Việc áp dụng ISO 9000:2000 tại doanh nghiệp được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng.
Lãnh đạo cần thấu hiểu ý nghĩa của ISO trong việc phát triển tổ chức, định hướng các hoạt động, xác định mục tiêu và các điều kiện áp dụng cụ thể.
Việc áp dụng ISO 9000 là một dự án lớn, vì vậy cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp và so sánh với các tiêu chuẩn. Cần rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không áp dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết.
Bước 4: Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng.
Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng
- Các quy trình và thủ tục liên quan
- Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.
Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Bước này bao gồm các công việc sau:
- Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng và đủ về ISO 9000. - Hướng dẫn họ thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã xây dựng
- Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn liên quan đến từng quá trình, quy trình cụ thể.
Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Bao gồm: - Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết.
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp.
- Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận. Hoạt động này thường do tổ chức chứng nhận thực hiện.
Bước 7: Đánh giá chứng nhận.
Do tổ chức chứng nhận tiến hành để đánh giá tính phù hợp của hệ thống theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận.
Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn. Doanh nghiệp nên đồng thời sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng của mình.