhà thầu phải lập giá dự thầu theo đơn giá tổng hợp và mỗi đơn giá tổng hợp hoặc từng công việc đều phải phân tích trong đơn giá chi tiết gồm có những thành phần nào. Điều này là nhằm tạo ra sự thống nhất về cách thể hiện giá dự thầu để giúp chủ tư vấn hay chủ đầu tư dễ dàng xem xét, đánh giá, so sánh lựa chọn nhà thầu, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác quản lí chi phí, thanh toán cho các nhà thầu trong quá trình thực hiện gói thầu
Giá chào thầu hợp lý là gía chào thầu có tính cạnh tranh so với các nhà thầu khác, song vẫn phải đảm bảo để công ty có lãi. Vì thế, lập giá dự toán dự thầu là một khâu hết sức quan trọng.
• Căn cứ tính giá của công ty:
- Căn cứ vào khối lượng trong bản tiên lượng mời thầu của chủ đầu tư và các công văn về việc bổ sung tiên lượng mời thầu của Ban quản lý dự án - Căn cứ vào biện pháp tổ chức thi công do Công ty thiết kế để tính khối
lượng phụ tạm phục vụ thi công • Quy trình lập giá dự thầu
Bước 1: Kiểm tra khối lượng dự thầu mà bên chủ đầu tư đã cung cấp. Công ty
sẽ xem xét kĩ hồ sơ mời thầu, kiểm tra khối lượng trong bảng tiên lượng, bản vẽ thiết kế để tính toán các khối lượng, hạng mục công việc cần làm
Bước 2: Tham khảo giá cả thị trường của các loại vật liệu xâu dựng, chi phí thiết bị máy móc phục vụ thi công – xác định định mức đơn giá
Để xác định được định mức đơn giá đối với từng hạng mục công việc, cần xác định được các thành phần chi phí tạo nên đơn giá dự thầu:
Đơn giá dự thầu bao gồm các loại chi phí sau: - Chi phí vật liệu (A) = A1* Hệ số quy đổi A1 là đơn giá vật liệu Nhà nước ban hành - Chi phí nhân công (B) = B1*Hệ số quy đổi
B1 là chi phí nhân công theo đơn giá Nhà nước ban hành - Chi phí máy thi công (C) = C1* Hệ số quy đổi
C1 là chi phí ca máy theo đơn giá của Nhà nước hiện hành - Trực tiếp phí khác (TT) = a*(A+B+C)
Trong đó, a là tỷ lệ % tính trên tổng 3 khoản mục chi phí trực tiếp chính - Chi phí trực tiếp (T) = (A+B+C+TT)
- Chi phí chung (P) = T*b
Trong đó, b là tỷ lệ % tính trên tổng chi phí trực tiếp - Thu nhâp chịu thuế tính trước (L) = (T+P)* Thuế suất - Giá trị xây lắp trước thuế (Z) = T+P+L
- Thuế giá trị gia tăng đầu ra (VAT) = Z* Thuế suất VAT - Giá trị xây lắp sau thuế (Dgi) = Z+VAT
Trong đó Dgi được tính trên một đơn vị khối lượng công trình được thực hiện
Bước 3: Lập dự toán giá dự thầu Giá dự thầu được tính theo công thức: n
Gdt =∑Qi Dgi i=1
Trong đó:
Qi : Khối lượng công tác xây lắp thứ i do bên mời thầu cung cấp trong bản tiên lượng và bản vẽ thiết kế kĩ thuật thi công
Dgi : Đơn giá dự thầu công tác xây lắp thứ i do nhà thầu tính được theo giá cả thị trường và điều kiện của công ty
n : Số công tác xây lắp mà chủ đầu tư yêu cầu
Các công trình nằm ở các tỉnh khác nhau thì sẽ áp dụng các đơn giá khác nhau, công trình nào nằm ở tỉnh nào thì sẽ áp dụng đơn giá của tỉnh đó. Ngoài ra, còn có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập giá dự toán công trình, ví dụ như biến động giá cả thị trường; công tác khảo sát, thiết kế; địa điểm thực hiện công trình…Vì vậy, người lập dự tóan công trình cần nghiên cứu kĩ tất cả các yếu tố đó để cân nhắc, xem xét nhằm đưa ra giá dự thầu hợp lí và có tính cạnh tranh (tất nhiên là phải dựa trên cơ sở các văn bản pháp luật mà Nhà nước quy định và bảng tiên lượng trong Hồ sơ mời thầu)
Nói chung, các nội dung trên là cơ sở để bên mời thầu xét thầu, và tùy theo tính chất của gói thầu và phương pháp đánh giá Hồ sơ dự thầu mà có thang điểm cho mỗi phần khác nhau. Đối với gói thầu xây lắp, hiện nay nước ta chỉ áp dụng phương pháp giá đánh giá theo hai nội dung kĩ thuật và tài chính khi đánh giá chi tiết Hồ sơ dự thầu
Để thấy rõ hơn về nội dung cấu thành một hồ sơ dự thầy xây lắp ta xem xét ví dụ sau: