Một thống kê gần đây cho thấy, có tới hơn 60% doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam tham dự ISO chỉ là “hình thức”. Nguyên nhân là vì nhiều tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo chưa nhận thức một cách đầy đủ và toàn diện về những lợi ích mà ISO mang lại cũng như tầm quan trọng của quản lý chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm. Họ mong muốn có được giấy chứng nhận để hoạt động kinh doanh của tổ chức được dễ dàng và thuận lợi hơn, chứ thực sự chưa coi việc áp dụng ISO là một điều kiện để đổi mới và phát triển.
Nâng cao nhận thức về ISO và quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động, đặc biệt là công tác quản lý chất lượng sản phẩm. Thực tế cho thấy, mặc dù HUD1 đã rất chú trọng đến vấn đề quản lý chất
lượng nhưng không phải toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty đều nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, đồng thời cũng chưa thấy hết được lợi ích của việc áp dụng ISO. Bên cạnh đó, quản lý chất lượng là nhiệm vụ trước tiên của các nhà quản lý chứ không phải của các nhà kỹ thuật. Tuy nhiên, không ít người cho rằng nội dung của quản lý chất lượng là kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm, đơn thuần đây chính là nhiệm vụ của các nhà kỹ thuật. Một số cán bộ quản lý vẫn còn coi nhẹ quản lý chất lượng dẫn đến việc thực hiện còn mang tính hình thức. Chính vì vậy, cần thiết phải phổ biến những kiến thức cơ bản về quản lý chất lượng trong toàn Công ty để mọi người lao động đều có được sự nhận thức toàn diện và đúng đắn về quản lý chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm. Từ đó tích cực xây dựng và hoàn thiện hoạt động của mình theo những yêu cầu của tiêu chuẩn.
Các nội dung cần được nhận thức một cách đầy đủ đối với cán bộ quản lý bao gồm:
- Quan niệm về quản lý chất lượng, quản lý chất lượng sản phẩm và chất lượng sản phẩm.
- Chức năng và các nguyên tắc cơ bản về quản lý chất lượng. - Nội dung của quản lý chất lượng.
- Phương tiện hay công cụ để thực hiện quản lý chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm.
- Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
Lãnh đạo Công ty cần phải xác định rõ, các tiêu chuẩn chất lượng chỉ là những công cụ được sử dụng để quản lý và là chuẩn mực để xác định sự phù hợp. Những công cụ này sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho Công ty nếu được sử dụng đúng ý nghĩa.
Đối với đội ngũ lao động, Công ty cần tuyên truyền và phổ biến chính sách và mục tiêu chất lượng một cách có hiệu quả. Khái niệm chất lượng nên rõ ràng và phải phản ánh được chiến lược chung của Công ty về chất lượng, đó là sự tập trung vào khách hàng bởi khách hàng quy định chất lượng mà Công ty cần đạt được.
Như vậy, để thực hiện tốt nội dung này, HUD1 nên áp dụng một số biện pháp sau:
- Xây dựng chính sách chất lượng toàn diện và yêu cầu các cán bộ công nhân viên cùng tham gia xây dựng.
- Tổ chức tuyên truyền và trao đổi giữa cán bộ lãnh đạo với người lao động về kinh nghiệm và kiến thức nhằm nhân rộng những hiểu biết mới về quản lý chất lượng trong Công ty.
- Tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn và dài hạn cho cán bộ quản lý và nhân viên trong lĩnh vực quản lý chất lượng, đặc biệt khi có sự thay đổi về nhân sự.
3.2.4. Xây dựng hệ thống thông tin có hiệu quả
Trong môi trường kinh doanh luôn biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc nắm giữ và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng quyết định khá lớn đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Thông tin bao gồm cả thông tin lưu hành nội bộ và thông tin bên ngoài.
Với quan niệm hiện đại về sản xuất, đó là: “sản xuất những cái khách hàng cần chứ không phải sản xuất những cái mình có”. Khi đó, nắm bắt nhanh thông tin chính là nắm bắt những cơ hội kinh doanh từ môi trường bên ngoài.
Xác định và nắm bắt cơ hội là chưa đủ mà cần phải đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất tức là xử lý các vấn đề thuộc nội bộ
doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng một hệ thống thông tin có hiệu quả là tiền đề cho việc quản lý có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Qua phân tích, đánh giá có thể thấy, hệ thống thông tin của Công ty hiện nay còn nhiều bất cập. Do đó, trước mắt HUD1 nên thực hiện một số biện pháp sau để tận dụng và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin:
- Thiết lập mạng intranet (mạng thông tin nội bộ) nhằm quản lý hiệu quả thông tin ở các bộ phận và toàn Công ty.
- Hoàn thiện hệ thống mạng Internet trong toàn Công ty với mục đích giao tiếp và tìm kiếm thông tin bên ngoài, đặc biệt là đối với Ban lãnh đạo nhằm quản lý một cách hiệu quả nhất các hoạt động trong Công ty và đối với Phòng quản lý dự án trong việc tìm kiếm khách hàng, quảng bá thương hiệu.
- Trang bị và đổi mới các thiết bị máy tính trợ giúp cho các cán bộ công nhân viên làm việc trong Công ty, đặc biệt là đội ngũ nhân viên và các bộ phận có nhiệm vụ xử lý, phân tích dữ liệu, tìm kiếm và thu nhận thông tin từ phía khách hàng.
- Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng về hệ thống thông tin quản lý và công nghệ thông tin đối với người sử dụng nhằm tận dụng tối đa những lợi thế của công nghệ mới.