Bộ phận Sales/ Marketing sẽ thực hiện các công việc, thông tin tiếp thị về dịch vụ của MSC ñến khách hàng. Sau ñó là ký hợp ñồng và chịu trách nhiệm trước khách hàng về lô hàng mà mình ñã nhận. Các công việc bao gồm:
Thu thập các thông tin khách hàng.
Tiếp thịñến khách hàng dịch vụ, giá cả và ghi nhận các yêu cầu của khách hàng.
Nhân viên tiếp thị phải thường xuyên cập nhật các thông tin như là: tình hình các ñối thủ cạnh tranh, tình hình kinh doanh cảng biển, chính sách ưu ñẫi cho khách hàng… và báo cáo cho hãng kịp thời ñể ñiều chỉnh, thay ñổi dịch vụ nhằm ñáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Cập nhật thông tin khách hàng vào hồ sơ khách hàng: Hồ sơ khách hàng là một chương trình ñược lập ra ñể lưu trữ tất cả các dữ liệu cần thiết về khách hàng, mỗi khách hàng có một mã tương ứng ñể ñịnh dạng và quản lý (ID: Identification).
Gởi & nhận giá:
Giá cước tính cho mỗi khách hàng phải ñược các bộ phận giám sát kinh doanh tại văn phòng chính của hãng chấp thuận, do ñó nhân viên tiếp thị phải tiến hành việc gởi xin giá bằng thưñiện tử.
Việc gởi và nhận giá này có thể thực hiện bằng các hình thức khác nhau, nhưng phải ñược thực hiện trước khi tiếp nhận ñơn ñặt hàng của khách hàng (trước khi gởi bảng báo giá, ký hợp ñồng vận chuyển, ký phát ghi nhận ñơn ñặt hàng (Booking Note) hoặc lệnh cấp container rỗng).
Báo giá, ký hợp ñồng với khách hàng: Sau khi nhận ñược xác nhận ñồng ý áp dụng giá cước cho khách hàng cùng với sự xem xét tất cả các ñiều kiện, yêu cầu khác (nếu có) của khách hàng mà hãng tàu hay công ty xác nhận (Sau khi xin ý kiến và ñược sư chấp thuận của lãnh ñạo) có thể cung cấp, nhân viên tiếp thị tiến hành báo giá cho khách hàng hoặc tiến hành ký hợp ñồng.
3.2.3.2 Dịch vụ hỗ trợ khách hàng lập vận ñơn:Khách hàng muốn xuất container tại MSC ñầu tiên phải ñặt trước (Booking) với bộ phận Customer Services. Khách hàng có thểñăng ký bằng nhiều cách :
ðiện thoại, Fax (Cargo list, Booking Request), thư ñiện tử (E-mail), hoặc gặp trực tiếp.
Khách hàng có thể ñặt hàng trực tiếp hoặc thông qua các ñại lý bạn trong và ngoài nước.
Việc tiếp nhận ñơn ñặt hàng ñược thể hiện bằng ghi nhận ñăng ký hàng (Booking Note) và lệnh cấp container rỗng.Booking Note bao gồm các thông tin chính: loại container, số container, Shipper, tên tàu, cảng dỡ…
Do MSC chỉ thực hiện dịch vụ vận chuyển từ cảng ñến cảng và không ñi hàng lẻ nên MSC chỉ cung cấp container và nhận lại container ñã có sẵn hàng hóa
ñể chuyên chở. Việc chở container ñến bãi container ñể xuất hàng cũng do khách hàng chịu.
Sau khi có Booking Note của khách hàng, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ dựa vào ñó ñể nắm thông tin về khách hàng và nhắc nhở khách hàng của mình gửi chi tiết vận ñơn nếu như gần ñến ngày tàu chạy mà khách hàng vẫn chưa gửi. Bill tàu ñược lập dựa trên chi tiết Bill (Draft Bill) mà khách hàng gửi gồm các nội dung chính sau: tên người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả về hàng hóa, số lượng, trọng lượng và khối lượng, số container, số seal ñã ñược cấp v.v…
Sau ñó bộ phận chứng từ sẽ gửi bản Bill Copy cho khách hàng ñối chiếu. Khách hàng sau khi ñã ñối chiếu và chấp nhận B/L copy, bộ phận chứng từ sẽ dựa vào ñó xuất 3 Bill gốc hoặc các loại Bill khác theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài Original Bill Of Lading, hãng tàu còn phát hành các loại Bill như sau:
Surrendered B/L : Vận ñơn gốc ñược xuất trình tại cảng xếp hàng – nhờ giao hàng bằng ñiện (Telex Release). Khách hàng không lấy vận ñơn gốc (thường là các Freight Forwarder) hoặc ñã nhận B/L gốc sau ñó nộp trả lại có ký hậu ñầy ñủ. Khi khách hàng ñáp ứng các yêu cầu về thanh toán cước vận tải (nếu là cước Prepaid) ñại lý cảng xếp hàng sẽ ñiện thông báo cho cảng ñến giao hàng không cần xuất trình vận ñơn gốc.
Sea-Waybill: ðược thay thế cho vận ñơn (Bill of Lading) là:
o Biên nhận hàng hóa (A Receipt Of Goods)
o Chứng nhận hợp ñồng vận chuyển (An Evidence Of Conract Of Carriage)
o Chứng từ vận chuyển không thanh toán ñược và không xác nhận quyền sở hữu hàng hóa (A Non - Negotiable Transport Document And Not A Document Of Title). Vì thế, hình thức “Order” Sea-Waybill (Sea-Waybill giao theo lệnh) không ñược phép sử dụng vì nó giống như vận ñơn chỉ ñích danh người nhận (Straight B/L). Nhưng Sea-Waybill không phải là vận ñơn (Bill Of Lading).
Sea-Waybill giống như Surrendered B/L là giao hàng không cần xuất trình vận ñơn gốc. Nhưng có sự khác biệt :
o Phát hành giới hạn ñối với một số khách hàng trung thành và ñược hãng tàu tín nhiệm và chấp nhận. Thường thích hợp cho loại chứng từ “nội bộ” (“in-house” Document) khi mà ít có rủi ro về tài chính: như dùng ñể chứng nhận
việc chuyên chở hàng cá nhân, hàng mẫu, hàng không có giá trị thương mại hoặc những lô hàng ñược gửi giữa công ty mẹ và công ty con và các công ty hoặc chi nhánh của cùng một tổ chức ña quốc gia.
o Không phát hành cho cước Prepaid.
o Không cần thông báo ñiện giao hàng và giao hàng ngay cho người nhận có tên xuất hiện trên Sea-Waybill.
B/L Switched At 3rd Country: Vận ñơn ñược ñổi tại nước thứ 3. Thông thường ñược ký phát trong các trường hợp hàng mua ñi bán lại (Triangle Business) hay các trường hợp hàng ñặt gia công ở một nước, sau ñó hàng ñược gửi ñi nhưng chứng từ sẽ ñược phát hành hay ñổi ở một nước thứ 3. Hoặc các trường hợp hàng ñược bán qua trung gian, nên tên người mua hàng tại cảng ñến sẽñược dấu ñi.
B/L Issued At 3rd Country: Vận ñơn ñược phát hành tại nước thứ 3. Lưu ý gửi hàng phải xác nhận phát hành vận ñơn cho ai một cách cụ thể tại nước phát hành vận ñơn. Phương thức thanh toán cước hay các phụ phí khác cũng phải ñược làm rõ theo yêu cầu của người gửi hàng ñể phân chia trách nhiệm các bên liên quan (POL, POD, 3rd Country) trong việc thu cước và phát hành vận ñơn.
Re-issued B/L: Phát hành lại vận ñơn ñã mất. Một bộ vận ñơn thông thường ñược phát hành 03 bản gốc và 03 bản copy. Nhưng ñôi khi khách hàng yêu cầu người chuyên chở hoặc ñại lý phát hành lại bộ vận ñơn khác vì bộ vận ñơn gốc ñã bị mất hoặc thất lạc trong quá trình gửi ñến tay người nhận.
Tại MSC B/L ñược lập thông qua hệ thống MSCA, sau khi nhập ñầy ñủ chi tiết Bill, chương trình sẽ lưu lại Bill này và sẽñược tựñộng ñưa lên hệ thống ñể các ñại lý MSC có liên quan có thể theo dõi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi hàng ñã lên tàu, sau 2 ngày bộ phận chứng từ sẽ gửi Manifest dưới dạng các File DTX cho các ñại lý có liên quan và ñưa lên mạng nội bộ ñể các cảng nắm ñược tàu chở hàng sẽ có những Container nào. Manifest cũng ñược lập một cách tựñộng trong chương trình MSCA.
3.2.3.3 Dịch vụ hỗ trợ thông tin về tình trạng hiện tại của hàng hóa Bộ phận Customer Services phải có nhiệm vụ theo dõi và thông báo cho khách hàng lịch trình của lô hàng, thông báo cho khách hàng thông tin về ngày, giờ, hàng của mình ñã ñi ñến ñâu khi khách hàng có yêu cầu. Khi hàng
bị rớt tại một cảng nào ñó, bộ phận chứng từ phải lập tức thông báo cho khách hàng biết ñể khách hàng có biện pháp xử lý.
Các thông tin này bộ phận Customer Services có thể cập nhật thông qua mạng Internet hoặc trực tiếp liên hệ các bộ phận liên quan tại MSC ñể có ñược thông tin chính xác.
3.2.3.4 Dịch vụ hỗ trợ khách hàng hoàn thành nghĩa vụñóng cước phí ðể việc thu cước phí dễ dàng hơn và khách hàng có thể hiểu rõ về các khoản phí mình phải có nghĩa vụ nộp, việc thu cước của khách hàng ñược MSC dựa trên cơ sở là ñịa ñiểm phát hành vận ñơn gốc. Bộ phận chứng từ hàng xuất tính cước trên cơ sở biểu giá của hãng tàu:
Cước trả trước ở cảng xếp hàng:
Bộ phận chứng từ hàng xuất kiểm tra việc thanh toán cước của khách hàng, lưu phiếu thu hoặc ủy nhiệm chi và phát hành vận ñơn gốc hoặc phát hành B/L Copy ñóng dấu Surrendered cho khách hàng.
Cước trả trước ở nước thứ 3:
Bộ phận chứng từ hàng xuất có trách nhiệm:
ðiện thông báo và gửi dữ liệu B/L có cước phải thu cho nước thứ 3 và chờ ñiện xác báo ñã thu cước của nước thứ 3.
Phát hành vận ñơn gốc cho khách hàng có ký nhận và lưu hồ sơ.
Cước Collect ở cảng dỡ hàng:
Bộ phận chứng từ hàng xuất có trách nhiệm:
Phát hành vận ñơn gốc cho khách hàng có ký nhận và lưu hồ sơ.
Cước Collect ở nước thứ 3:
Bộ phận chứng từ hàng xuất có trách nhiệm:
Phát hành vận ñơn gốc cho khách hàng có ký nhận và lưu hồ sơ.
dCước trả trước nước thứ 3, B/L gốc phát hành nước thứ 3:
ðiện thông báo và truyền dữ liệu vận ñơn có cước phải thu cho nước thứ 3 ñể thu cước và phát hành vận ñơn. ðồng thông báo cho POD/HQ biết diễn tiến của lô hàng.
Cước trả trước cảng xếp hàng, B/L gốc phát hành nước thứ 3: Bộ phận chứng từ hàng xuất kiểm tra và ñiều chỉnh sai biệt cước.
Phòng Tài chính – Kế toán thu cước.
Bộ phận chứng từ hàng xuất kiểm tra cước ñã thu, lưu phiếu thu hoặc ủy nhiệm chi, thông báo cho nước thứ 3 ñể phát hành B/L gốc ñồng thời thông báo cho POD/HQ biết diễn tiến của lô hàng.
Cước Collect nước thứ 3, B/L gốc phát hành nước thứ 3:
ðiện thông báo và gửi dữ liệu vận ñơn có cước phải thu cho nước thứ 3 ñể phát hành vận ñơn và thu cước ñồng thời thông báo cho POD/ HQ biết diễn tiến của lô hàng.
Cước Collect ở cảng dỡ hàng, B/L gốc phát hành nước thứ 3:
ðiện thông báo và truyền dữ liệu cho nước thứ 3 ñể phát hành B/L gốc và ñồng thời thông báo cho POD/HQ biết diễn biến của lô hàng.
ðối với hàng nhập:
Phòng Kế Toán lập hóa ñơn tài chính ñể thu phí D/O (phí cấp lệnh giao hàng – 200.000 ñ/ B/L). Khách hàng có thể thanh toán phí này tại phòng Kế Toán hoặc văn phòng của công ty ở các cảng trước khi nhận hàng. Văn phòng ở các cảng có trách nhiệm kiểm tra và thu phí trước khi giao hàng.
Bộ phận chứng từ hàng nhập có thể chấp nhận cho khách hàng thêm thời gian lưu container và miễn giảm phí chứng từ.
3.2.3.5 Dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhận hàng nhập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận chứng từ hàng nhập khi có ñiện báo về lượng hàng sẽ về Việt Nam trong tuần từ MSC Singapore sẽ phải ñiều chỉnh Manifest .
Thông báo ngày tàu ñến và các thông tin về lịch trình của tàu cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu.
Khi tàu cập cảng bộ phận chứng từ hàng nhập phải nộp Manifest cho hải quan, gửi giấy báo hàng ñến (Notice Of Arrival) cho khách hàng, tiếp nhận, kiểm tra và ñiều chỉnh chi tiết vận ñơn gốc, Sea-Waybill, Surrendered B/L:
Nhận hàng có B/L:
Tiếp nhận B/L gốc , kiểm tra với POL và ñiều chỉnh chi tiết B/L nếu có khác biệt so với Manifest ñã khai báo Hải quan khi tàu ñến cảng.
Nhận hàng bằng Sea-Waybill:
Yêu cầu khách hàng xuất trình giấy giới thiệu của công ty (ñể xác ñịnh tên người nhận hàng xuất hiện trên Sea-Waybill).
Kiểm tra với POL và ñiều chỉnh chi tiết Sea-Waybill nếu có khác biệt so với Manifest ñã khai báo Hải quan khi tàu ñến cảng.
Nhận hàng bằng ñiện giao hàng ñối với B/L Surrendered:
Kiểm tra ñiện giao hàng không xuất trình B/L gốc của Shipper ở POL. Yêu cầu khách hàng xuất trình giấy giới thiệu của công ty.
Kiểm tra với POL và ñiều chỉnh chi tiết B/L Surrendered nếu có khác biệt so với Manifest ñã khai báo Hải quan khi tàu ñến cảng.
Nhận hàng không B/L gốc nếu khách hàng yêu cầu trong trường hợp B/L gốc ñến chậm hoặc thất lạc:
Kiểm tra ñiện chấp thuận của Shipper ở POL ñối với việc giao hàng không B/L gốc.
Yêu cầu khách hàng xuất trình thư cam kết với bảo lãnh của ngân hàng theo mẫu của hãng tàu.
Kiểm tra với POL và ñiều chỉnh chi tiết B/L Copy nếu có khác biệt so với Manifest ñã khai báo Hải quan khi tàu ñến cảng.
3.2.3.6 Dịch vụ phản hồi khiếu nại của khách hàng về công ty
Nhân viên tiếp thị sẽ thu thập thông tin, phản hồi khiếu nại của khách hàng và chuyển giao cho bộ phận liên quan ñể giải quyết các khiếu nại, khiếu tố về dịch vụ cho khách hàng. Trong trường hợp không ñáp ứng ñược một trong những yêu cầu của khách hàng dẫn ñến mất cơ hội kinh doanh (do nguyên nhân chủ quan hay khách quan) thì phải tiến hành xử lý, rút kinh nghiệm, phân tích trách nhiệm, tổng kết.
3.2.3.7 Các loại dịch vụ khác
a) Cung cấp các loại Container dành cho hàng hóa ñặc biệt:
Khi có yêu cầu từ phía khách hàng MSC có thể cung cấp cho khách hàng các loại container như : container treo, có móc … Tuy nhiên ñối với các loại container này khách hàng phải ñăng ký trước ít nhất là 3 tuần ñể MSC có thểñiều ñộng container từ Singapore về. ðối với loại hàng hóa như cà phê, gạo MSC sẽ cung cấp thêm giấy thuốc chống ẩm và làm vệ sinh container.
b) Kiểm ñếm:
Dịch vụ này MSC thực hiện khi có yêu cầu từ phía khách hàng. MSC sẽ thuê lại nhân viên của Vinacontrol ñể kiểm ñếm.
c) Dịch vụ khai hải quan:
Khách hàng yêu cầu dịch vụ này tại MSC không nhiều bởi vì hầu hết khách hàng ñi hàng container ñều là khách hàng lớn hoặc là các Forwarder. Họ sẽ tự khai báo Hải Quan.
Nếu có yêu cầu từ khách hàng, MSC sẽ chuyển cho Viconship SaiGon thực hiện dịch vụ này.
d) Dịch vụ vận chuyển bằng xe (Trucking):
Hiện tại MSC có 6 xe chở container (3 xe cho 20’/ 3 xe cho 40’)
o ðối với hàng xuất khẩu:
MSC sẽ chở container xuống kho của khách hàng ñể ñóng hàng và sau ñó chở container ñã ñóng hàng ra cảng.
o ðối với hàng nhập: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chở container về kho cho khách hàng dỡ hàng hoặc ñem hàng ñã rút ruột về kho cho khách khi có yêu cầu.
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH HOẠT ðỘNG KINH DOANH VÀ TÌNH HÌNH CHUYÊN CHỞ CỦA
CÔNG TY LIÊN DOANH MSC – VIỆT NAM
4.1 Phân tích tình hình hoạt ñộng kinh doanh của Công Ty Liên Doanh MSC – Việt Nam
4.1.1 Tình hình doanh thu lợi nhuận của công ty
Bảng 3: TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ðOẠN 2004 - 2006 (ñơn vị: 1.000.000 ñồng) SO SÁNH 2004 - 2005