Hiện nay tại Công ty bia Việt hà đang áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để theo dõi kế toán tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu . Song song với công việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu là công việc không thể thiếu trong công tác hạch toán vật liệu .
2.2.6.1. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu .
Vật liệu của công ty chủ yếu là quan hệ thanh toán với ngời bán của công ty phần lớn là các quan hệ với nhà cung cấp , do đó kế toán tổng hợp nhập vật liệu luôn gắn bó hữu cơ với kế toán thanh toán và ngời cung cấp vật liệu .
Với hình thức kế toán Nhật ký chứng từ thì việc hạch toán tổng hợp nhập vật liệu , công cụ dụng cụ ở công ty hiện đang sử dụng :
NKCT số 1 - Ghi Có TK 111 : Tiền mặt . NKCT số 2 - Ghi Có TK 112 : Tiền gửi NH . NKCT số 5 - Ghi có TK 331 : Phải trả ngời bán.
Công ty không sử dụng NKCT số 6 – ghi Có TK 151 : hàng mua đi đ- ờng . Vì khi mua vật liệu cán bộ cung tiêu luôn đi cùng với hoá đơn và hàng về tận kho công ty nên không có trờng hợp hàng về trớc hoặc hoá đơn về trớc .
Hiện nay công ty mới áp dụng kế toán máy vào hạch toán , do hình thức kế toán NKCT khó áp dụng trong kế toán máy , nên công ty đã sử dụng TK 151 nh một tài khoản trung gian để ghi chép tình hình nhập vật liệu nhằm tránh trờng hợp trùng lặp các hoá đơn , chứng từ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng khi nhập các dữ liệu này vào máy .
TK 151 có 2 TK cấp 2.
TK 1511 áp dụng cho nguyên vật liệu . TK 1512 áp dụng cho công cụ dụng cụ .
Tất cả các số liệu về nguyên vật liệu phát sinh trong tháng sẽ đợc kết chuyển hết từ TK trung gian 1511 sáng TK 152 .
Khi vận chuyển vật liệu thờng có 2 trờng hợp xảy ra . - Bên bán vận chuyển vật liệu về tận kho cho công ty .
- Công ty thuê ngoài vận chuển thì có “ Hoá đơn cớc phí vận chuyển “ làm cơ sở lập chứng từ xin thanh toán để chuyển cho kế toán thanh toán , Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi vào NKCT sô 1, Ghi có TK111 “ Tiền mặt “ Cuối quý kế toán căn cứ vào các số liệu này để tính giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ .
Trình tự ghi sổ tổng hợp nhập vật liệu .
Kế toán căn cứ vào hoá đơn bên bán , phiếu kiểm tra chất lợng hàng hoá , phiếu nhập kho đồng thời căn cứ vào phiếu chi ( đối với vật liệu mua bằng
tiền mặt ) , hoặc giấy báo nợ của ngân hàng ( đối với vật liệu mua bằng TGNH ) để ghi vào bảng kê chi tiết nhập vật t .
Bảng kê đợc lập hàng tháng , ghi lần lợt thứ tự phiếu nhập kho , Mỗi phiếu nhập kho đợc ghi lần lợt vào từng dòng của Bảng kê nhập vật t .
Bảng kê chi tiết nhập vật t bao gồm các cột ghi số thứ tự , ngày tháng , nội dung của các phiếu nhập kho , cột ghi tài khoản đối ứng và cột ghi giá trị cuả phiếu nhập kho.
Ví dụ :
Trong tháng 6/2001 Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan tiến hành lập bảng kê chi tiết nhập vật t TK 1521 NVL chính nh biểu số 9 .
Trong đó kế toán ghi :
Nợ TK 1521 : 1828.696.100 . Có TK 1511 : 506.891.000 . Có TK 331 : 1.321.805.100 .
Cùng với việc phản ánh giá trị của vật liệu nhập kho , tại công ty còn theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với ngời bán theo chứng từ thanh toán . - Đối với vật liệu mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền mặt đợc kế toán
theo dõi trên NKCT số 1 – ghi Có TK 111 , đối ứng ghi Nợ TK 151, NKCT số 1 đợc mở hàng tháng , dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng với bên Nợ TK khác có liên quan .
Ví dụ : Căn cứ vào phiếu chi , hoá đơn bên bán , phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan trong tháng 6/2001 kế toán ghi các nghiệp vụ nhập vật liệu chính lên NKCT số 1 nh sau ( biểu số 10 ) .
- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho thanh toán bằng TGNH đợc kế toán theo dõi trên NKCT số 2 – ghi Có TK 112 , đối ứng ghi nợ TK 151,
NKCT số 2 đợc mở hàng tháng , dùng để phản ánh số liệu phát sinh bên Có TK 112 “ TGNH “ , đối ứng với các TK khác có liên quan .
Ví dụ : Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng , hoá đơn bên bán , phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan kế toán ghi các nghịp vụ nhập vật liệu chính tháng 6/2001 lên NKCT số2 nh sau ( biểu số 11 ) . - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho cha trả tiền ngời bán đợc kế toán
theo dõi trên NKCT số 5 –ghi Có TK 331 , đối ứng ghi Nợ TK 152 . NKCT số 5 đợc mở hàng tháng , dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 “ phải trả ngời bán” , đối ứng với bên Nợ các TK khác có liên quan .
Ví dụ : Trong tháng các số liệu phản ánh trong NKCT số 5 nh sau ( biểu số 12 ).
Cuối tháng , kế toán căn cứ vào bảng kê chi tiết nhập vật t , để lập bảng tổng hợp nhập vật t TK 152 . Bảng tổng hợp nhập vật t đợc lập để đối chiếu kiểm tra với sổ chi tiết vật t của kế toán chi tiết .
Ví dụ : Kế toán căn cứ vào bảng kê chi tiết nhập vật t – TK 1521 “ NVL
chính”
để lập bảng tổng hợp nhập vật t nh ( biểu số 13 ).
Cuối mỗi quý , Kế toán tổng hợp số liệu phát sinh trong quý để ghi vào bảng kê tổng hợp số 3 – Tính giá thành thực tế vật liệu ( biểu số 16 ) . Căn cứ để ghi vào bảng kê này là số liệu tổng cộng của 3 tháng của phần ghi Nợ TK 152 và ghi Có các TK đối ứng trên các NKCT số 1, 2 , 5 và NKCT số 7 và các NKCT khác có liên quan .
Bảng kê tổng hợp số 3 đợc lập để tính ra số vật liệu nhập , xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ theo giá thực tế .
2.2.6.2. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu .
Vật liệu ở Công ty bia Việt hà sau khi mua về đều đợc dùng cho công việc sản xuất sản phẩm , để thực hiện sản xuất sản phẩm , hàng hoá theo nguyên tắc kinh doanh. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong
doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời , tính toán , phân bổ giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tợng sử dụng nh các đối tợng tập hợp chi phí . Thực tế ở công ty xuất phát từ công tác tổ chức sản xuất , đặc điểm quy trình công nghệ , công tác quản lý tính giá thành . Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất ở công ty là loại sản phẩm bia hơi . Để phản ánh kịp thời , phân bổ chính xác , đúng đối tợng , giá thực tế vật liệu xuất dùng , kế toán tổng hợp vật liệu phải đợc tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu , phiếu xuất vật t , hoá đơn kiêm phiếu xuất kho . Căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu đã thu nhận đợc kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng loại từng nhóm vật liệu sử dụng.
Để phản ánh quá trình xuất vật liệu hợp lý , kế toán công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau đây.
- TK 152 (1521) .
- TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . - TK 627 : Chi phí sản xuất chung .
- TK 641 : Chi phí bán hàng . - TK 642 : Chi phí QLDN . - TK 241 : Chi phí NVL cho XDCB . Trình tự ghi sổ tổng hợp xuất vật liệu .
Để tổng hợp đợc giá trị của vật liệu xuất dùng trong kỳ , trớc hết từ các chứng từ và phiếu xuất kho vật liệu , bằng phơng pháp xác định giá vật liệu thực tế xuất dùng ở phần trên, Kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất dùng cho từng loại vật liệu , từng chứng từ . Căn cứ vào các chứng từ vật t kế toán lập bảng kê xuất kho vật t .
Bảng kê xuất kho vật t là 1 loại sổ chi tiết dùng để thống kê toàn bộ các chứng từ xuất kho vật liệu để ghi vào tài khoản ghi Nợ tơng ứng cho từng chứng từ . Bảng kê xuất vật t đợc mở theo từng kho , theo từng tháng , trong đó mỗi chứng từ ghi một dòng , lần lợt ghi theo thứ tự thời gian phát sinh chứng từ .
Ví dụ :
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 34 ngày 30/06/2001 xuất kho vật liệu chính cho phân xởng sản xuất bia , phục vụ cho sản xuất trực tiếp , kế toán ghi : Nợ TK 621 : 531.450.744 .
Có TK 1521 : 531.450.744 .
Sau đó kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất vật t trong tháng lập bảng kê chi tiét xuất vật t TK 1521 tháng 6/2001. ( biểu số 14)
Cuối kỳ căn cứ vào bảng kê xuất vật t ( ghi Có TK 152 ) của 3 tháng kế toán tổng hợp số liệu theo các mục đích sử dụng tơng ứng với các tài khoản kế toán phản ánh đối tợng sử dụng vật t đó .
Ví dụ :
Cuối quý II/2001 kế toán công ty đã tập hợp đợc số liệu tổng hợp từ các bảng kê xuất vật t của 3 tháng 4,5,6 nh sau .
Kế toán ghi : Nợ TK 621: 5.339.865.003 . Nợ TK627 : 48.315 . Nợ TK 642 : 40.047.907. Nợ TK 641 : 444.779.785. Nợ TK 632 : 128.466.369. Có TK 152 : 5.953.207.379.
Căn cứ vào kết quả tổng hợp từ các bảng kê xuất vật t, kế toán lập bảng phân bổ vật liệu . Bảng phân bổ vật liệu ( biểu số 15) đợc lập theo từng quý nhằm mục đích phản ánh giá thực tế vâtj liệu xuất dùng cho từng đối tợng sử dụng . Nh vậy , số liệu trên bảng phân bổ vật liệu không thực hiện tổng hợp , trực tiếp từ các chứng từ xuất kho vật liệu mà đợc tổng hợp qua các bảng kê xuất
để ghi vào mục xuất dùng trong quý ( mục IV) trên bảng kê tổng hợp số 3 ( biểu số 16 ) và sau đó ghi vào NKCT số (biểu số 17) để tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp , tính giá thành sản phẩm .
Cuối quý kế toán căn cứ vào bảng kê và NKCT số 7 để ghi vào sổ cái TK 152 ( biểu số 18 ) .
