5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu
3.4. Giải pháp ứng dụng phần mềm KT-FMS
3.4.1. Giới thiệu khái quát phần mềm KT-FMS 3.4.1.1. Mục đích và phạm vi của phần mềm
Dựa trên cơ sở phân tích hiện trạng và ưu nhược điểm trong cơng tác phân tích tài chính, lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam trong thời gian qua. Tơi cùng các đồng nghiệp tại cơng ty cổ phần tin học Khả Thi đã thiết kế và xây dựng phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp KT- FMS nhằm cung cấp một cơng cụ tin học để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc thực hiện tốt cơng tác quản trị tài chính tại đơn vị.
Phần mềm KT-FMS sẽ giúp doanh nghiệp cĩ thể phân tích tài chính và xây dựng kế hoạch tài chính một cách trực quan, mềm dẻo, linh động và tiện lợi, giải quyết được những vấn đề về cơng tác tài chính chuyên mơn cũng như trong các cơng tác quản trị doanh nghiệp khác cĩ liên quan đến quản trị tài chính. Phần mềm này ứng dụng được cho mọi loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đồng thời với quy mơ hiện tại của phần mềm thì chưa đủ để đáp ứng các doanh nghiệp lớn ở phạm vị tập đồn, cơng ty mẹ - cơng ty con hay tập hợp nhiều cơng ty liên doanh liên kết.
Phần mềm KT-FMS, với phiên bản được giới thiệu trong luận văn này chỉ
mảng phân tích tài chính, mảng dự báo tài chính và mảng lập kế hoạch tài chính.
3.4.1.2. Giới thiệu hệ thống chức năng của phần mềm
Phần mềm KT-FMS bao gồm các chức năng sau :
Hệ thống Dữ liệu cơ sở : đây là chức năng thực hiện nhiệm vụ kết nối
thơng tin cơ sở đối với phịng kế tốn nhằm mục đích thu thập và hình thành nguồn dữ liệu cơ sở để chuẩn bị cho cơng tác phân tích tài chình. Tập hợp thơng tin bao gồm :
Báo cáo cân đối kế tốn Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Hệ thống Phân tích tài chính : thực hiện nhiệm vụ phân tích các chỉ số
tài chính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc đánh giá tình hình tài chính của
doanh nghiệp cũng như những khả năng và những nguy cơ cĩ thể xảy ra trong tương lai. Hệ thống này bao gồm các chức năng sau :
Phân tích khái quát tình hình tài chính
Phân tích tình hình thanh tốn và khả năng thanh tốn Phân tích khả năng sinh lời
Phân tích khả năng luân chuyển vốn
Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Hệ thống Dự báo tài chính : hệ thống này cung cấp cho doanh nghiệp
một cơng cụ để xây dựng hệ thống dự báo tài chính cho mình tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như những biến động của thị trường làm
ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm các chức năng sau :
Dự báo về doanh thu
Dự báo về giá vốn hàng bán Dự báo về chi phí hoạt động Dự báo về nguồn tài chính Dự báo về nguồn nhân lực Dự báo về tài sản thiết bị
Hệ thống Lập kế hoạch tài chính : hệ thống này cung cấp cho doanh
nghiệp một cơng cụ để xây dựng một kế hoạch tài chính, linh hoạt điều chỉnh kế hoạch tài chính trước những biến động của thị trường gây tác động đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong các kỳ kinh doanh ở tương lai. Hệ thống này bao gồm các chức năng sau :
Xây dựng mục tiêu chiến lược, thời gian kế hoạch Lập kế hoạch doanh thu
Lập kế hoạch chi phí
Lập kế hoạch về lương, thưởng Lập kế hoạch về tài sản thiết bị
Tổng hợp kế hoạch trên các báo cáo kết quả kinh doanh, cân đối kế tốn, lưu chuyển tiền tệ
Dưới đây là mơ hình tổng thể hệ thống KT-FMS phản ánh các chức năng vừa trình bày ở trên.
3.4.1.3. Điều kiện để áp dụng phần mềm KT-FMS
Điều kiện về nhân sự :
Doanh nghiệp áp dụng phần mềm KT-FMS phải tổ chức về nhân sự cĩ đủ khả năng và trình độ chuyên mơn về lãnh vực tài chính cũng như về tin học để vận hành phần mềm, theo dõi, quản lý và khai thác những kết quả từ phần mềm.
Điều kiện kế thừa kết quả từ phần mềm KT-VAS :
Phần mềm KT-VAS là sản phẩm phần mềm của Cơng ty CP tin học Khả Thi. Phần mềm này quản lý nghiệp vụ và tài chính kế tốn của doanh nghiệp
trong lĩnh vực dịch vụ thương mại - du lịch, đã được ứng dụng rộng rãi ở thị trường Việt Nam trong giai đoạn 2000-2007. Một số doanh nghiệp tiêu biểu như : Sài Gịn Phú Quốc resort, Hồng Anh Quy Nhơn resort, Sunrise Beach Nha Trang resort, Villas Đà Lạt resort, Cơng ty CP Dược Phẩm TW2, Siêu Thị Bình Dân ...
Hệ thống KT-VAS đáp ứng nhu cầu tự động hố cơng tác thực hành
nghiệp vụ chuyên mơn và báo cáo sổ sách kế tốn của doanh nghiệp, liên kết thơng tin giữa các phịng ban một cách nhịp nhàng, xuyên suốt, nâng cao hiệu quả làm việc và giảm chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp kịp thời những thơng tin chi tiết cũng như tổng hợp một cách chính xác và nhanh chĩng.
Vì nằm trong một hệ thống tích hợp và tổng thể nên Phần mềm KT-FMS cần kế thừa các số liệu về các báo cáo tài chính của phần mềm KT-VAS và các báo cáo này phải được kiểm tốn.
Hệ thống này được giới thiệu một cách tổng quát qua sơ đồ sau : Hình 3.4 : Sơ đồ giải pháp KT-VAS
Điều kiện về trang thiết bị :
Doanh nghiệp áp dụng phần mềm KT-FMS phải xây dựng hệ thống trang thiết bị về mạng, máy tính để cĩ thể sử dụng phần mềm, chia sẽ thơng tin trên phần mềm và bảo mật số liệu của phần mềm.
3.4.2. Giới thiệu khái quát quy trình thực hiện cơng tác lập kế hoạch tài chính trên phần mềm KT-FMS chính trên phần mềm KT-FMS
3.4.2.1. Phối cảnh tổng thể phần mềm KT-FMS
Hình 3.5 Giao diện chính của KT-FMS
Hình ảnh trên đây là hình ảnh tổng thể của phần mềm KT-FMS, cĩ 6 thực đơn chính.
Thực đơn "Báo cáo tài chính" : kết nối thơng tin với phần mềm KT-VAS. Thực đơn "Phân tích tài chính" : xây dựng các phân tích tài chính.
Thực đơn "Dự báo tài chính" : xây dựng các dự báo tài chính. Thực đơn "Kế hoạch tài chính" : xây dựng các kế hoạch tài chính.
Thực đơn "Thiết lập chỉ tiêu" : cung cấp cơng cụ xây dựng tất cả các chỉ tiêu nghiệp vụ trong 3 thực đơn phân tích, dự báo, lập kế hoạch tài chính.
Thực đơn "Hệ thống" : cung cấp các chức năng cơ bản để bảo trì phần mềm như sao lưu thơng tin, sửa chữa dữ liệu hư, kiểm sốt hiện trạng hệ thống ...
3.4.2.2. Hệ thống dữ liệu cơ sở
Nhiệm vụ của phân hệ này là liên kết và truy xuất số liệu từ hệ thống KT-VAS, bao gồm 3 chức năng sau :
Truy xuất bảng cân đối kế tốn Truy xuất báo cáo kết quả kinh doanh Truy xuất báo cáo lưu chuyển tiền tệ Hình 3.6 Báo cáo tài chính của KT-FMS
3.4.2.3. Hệ thống phân tích tài chính
Nhiệm vụ của phân hệ này là tiến hành phân tích chi tiết các chỉ tiêu tài chính nhằm đánh giá tồn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh, bao gồm :
Đánh giá khái quát tình hình tài chính
Phân tích tình hình thanh tốn và khả năng thanh tốn Phân tích khả năng sinh lời
Phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Hình 3.7 Phân tích tài chính của KT-FMS
Chức năng "Đánh giá khái quát tình hình tài chính", phân tích các nghiệp vụ sau :
Hình 3.8 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích khái quát tình hình tài chính
Nghiệp vụ Phân tích tình hình biến động tài sản và nguồn vốn : nghiệp vụ này so sánh số liệu từng chỉ tiêu tài sản và nguồn vốn cuối năm so với đầu
năm theo quy mơ trong từng kỳ và theo mức chênh lệch giữa các kỳ, chỉ ra kết quả của sự biến động này, kết hợp việc phân tích theo chiều dọc để chọn ra những nguyên nhân chính.
Nghiệp vụ Phân tích quan hệ cân đối kế tốn với nguồn vốn : thơng qua việc phân tích các mối quan hệ cân đối nguồn vốn chủ sở hữu với tài sản phản ánh những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, nguồn vốn chủ sở hữu và vốn vay với những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn với nợ ngắn hạn, tài sản cố định và đầu tư dài hạn với nợ dài hạn.
Kết quả của việc phân tích này giúp doanh nghiệp :
o Thấy được khả năng trang trải cho những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, đồng thời cũng cho thấy xu hướng phát triển của khả năng này và cũng như nhu cầu về vốn của doanh nghiệp.
o Thấy được nguồn vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp cĩ đủ khả năng trang trải cho những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp hay khơng, và tình hình lượng vốn bị chiếm dụng bởi các đơn vị khác như thế nào.
o Thấy được khả năng trang trải phần chênh lệch bằng nguồn vốn chủ sở hữu như thế nào và mức độ cân đối giữa tài sản và nguồn vốn.
Nghiệp vụ Phân tích kết cấu tài sản và nguồn vốn : thơng qua việc phân tích các tỷ trọng tài sản lưu động, tài sản cố định trong tổng tài sản, các tỷ suất đầu tư, tỷ suất nợ, tỷ suất tự tài trợ ... giúp doanh nghiệp :
oTìm nguyên nhân của sự biến đổi tỷ trọng, đánh giá các khoản tài sản cĩ tính thanh khoản thấp, đánh giá tình hình phát triển về quy mơ sản xuất và đầu tư tài chính.
oXem xét xu hướng biến động tỷ suất nợ để đưa ra đánh giá về mức độ sử dụng vốn vay và mức độ rủi ro tài chính cũng như mức độ địn bẩy tài chính đối với doanh nghiệp, xu hướng biến động của tỷ suất tự tài trợ để đánh giá mức độ tự chủ của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ Phân tích kết quả các mặt hoạt động : phân tích theo 3 loại hình hoạt động : Hoạt động sản xuất kinh doanh, Hoạt động tài chính, Hoạt động bất thường giúp doanh nghiệp cĩ thể so sánh và đánh giá mức doanh thu đạt được và mức chi phí bỏ ra.
Nghiệp vụ Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính đánh giá tình hình bán hàng, tốc độ phát triển của doanh thu, phân tích mối quan hệ
giữa doanh thu và chi phí, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nghiệp vụ Phân tích tốc độ tăng trưởng của sản xuất kinh doanh nhằm mục đích đánh giá xu hướng biến động của các chỉ tiêu thơng qua tốc độ tăng trưởng liên hồn hoặc tăng trưởng gốc cũng như xem xét và đánh giá tốc độ biến động của doanh thu so với tốc độ biến động của giá vốn hàng bán làm ảnh hưởng đến tốc độ biến động của lợi tức gộp.
Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Đánh giá khái quát tình hình tài chính" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 4
Chức năng "Phân tích tình hình thanh tốn và khả năng thanh tốn", phân tích các nghiệp vụ sau :
Hình 3.9 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích tình hình, khả năng thanh tốn
Nghiệp vụ Phân tích khoản phải thu : phân tích tình hình biến động khoản phải thu, tỷ trọng khoản phải thu trên tổng tài sản, tỷ trọng khoản phải thu trên khoản phải trả ... để xác định :
oChiều hướng biến động khoản phải thu, tỷ trọng trên tổng tài sản, hiệu quả của việc thu hồi nợ.
oXem xét ảnh hưởng của biến động khoản phải thu tới tình hình tài chính (tài sản lưu động, khoản phải trả)
Nghiệp vụ Phân tích khoản phải trả : phân tích tình hình biến động khoản phải trả, tỷ trọng khoản phải trả trên tài sản lưu động để xác định chiều hướng biến động khoản phải trả, mức độ rủi ro của doanh nghiệp trong việc vay vốn.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng thanh tốn trong ngắn hạn : với việc phân tích các chỉ tiêu như vốn luân chuyển, các hệ số thanh tốn để xác định :
oXem xét mức độ đảm bảo của tài sản lưu động đối với nợ ngắn hạn mà khơng cần phải vay mượn thêm.
oĐánh giá khả năng bao nhiêu đồng vốn bằng tiền hoặc các khoản tương đương để thanh tốn ngay một đồng nợ ngắn hạn.
oĐánh giá khả năng bao nhiêu đồng vốn bằng tiền để thanh tốn ngay một đồng nợ ngắn hạn.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng thanh tốn trong dài hạn : việc phân tích này nhằm đánh giá khả năng đảm bảo thanh tốn lãi vay của doanh nghiệp đối với nợ vay dài hạn. Nhận định sự cân bằng giữa nợ phải trả với nguồn vốn chủ sở hữu, xem xét một đồng vay được đảm bảo bằng bao nhiêu đồng vốn
chủ sở hữu.
Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Phân tích tình hình thanh tốn và khả năng thanh tốn" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 5
Chức năng "Phân tích khả năng sinh lời", phân tích các nghiệp vụ sau : Hình 3.10 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích khả năng sinh lời
Nghiệp vụ Phân tích doanh lợi tiêu thụ (ROS : Return On Sales) : nghiệp này cho biết cứ 100 đồng doanh thu thì tạo ra bao nhiêu đồng lãi rịng.
Nghiệp vụ Phân tích doanh lợi tài sản (ROA : Return On Assets) : nghiệp vụ này xem xét kết hợp giữa doanh lợi tiêu thụ và số vịng quay tài sản (ROS & AST) cho ta biết cứ 100 đồng tài sản đầu tư thì được bao nhiêu đồng lãi rịng. Đồng thời nĩ cung cấp thơng tin tỷ lệ lợi nhuận mang lại cho chủ sở hữu và cả chủ nợ là bao nhiêu.
Nghiệp vụ doanh lợi cổ phần thường (ROE : Return On Equity) : : nghiệp vụ này cho biết cứ 100 đồng vốn cổ đơng bỏ ra thì thu được bao nhiêu thu nhập. Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Phân tích khả năng sinh lời" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 6
Chức năng "Phân tích khả năng luân chuyển vốn", phân tích các nghiệp vụ sau :
Hình 3.11 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích khả năng luân chuyển vốn
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển hàng tồn kho : phân tích biến động tốc độ luân chuyển hàng tồn kho để cĩ thể đánh giá chất lượng sản phẩm và tình hình bán hàng của cơng ty cũng như tình hình xoay vịng vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển khoản phải thu : phân tích biến động tốc độ luân chuyển khoản phải thu để cĩ thể đánh giá khả năng thu hồi vốn, mức độ vốn bị tồn đọng và bị các đơn vị khác chiếm dụng như thế nào.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển vốn lưu động : xem xét biến động số vịng quay vốn lưu động để đánh giá hiệu quả sử dụngg vốn lưu động của doanh nghiệp, tình hình ứ đọng vốn, khả năng tiết kiệm vốn, Đánh giá mức độ cần bao nhiêu vốn lưu động để tạo ra một đồng doanh thu.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển vốn cố định : đánh giá xu hướng biến động của tốc độ luân chuyển vốn cố định phản ảnh mức độ hiệu quả sử
dụng vốn cố định, thể hiện khả năng thu hồi vốn tài sản cố định như thế nào, ảnh hưởng đến điều kiện tích luỹ của doanh nghiệp.