II/ Số trích K/haotrong tháng
Biểu 37: Sổ kế toán chi tiết TK
3.1.1.2. Về bộ máy kế toán
Sự phối hợp của các bộ phận kế toán đợc tổ chức tơng đối chặt chẽ. Mỗi một nhân viên kế toán phụ trách một mảng riêng biệt nhng luôn có sự phối hợp đồng bộ. Điều này đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phơng pháp làm việc trong doanh nghiệp. Phòng kế toán tài chính làm việc dới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng. Một số đội trực thuộc đều có kế toán riêng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đội quản lý. Với một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn sâu, có kinh nghiệm và nắm vững những quy định hiện hành của chế độ kế toán, xây dựng đợc hệ thống sổ sách, cách thức ghi chép và phơng pháp phù hợp. Vì thế giảm thiểu đợc những sai sót trong công tác kế toán và thông tin luôn đợc cung cấp đầy đủ, đáng tin cậy bởi không tồn tại sự chồng chéo giữa các nhóm chức năng.
o Hệ thống chứng từ ban đầu đợc tổ chức tơng đối tốt, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
o Luân chuyển chứng từ tuân thủ theo đúng quy định hiện hành. Qua mỗi khâu
chứng từ đều đợc kiểm tra chặt chẽ đảm bảo tính đúng đắn, trung thực, hợp lệ… của các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. Sau khi kế toán đội sắp xếp và phân loại chứng từ, hàng tháng nộp lên phòng kế toán Công ty, tại đây các nhân viên kế toán Công ty kiểm tra lại một lần nữa rồi mới tiến hành định khoản và ghi sổ kế toán.
o Tài khoản: Hệ thống tài khoản đợc sử dụng hợp lý, mở chi tiết đến từng công
trình, hạng mục công trình trong quá trình hạch toán chi phí xây lắp, đợc khai thác tối đa trong việc quản lý.
o Sổ kế toán: Việc lựa chọn hình thức Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm
của Công ty và tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Xét ở tính khoa học và chặt chẽ có thể hình thức nhật ký chứng từ có thế mạnh hơn hẳn nhng cho tới nay, cha có một phần mềm kế toán hoàn chỉnh nào sử dụng đợc hình thức này. Vì vậy nhật ký chung vẫn đợc coi là hình thức tiên tiến và đợc áp dụng khá phổ biến ở Việt Nam. Nhợc điểm lớn nhất của nó là số lợng vào sổ lớn nhng kế toán máy đã khắc phục đợc điều này.
o Phần mềm kế toán đợc sử dụng tại Phòng Tài chính – Kế toán khá hợp lý với
đầy đủ các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp đợc kết cấu theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc cập nhật thờng xuyên đầy đủ và có chứng từ hợp lệ đi kèm, chúng đợc tập hợp thành từng quyển sổ chi tiết, sổ tổng hợp để quản lý thông tin kế toán một cách khoa học, đầy đủ và chính xác. Chính vì vậy mà Công ty luôn đảm bảo cho việc lập và nộp báo cáo kế toán kịp thời cho cấp trên và đơn vị chủ quản vào cuối mỗi quý. Phòng Tài chính – Kế toán đợc trang bị hệ thống máy tính đầy đủ, hiện đại giúp cho nhân viên kế toán giảm bớt đợc khối l- ợng công việc, tiết kiệm thời gian, nâng cao tính chính xác đáp ứng kịp thời nhu cầu
thông tin đồng thời lại dễ kiểm tra, sửa chữa vì thế đáp ứng đợc nhu cầu quản lý ngày càng cao của Công ty.
o Nhìn chung công tác hạch toán và phơng pháp tập hợp chi phí xây lắp tại
Công ty xây dựng số 5 là đúng chế độ, rõ ràng, chính xác phù hợp với đặc điểm của Công ty. Những u điểm này là nguyên nhân giúp cho công tác hạch toán chi phí xây lắp có những u điểm nổi bật.
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng cao, phần lớn do Công ty mua, còn các nguyên vật liệu phụ thì các đội mua bằng tiền tạm ứng. Công ty trực tiếp ký kết hợp đồng mua những vật t chính có giá trị lớn giúp Công ty nắm đợc thị trờng giá cả đồng thời Công ty có thể trực tiếp đề ra các biện pháp tiết kiện chi phí nguyên vật liệu.
Vật t do đội phụ trách mua phải qua duyệt tạm ứng, còn vật t do Công ty mua thì đội phải cử ngời đi lĩnh. Sự quản lý chặt chẽ vật t nh vậy giúp cho việc quản lý đợc chính xác, bảo đảm việc sử dụng vật t phù hợp với dự toán đồng thời giảm chi phí quản lý vật t tại Công ty (vì tại Công ty không cần lập kho vật t) và tránh đợc tình trạng tồn đọng vật t gây ứ đọng vốn, giảm tình trạng h hỏng vật t do các điều kiện về bảo quản gây ra.
Tại công trình khi có nghiệp vụ phát sinh các đội phải kịp thời hoàn chứng từ lại cho Công ty để hạch toán, Công ty lập bảng kê chi tiết vật t phục vụ cho việc theo dõi vật t nên cuối kỳ đối chiếu, kiểm tra chi phí phát sinh, tính giá thành… nhanh chóng, chính xác.
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Việc lựa chọn phơng pháp trả lơng tại Công ty là rất hợp lý. Hình thức khoán đợc sử dụng để giao việc cho công nhân tạo điều kiện thúc đẩy ngời lao động có ý thức trách nhiệm hơn đối với công việc cả về thời gian lẫn chất lợng nh vậy thì cũng bảo
đảm tiến độ thi công và chất lợng của công trình. Hình thức trả lơng theo thời gian rất phù hợp với bộ phận lao động gián tiếp. Quá trình lao động của công nhân đợc theo dõi thờng xuyên qua bảng chấm công, bảng thanh toán lơng ghi rõ số công, tiền của từng công nhân giúp cho kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp tiền lơng và tính giá thành thuận tiện.
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí máy thi công.
Việc sử dụng nhật trình máy và lệnh điều động máy giúp Công ty xác định rõ khoảng thời gian hoạt động tại một công trình của một máy thi công qua ngày tháng ghi trên lệnh điều động. Các khoản chi phí liên quan đến máy thi công đợc hạch toán thành một khoản riêng, rõ ràng, cụ thể thông qua bảng tổng hợp chi phí máy thi công.
Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy do vậy ngời quản lý biết đợc cơ cấu chi phí máy thi công trong giá thành và giúp kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành, phân tích hiệu quả sử dụng máy.
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí sản suất chung.
Chi phí sản suất chung đợc tổng hợp thành từng bảng riêng trong đó lại chi tiết từng loại chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp, cho công tác quản lý.
Đối với chi phí khấu hao đợc tính và hạch toán khá chính xác theo quy định. Các loại máy móc, thiết bị đợc xác định tỷ lệ khấu hao khá hợp lý đảm bảo phản ánh đúng chi phí và tạo nguồn tài chính cho tái đầu t TSCĐ.
Đối với công cụ dụng cụ do đặc trng là thời gian thi công kéo dài nên các loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn đợc Công ty phân bổ theo tiêu thức hợp lý.
Đối với các dịch vụ mua ngoài đều có chứng từ hợp lệ. Những chi phí chung phát sinh cho nhiều công trình đợc tập hợp và phân bổ hợp lý đảm bảo tính chính xác.