II/ Số trích K/haotrong tháng
Biểu 37: Sổ kế toán chi tiết TK
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần xây dựng số
xây dựng số 5
Trong thời gian thực tập tại Công ty xây dựng số 5 - Vinaconex5 em đã cố gắng tìm hiểu thực tế công tác hạch toán chi phí xây lắp. Vì vậy dựa trên những nguyên tắc cơ bản của việc hoàn thiện em xin có một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán chi phí xây lắp tại Công ty.
Chứng từ ban đầu là những chứng từ lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ lên sổ sách kế toán và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ. Vì vậy tập hợp chứng từ đầy đủ, kịp thời sẽ quyết định tới tính chính xác tin cậy của số liệu, phơng pháp kế toán tiếp theo.
Do số lợng phát sinh từ các đội xây lắp là rất lớn, việc hạch toán lại hoàn toàn do kế toán Công ty tiến hành nên khối lợng công việc thờng lớn. Hơn nữa hàng tháng kế toán đội mới chuyển chứng từ về Công ty làm cho việc hạch toán chi phí xây lắp cho các công trình thờng không kịp thời. Bên cạnh đó, theo luật thuế quy định hoá đơn chỉ đơc phép kê trong ba thán, quá 3 tháng số thuế GTGT trên hoá đơn không đ- ợc khấu trừ mà phải hạch toán vào chi phí hoặc quy trách nhiệm bồi thờng. Thực tế cho thấy ở Công ty vẫn thờng xảy ra tình trạng này do một số công trình đang thi công ở quá xa nhu Sài Gòn, nớc Lào,… do việc bảo quản và luân chuyển chứng từ không tốt. Điều này sẽ làm cho chi phí xây lắp tăng và tổng lợi nhuận giảm.
Để khắc phục đợc những điều đó Công ty nên đa ra những quy định thống nhất trong công tác luân chuyển chứng từ cho các đội. Đối với các công trình ở xa, Công ty nên cho phép các đơn vị trợc thuộc tự tổ chức hạch toán kế toán, sau đó định kỳ nộp lên phòng kế toán Công ty để kiểm tra. Còn đối với những công trình ở gần, việc lập bảng kê và thanh toán có thể thực hiện thờng xuyên hơn, không chỉ một tháng một lần. Trên cơ sở đó Công ty có thể đa các biện pháp điêu chỉnh kịp thời, thực hiện kế tốt kế hoạch sản xuất đồng thời có thể kiểm soát chặt chẽ chi phí trong doanh nghiệp
* Về công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do vật t chiếm tỉ trọng lớn nhất trong cơ cấu giá thành, mặt khác ngành vật t rất công kềnh, số lợng lớn lại tập trung ở nơi thi công nên nếu không có thủ tục nhập, xuất kho thì rất dễ gây thất thoát, hao hụt, mất mát. Trong thực tế, tỷ lệ nguyên vật
liệu hao hụt qua quá trình sản xuất ở các công trờng của Công ty khá cao: 4 – 5%. Nh vậy là lãng phí nguyên vật liệu.
Không những vậy, tại mỗi công trờng thi công đều có một kho tạm chứa vật liệu tơng ứng. Trong khi đó Công ty lại tổ chức thi công trên nhiều công trờng, có nhiều công trình, hạng mục công trình cùng đợc thi công tại nhiều địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật liệu xuất dùng diễn ra liên tục, thờng xuyên. Vì vậy, theo dõi xuất dùng vật t hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho là rất khó khăn, dễ nhầm lẫn, bỏ sót nghiệp vụ. Hiện nay, bên cạnh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán Công ty còn căn cứ vào “ phiếu đề nghị lĩnh vật t” của các đội sản xuất và “bản đối chiếu khối lợng” của chủ vật t để theo dõi việc sử dụng NVL tiêu hao. Đây là cách làm nhanh, thuận tiện đảm bảo NVL xuất kho đợc kịp thời, trong khi đó công tác hạch toán ít bị bỏ sót. Tuy nhiên đối với những vật t không qua nhập kho - những vật t do các đội tự động mua phục vụ sản xuất, không hạch toán qua TK152 mà hạch toán trợc tiếp nh sau:
Nợ TK621: Nợ TK133:
Có TK 111,141, 331…
Đây là khâu dễ sai sót trong hạch toán và việc tính toán thờng không chính xác do vật t mua ngoài thờng bị nâng giá, chất lợng không đảm bảo. Vấn đề đặt ra là vât t đợc sử dụng nh thế nào với số lợng là bao nhiêu. Do vậy mà không thể hiện đợc thực tế chi phí NVL tiêu hao cho công trình.
Để khắc phục đợc các vấn đề trên, Công ty nên áp dụng thêm một số biện pháp sau:
- Theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí NVL trên tài khoản 152 nh chế độ kế toán quy định cho các doanh nghiệp xây lắp. Đồng thời, Công ty nên mở thêm các tài khoản cấp 2,3,… cho tài khoản 152 để quản lý, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp:
Ví dụ: TK152: Nguyên liệu, vật liệu
Chi tiết:
TK 1521 : Nguyên liệu, vật liệu chính TK 15211: Xi măng
TK 15212: Cát …
- Công ty nên sử dụng phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ. Điều này sẽ giúp bộ phận kế toán theo dõi số lợng vật t thực tế sử dụng trong kỳ để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm xây lắp, đồng thời có thể xác định trách nhiệm về tính pháp lý của phiếu báo thông qua chữ ký của bộ phận sử dụng.
Mẫu phiếu nh sau:
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
Ngày 31/12/2006
Bộ phận sử dụng: Công trờng nhà 34T – Trung Hoà
Đơn vị tính: VNĐ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Mã số Đơn vị tính Số l- ợng Thành tiền Lý do sử dụng 1 Thép buộc … kg 15 … 3.500.000 Phục vụ thi công nhà 34T - Trung Hoà …
* Về công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
+ Vì kế toán Công ty không thể kiểm soát đợc độ chính xác của bảng chấm công nếu các cán bộ kỹ thuật không trung thực. Do vậy Công ty nên cử cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm và uy tín xuống kiểm tra đột xuất dới các công trờng đang thi công, từ đó có thể phát hiện đợc sai phạm để kịp thời xử lý và điều chỉnh cho thích hợp.
+ Hiện nay, đối với công nhân trực tiếp sản xuất lơng nghỉ phép đợc kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 622: Tiền lơng công nhân nghỉ phép Có TK 111:
Ví dụ: Tại công trờng thi công công trình Nhà 34T – Trung Hoà theo phiếu
chi số 21 ngày 02 tháng 12 năm 2006:
Mẫu số: 02 – TT
QĐ số: 15/2006/ QĐ-BTC
Đơn vị: Công ty CPXD Số 5 ngày 20 tháng 03 năm 2006
Địa chỉ: 203 Trần Phú Bỉm Sơn -Thanh Hoá của Bộ trởng Bộ Tài chính