Với việc nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của hoạt động quản lý chất lượng, Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho các phòng ban và các đơn vị trực thuộc đối với các hoạt động: “Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng”.
Các công trình xây dựng dân dụng có 2 loại: - Nhà ở gồm: nhà chung cư và nhà riêng lẻ;
- Công trình công cộng gồm: công trình văn hoá; giáo dục; y tế; thương nghiệp, dịch vụ; nhà làm việc; khách sạn, nhà khách; nhà phục vụ giao thông; nhà phục vụ thông tin liên lạc; tháp thu phát sóng phát thanh, phát sóng truyền hình; nhà ga, bến xe; công trình thể thao các loại.
Nguồn: Báo cáo kết quả đo lường sự thoả mãn của khách hàng năm 2007 của HUD1
Do đặc thù trong lĩnh vực thi công xây lắp các công trình là các hoạt động của Công ty được thực hiện theo yêu cầu và thiết kế của khách hàng nên Công ty không áp dụng mục 3 điều khoản 7 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2000 “Thiết kế và phát triển”.
Để hoạt động quản lý chất lượng có hiệu quả, Công ty đã thành lập Ban chỉ đạo ISO có:
*Cơ cấu tổ chức gồm:
- Trưởng ban là Đại diện lãnh đạo chất lượng của Công ty;
- Thư ký ISO và Trưởng các phòng, ban giúp việc cho Trưởng ban; - Đoàn đánh giá chất lượng nội bộ.
*Chức năng, nhiệm vụ của Ban chỉ đạo ISO:
- Giúp Đại diện lãnh đạo chất lượng (ĐDLĐCL) thực hiện tốt trách nhiệm được giao;
- Tổ chức và điều hành công tác đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ;
- Trực tiếp làm việc với đơn vị tư vấn ISO. *Chức năng, nhiệm vụ của Đoàn kiểm tra ISO:
- Trực tiếp kiểm tra áp dụng ISO của các đơn vị, gửi báo cáo tổng kết các đợt kiểm tra lên Giám đốc, lưu phòng Tổ chức lao động để làm cơ sở đánh giá thi đua của các đơn vị hàng năm và là thông tin đầu vào cho cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL);
- Các thành viên trong Đoàn kiểm tra có trách nhiệm chuẩn bị chương trình làm việc tại các đơn vị;
- Trưởng ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm chuẩn bị và lập chương trình kiểm tra, đánh giá nội bộ và gửi thông báo đến các đơn vị có liên quan;
- Đưa ra các đề xuất cải tiến HTQLCL.
Đối với hoạt động quản lý chất lượng, các phòng ban trong Công ty đều được phân công nhiệm vụ cụ thể:
*Giám đốc điều hành: có trách nhiệm:
- Truyền đạt để mọi thành viên trong Công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật;
- Thiết lập “Chính sách chất lượng”;
- Đảm bảo việc thiết lập các “Mục tiêu chất lượng” cho toàn Công ty và các bộ phận;
- Đảm bảo sẵn có nguồn lực cho các quá trình sản xuất, kinh doanh; - Đảm bảo yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng; - Phê duyệt tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng;
- Quyết định đào tạo, tuyển dụng hay điều động nhân lực theo yêu cầu sản xuất và nhu cầu năng lực nhân sự;
- Phê duyệt danh sách nhà cung ứng được lựa chọn, phê duyệt thông tin mua hàng.
*Đại diện lãnh đạo chất lượng: là người đại diện cho lãnh đạo Công ty về hệ thống chất lượng, được Giám đốc Công ty chỉ định trong số các Phó Giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đảm bảo các quá trình cần thiết của HTQLCL được thiết lập, thực hiện và duy trì;
- Báo cáo cho Giám đốc về kết quả hoạt động của HTQLCL và mọi nhu cầu cải tiến;
- Tổ chức thực hiện các biện pháp cần thiết để thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng;
- Liên hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến HTQLCL, bao gồm cả việc lựa chọn tổ chức chứng nhận;
- Tổ chức các cuộc họp xem xét của lãnh đạo; - Xem xét tài liệu của HTQLCL;
- Kiểm soát việc thống kê và xử lý ý kiến phàn nàn, khiếu nại từ khách hàng và các thông tin về đo lường sự thoả mãn của khách hàng;
- Kiểm soát việc thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ;
- Kiểm soát việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa; - Tập hợp và phê duyệt các đề xuất cải tiến HTQLCL.
*Phòng tổ chức lao động: có các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến theo ngành dọc việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty;
- Theo dõi, cải tiến Quy định đào tạo quản lý nhân sự (QĐ 6.2-01 của Công ty về HTQLCL).
*Văn phòng công ty:
- Thực hiện , hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến theo ngành dọc việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty;
- Theo dõi, cải tiến Quy định kiểm soát tài liệu (QĐ 4.2-01) và Quy định kiểm soát hồ sơ (QĐ 4.2-02) của Công ty.
*Phòng tài chính kế toán: không áp dụng.
*Phòng kỹ thuật thi công: hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo quy định của HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty.
*Phòng kinh tế kế hoạch: thực hiện và duy trì HTQLCL bao gồm hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến theo ngành dọc việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo quy định của HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty.
*Phòng quản lý và phát triển dự án: không áp dụng.
*Phòng an toàn cơ điện: là bộ phận tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc Công ty về HTQLCL của Công ty. Nhiệm vụ của phòng về công tác quản lý chất lượng bao gồm:
- Là đầu mối thông tin giữa Ban chỉ đạo Công ty và Trưởng các phòng, ban, Trưởng các đơn vị trực thuộc trong công việc thực hiện HTQLCL của Công ty;
- Lập chương trình và viết biên bản họp, tham mưu giúp việc cho Ban chỉ đạo ISO;
- Lập chương trình đánh giá chất lượng nội bộ và các buổi họp xem xét của lãnh đạo;
- Thay mặt Ban chỉ đạo ISO lập chương trình đào tạo về HTQLCL và giám sát việc thực hiện tại các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc;
- Định kỳ Thư ký Ban chỉ đạo ISO thực hiện việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các quy định của HTQLCL. Xây dựng các quy trình và HTQLCL của Công ty tới các đơn vị;
- Được tham gia tất cả các buổi họp liên quan đến HTQLCL ISO của Công ty;
- Được quyền yêu cầu các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc báo cáo về tình hình thực hiện HTQLCL của đơn vị trong Công ty;