IV. thực trạng công tác đấu thầu và khả năng đấu thầu của Tổng công
3. Phân tích thực trạng quy trình đấu thầu của Tổng công ty
3.2. Quy trình thực hiện công tác đấu thầu của Tổng công ty:
Trong cơ chế thị trờng, một công ty muốn tồn tại, và phát triển trớc hết phải có thị trờng ổn định, đảm bảo công ăn việc làm. Đợc nh vậy, các chỉ tiêu tiếp theo mới có cơ sở để xác lập, phấn đấu nhằm thực hiện mục đích đề ra. Từ khi Nhà nớc ban hành Quy chế trong đó có đấu thầu xây lắp thì việc tìm kiếm thị trờng của các doanh nghiệp xây lắp trong ngành giao thông vận tải càng trở nên gay gắt gấp bội. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông I là một trong những Tổng công ty mạnh, có tầm cỡ đối với quốc gia, Tổng công ty đã xây dựng hàng nghìn công trình lớn trong cả nớc ở các lĩnh vực khác nhau. Thành quả này không phải công ty xây lắp nào cũng có thể đạt đ- ợc mà đó là sự kết hợp của nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố quan trọng nhất là Tổng công ty đã coi trọng công tác đấu thầu, mà cụ thể là công tác thị tr- ờng. Cũng nh nhiều đơn vị xây dựng khác, công tác đấu thầu của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông I đợc chia làm 3 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn tìm kiếm thông tin về dự án và chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Giai đoạn 2: Giai đoạn lập và nộp hồ sơ dự thầu.
Giai đoạn 3: Giai đoạn thực thi hợp đồng (Nếu trúng thầu)
3.2.1. Giai đoạn tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu:
a) Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1 lấy thông tin về công trình cần đấu thầu từ Bộ giao thông vận tải thông qua th mời thầu. Nhờ vào uy tín của mình, Tổng công ty luôn đợc các chủ đầu t gửi th mời thầu những dự án lớn.
Ngoài ra, một số cán bộ của Tổng công ty còn quan hệ với các Vụ, Viện, các ban quản lý các dự án để tìm kiếm thêm thông tin về các dự án sẽ triển khai trong thời gian tới.
Việc lấy thông tin này có lợi là: Tổng công ty có điều kiện phát triển sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề bởi những công trình mà Bộ giao thông quản lý thờng là các dự án phát triển cơ sở hạ tầng giao thông. Do vậy, Tổng công ty có điều kiện tập trung đấu thầu có trọng điểm, phát huy năng lực, đầu t mở rộng quy mô sản xuất theo chiều sâu.
Tuy nhiên, Các công trình đấu thầu thờng hạn chế trong ngành nên Tổng công ty không tận dụng đợc những công nghệ và kinh nghiệm của xây dựng giao thông sang xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng khác, nhất là trong điều kiện hiện nay các dự án về thuỷ lợi đợc đầu t lớn và khả năng của Tổng công ty có thể đảm nhận đợc. Do vậy, Tổng công ty đã bỏ qua nhiều cơ hội tranh thầu.
Có thể thấy công tác tìm kiếm nguồn thông tin của Tổng công ty hiện nay còn cha đợc phong phú và linh hoạt. Trong cơ chế thị trờng, mỗi nguồn thông tin đợc chọn lọc chính xác đều có thể mang lại lợi nhuận hàng tỷ đồng. Giá trị tiềm năng của thông tin cần đợc Tổng công ty quan tâm hơn nữa bằng mở rộng sự tìm kiếm sang cách thức mới: thu thập từ các phơng tiện thông tin đại chúng nh báo, tạp chí, internet, từ các nhà môi giới Để…
phòng Kỹ thuật công nghệ nâng cao đợc hiệu quả công tác này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban chức năng khác.
b) Đánh giá thông tin về công trình cần đấu thầu:
Một yêu cầu quan trọng của thông tin là cần phải chính xác, đầy đủ, độ tin cậy cao để tránh những chi phí tiếp theo không mang lại hiệu qủa. Sau khi có thông tin về công trình cần đấu thầu, Tổng công ty trực tiếp cử ngời xác minh lại nguồn vốn để tránh tình trạng công trình đa ra đấu thầu xây dựng không đủ vốn, chủ đầu t không có khả năng thanh toán gây tồn nợ cho Tổng công ty.
Ngoài các thông tin trong th mời thầu, Tổng công ty thờng tiếp xúc thêm với chủ đầu t để tìm kiếm các thông tin về đối thủ cạnh tranh, thị trờng, các yêu cầu về năng lực, kỹ thuật cũng nh các thiết bị chỉ định thi công cho công trình Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1 có địa bàn gần…
Bộ giao thông vân tải và các PMU (các Ban Điều hành dự án), đặc biệt là PMU 1 nên việc tìm hiểu thông tin có nhiều thuận lợi, chi phí đi lại ít tốn kém.
- Sau khi có tơng đối đầy đủ về thông tin của công trình, phòng kỹ thuật công nghệ của Tổng công ty sẽ đánh giá thông tin để quyết định có tham gia hay không. Phòng kỹ thuật công nghệ chủ yếu xét các yêu cầu của
chủ đầu t với khả năng năng lực của mình, những mặt mạnh mà Tổng công ty có, đồng thời những điểm yếu về mặt tài chính, thiết bị của mình là gì và yếu kém đó ảnh hởng nh thế nào tới hiệu quả đấu thầu.
- Khi đánh giá đầy đủ mọi thông tin, dự kiến chung nhất hiệu quả của việc tham dự Tổng công ty sẽ quyết định có tham dự thầu hay không.
- Nếu quyết định tham dự, Tổng công ty sẽ chuẩn bị hồ sơ sơ tuyển để nộp cho Chủ đầu t ngay khi cần. Do Tổng công ty là một đơn vị có tiềm lực mạnh nên giai đoạn sơ tuyển Tổng công ty thờng vợt qua dễ dàng để bớc vào giai đoạn chuẩn bị và lập hồ sơ. Trong giai đoạn đánh giá sơ bộ thông tin, Tổng công ty có một u điểm nổi bật là biết phân chia cụ thể các thông tin của Chủ đầu t để đánh giá một cách chi tiết, tránh đợc những lãng phí không cần thiết đối với những dự án không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế. Tuy nhiên công tác đánh giá thông tin ở Tổng công ty cha đợc đầu t thích đáng. Các chi phí bỏ ra để điều tra các thông tin cũng nh các chức năng điều tra thông tin ở các phòng chức năng không đợc coi trọng. Với xu hớng phát triển đi lên của xã hội, việc đánh giá thông tin là yếu tố rất quan trọng. Nếu đánh giá chính xác, đầy đủ, kịp thời, cơ hội trúng thầu có thể lên tới 70%. Hiện nay công tác đánh giá của Tổng công ty chủ yếu chỉ để đa ra quyết định là tham dự thầu một mình hay liên doanh mà cha tận dụng đợc hết lợi ích mà thông tin đem lại phục vụ cho việc nâng cao hiệu qủa công tác đấu thầu.
c)Khảo sát hiện tr ờng ;
Tổng công ty sẽ tiến hành lập ra tổ làm hồ sơ thầu : Phòng kỹ thuật công nghệ chủ trì, phối hợp với các phòng tổ chức cán bộ, phòng thông tin thị trờng, Phòng vật t thiết bị, Phòng Tài chính kế toán phân công trách nhiêm từng phòng dới sự chủ trì của tổ làm hồ sơ dự thầu tổ chức công tác khảo sát. Công tác khảo sát của Tổng công ty bao gồm: khảo sát hiện trờng, khảo sát thị trờng về nhân lực, vật liệu và khả năng cung ứng.
Đầu tiên qua việc nắm bắt các thông tin mời thầu của công tác marketing của mình, phòng Kế hoạch – Thống kê của Tổng công ty tiến hành khảo sát thực địa để tìm hiểu các vấn đề nh địa hình, địa chất, mặt bằng thi công, nguồn nguyên vật liệu, địa điểm tập kết máy móc thiết bị.
Trên cơ sở thiết kế của Chủ đầu t lập sẵn và tình hình thực tế của công trình và năng lực của Tổng công ty, phòng Kế hoạch – Thống kê sẽ tiến hành lập giá dự toán dự thầu.
Thực tế cho thấy công tác khảo sát hiện trờng đã góp phần quan trọng để Tổng công ty xây dựng công trình giao thông I thắng nhiều công trình đấu thầu .
Dù công tác khảo sát có ý nghĩa quan trọng nh vậy nhng cho tới nay Tổng công ty vẫn cha khai thác đợc hết những cơ hội mà công tác khảo sát mang lại. Một phần là do các kỹ s khảo sát còn yếu về kinh nghiệm và trình độ kinh tế nên công tác khảo sát chỉ mới dừng lại ở việc khảo sát hiện trờng nơi công trình sẽ đợc tiến hành xây dựng nhằm nghiên cứu tổng hợp các yếu tố về dân c, địa chất, khí hậu giúp Tổng công ty nhìn nhận khối l… ợng công việc phải làm tỷ mỷ, cụ thể hơn, giúp cho việc lập biện pháp thi công, tổ chức hiện trờng. Công tác khảo sát cha đi sâu vào tìm hiểu phân tích và so sánh thực tế địa chất với bản tiên lợng đặt ra để tìm ra đợc cách hạ tối đa chi phí. Một điểm yếu nữa của Tổng công ty là sự thiếu nhạy cảm của các cán bộ lập hồ sơ khi đi khảo sát về giá cả. Giá cả thị trờng tại thời điểm khảo sát là thời điểm đồng loạt các nhà thầu khác tham gia khảo sát nên tất yếu giá đất, đá đều cao. Giá này sẽ thay đổi khi chỉ một công ty duy nhất trúng…
thầu và có nhu cầu mua các mỏ đất đá đó. Lúc đó có những cái trở nên độc quyền tiêu thụ cũng nh kiểm soát thị trờng. Đây là thách thức đặt ra với cán bộ phòng Kỹ thuật công nghệ vì khả năng tiên đoán thị trờng để đặt một mức giá cạnh tranh nhất cũng mang tính rủi ro vì có những yếu tố nhà thầu không thể kiểm soát đợc. Nhng trong giai đoạn giá thầu đang là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh trong đấu thầu nh hiện nay thì vấn đề dự đoán thị trờng theo giác độ của các nhà kinh tế cần đợc Tổng công ty chú trọng hơn nữa khi khảo sát và lập giá.
d) Nghiên cứu và lập hồ sơ dự thầu:
Để lập hồ sơ dự thầu, Tổng công ty căn cứ vào: - Hồ sơ mời thầu.
- Công tác chuẩn bị từ tìm kiếm, đánh giá thông tin đến khảo sát hiện tr- ờng( thực địa).
- Năng lực của Tổng công ty về thiết bị, tài chính, nhân sự,…
Phòng kỹ thuật công nghệ của Tổng công ty tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng phòng chức năng để lập ba nội dung chính trong hồ sơ dự thầu:
+ Những thông tin chung; + Biện pháp thi công; + Giá dự thầu;
Các công việc cụ thể nh: Tổng hợp số liệu, tính toán, đ… ợc phân cụ thể theo biểu 9:
Biểu 9: Bảng phân công công việc từng bộ phận
TT Nội dung công việc Các phòng
I_ 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Những thông tin chung
T cách pháp lý của Tổng công ty Giới thiệu chung về Tổng công ty Năng lực tài chính
Năng lực thiết bị Hồ sơ kinh nghiệm Các thông tin khác Phòng TCCB _ LĐ Phòng Kế hoạch - Thống kê Phòng Tài chính - Kế toán Phòng vật t thiết bị Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Kỹ thuật công nghệ II_ 1. 2. 3.
Biện pháp thi công
Tốc độ thi công Bản vẽ minh hoạ Thuyết minh biện pháp
Phòng KTCN + KHTK Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng Kỹ thuật công nghệ III_ 1. 2. 3. 4. Giá dự thầu Bảng tổng hợp giá thầu
Đơn giá chi tiết từng khoản mục Thuyết minh cách tính giá Phụ lục Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Kỹ thuật công nghệ Nguồn : Tổng công ty XDCTGT 1
ở khâu này, các phòng ban của Tổng công ty làm việc rất có hiệu quả, do những cán bộ, kỹ s của Tổng công ty đã trải qua kinh nghiệm từ các công trình đấu thầu khác nhau và họ luôn làm việc có trách nhiệm và hết sức mình, do vậy chất lợng hồ sơ tham dự thầu của Tổng công ty thờng đợc chủ đầu t đánh giá cao.
Tuy nhiên, qua biểu trên có thể thấy, phòng Kỹ thuật công nghệ chịu trách nhiệm chính về chất lợng của hồ sơ đấu thầu. Hiện nay, phòng Kỹ thuật công nghệ có 10 ngời nhng với một khối lợng công việc lớn, bao gồm hai phần chủ yếu là biện pháp thi công và giá dự thầu đã cho thấy sự bất cập trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm của Tổng công ty , đồng thời cũng thể hiện sự yếu kém trong việc phối hợp giữa các phòng ban và không tận dụng đợc các kỹ s giỏi của Tổng công ty ở các bộ phận khác tham gia vào việc khảo sát và lập biện pháp thi công
Đối với các dự án đấu thầu quốc tế, việc nghiên cứu hồ sơ dự thầu cần phải có những cán bộ lập hồ sơ giỏi ngoại ngữ, có kinh nghiệm vì hồ sơ mời thầu đợc phát hành bằng tiếng Anh. Nếu trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm của cán bộ lập hồ sơ kém thì rất dễ dẫn đến thiếu sót, đôi khi ảnh hởng lớn đến khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
Khó khăn của Tổng công ty hiện nay là trình độ của các cán bộ phiên dịch kém, thiếu kinh nghiệm trong việc dịch các thuật ngữ chuyên ngành nên dẫn đến việc lập hồ sơ dự thầu gặp nhiều trở ngại.
3.2.2. Giai đoạn hoàn thành và nộp hồ sơ dự thầu.
Sau khi hoàn tất mọi chi tiết trong hồ sơ dự thầu, nhóm thực hiện dự án có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối và nộp hồ sơ dự thầu cho chủ dự án theo đúng thời hạn quy định, trong thời gian này Tổng công ty vẫn tiếp tục nghiên cứu những đề xuất kỹ thuật, tiến độ và biện pháp thi công đã nêu trong hồ…
sơ dự thầu. Nếu có nhu cầu bổ sung tài liệu thì làm văn bản đề nghị chủ đầu t cho phép sửa đổi bổ sung theo quy định, nhằm phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
3.2.3. Giai đoạn thực thi hợp đồng:
Khi có thông báo trúng thầu, Tổng công ty cử ngời nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và nhận lại bảo lãnh dự thầu. Tổng giám đốc (hoặc Phó tổng giám đốc) là ngời ký kết hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng, Tổng công ty tiến hành thực thi theo hợp đồng đã ký với chủ đầu t. Trong giai đoạn này, Tổng công ty đã cố gắng đa ra nhiều biện pháp thi công nh : Tăng cờng đội ngũ cán bộ kỹ thuật giám sát thi công, quản lý chặt chẽ việc cung ứng nguyên vật liệu, để hạn chế thấp nhất những sai sót có thể xảy ra. Đồng thời Tổng công…
động thông qua sự quan tâm đến vật chất, tinh thần cho ngời lao động và đảm bảo đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ thi công nhờ đó đẩy nhanh quá trình hoàn thành dự án. Do vậy mà các công trình Tổng công ty thực hiện đều đảm bảo đúng tiến độ và chất lợng làm hài lòng các chủ đầu t.
