IV. thực trạng công tác đấu thầu và khả năng đấu thầu của Tổng công
3.1.Sơ đồ tổ chức hoạt động đấu thầu xây lắp của Tổng công ty xây dựng công trình giao
3. Phân tích thực trạng quy trình đấu thầu của Tổng công ty
3.1.Sơ đồ tổ chức hoạt động đấu thầu xây lắp của Tổng công ty xây dựng công trình giao
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức thực hiện hoạt động đấu thầu xây lắp của TCT XDCTGT 1 : (I) (3) (4) (2) ( (5) (II)
Chú giải cho sơ đồ :
Khối (I) : Chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Khối (II) : Thực hiên hợp đồng nếu trúng thầu. HĐQT
Tổng giám đốc
Phòng thông tin thị trư ờng:
- Tiếp thị mua HSMT, chuẩn bị báo cáo năng lực nhà thầu.
Tiếp xúc chủ đầu tư, chuẩn bị dự án đầu tư, đề xuất giải pháp kỹ thuật, thi công…
Lập hồ sơ dự thầu. Nộp hồ sơ dự thầu Phòng tài chính kế toán Xin bảo lãnh dự thầu
Chuẩn bị báo cáo năng lực tài chính Đầu tư Phòng kế hoạch thống kê Lập hợp đồng phân bổ công việc cho các thành viên Phòng thông tin thị trường Đàm phán ký kết hợp đồng Phòng tài chính kế toán -Nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng. -Thanh quyết toán với chủ đầu tư (1)
(1) : Chủ đầu t gửi thông báo mời thầu hoặc kết quả đấu thầu. (2) : Tổng công ty nộp đơn dự thầu và hồ sơ dự thầu.,,,,
(3) ,(4):Chỉ đạo của Tổng giám đốc đối với quy trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu
(5): Chỉ đạo của Tổng giám đốc đối với quá trình thực hiện hợp đồng ( nếu trúng thầu).
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong quá trình đấu thầu
Công tác đấu thầu tại Tổng công ty do một phòng chức năng chính đảm nhiệm đó là phòng thông tin thị trờng.
Phòng thông tin thị trờng chịu trách nhiệm chính từ khâu tiếp thị, mua hồ sơ mời thầu, lập, nộp hồ sơ dự thầu đến ký hợp đồng và giao khoán.
Tham gia vào công tác đấu thầu, Tổng công ty còn có các phòng: Tài chính kế toán, Tổ chức lao động, Kế hoạch thống kê và phòng Kỹ thuật công nghệ.
Trong đó, phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ cung cấp các số liệu tài chính, cân đối thu chi, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng( nếu trúng thầu) phù hợp với từng công trình. Phòng Tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, lập kế hoạch điều động nhân lực ở các đơn vị nếu cần. Phòng Kỹ thuật công nghệ có thể cung cấp các kỹ s thiết kế kỹ thuật, các hệ thống thông tin về mặt kỹ thuật nếu phòng Thông tin thị trờng yêu cầu. Ngoài ra, phòng Kế hoạch- Thống kê, lập kế hoạch cụ thể cho từng công trình…
Trong quá trình tham dự thầu, phòng Thông tin thị trờng nhận nhiệm vụ quan trọng nhất là lập hồ sơ dự thầu. Công việc bao trùm là thiết lập các bản vẽ, bóc tách tiên lợng, lắp giá, biện pháp tổ chức thi công, các bảng biểu về thiết bị, tài chính mà bên mời thầu yêu cầu. Tuy cán bộ ở phòng này không nhiều (khoảng 15 ngời ) nhng họ đều là những kỹ s có năng lực, dày dạn kinh nghiệm, xông xáo và phối hợp khá ăn ý nhau, chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty về công tác thị trờng và dự án.