Vốn lu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty nên việc sử dụng vốn lu động đạt hiệu quả cao hay thấp sẽ có ảnh hởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh.
∗ Kế hoạch hoá công tác sử dụng vốn lu động: Để chủ động trong việc quản lý VLĐ, trớc mỗi năm doanh nghiệp lập kế hoạch phải căn cứ vào những tiêu chí có cơ sở khoa học nh kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức hao phí vật t, giá cả, lao vụ, trình độ và năng lực quản lý... để lập kế hoạch cho VLĐ một cách vững chắc và tiết kiệm. Trớc hết công ty cần xác định nhu cầu vốn tối thiểu cần
thiết sao cho quá trình tái sản xuất đợc thực hiện liên tục song vẫn thực hiện chế độ tiết kiệm một cách hợp lý. Nếu vốn đợc xác định quá thấp sẽ gây gián đoạn quá trình sản xuất, ngợc lại dự đoán vốn d thừa lại gây tác hại do vốn bị ứ đọng, có thể phát sinh nhiều chi phí không hợp lý.
Sau khi đã xác định nhu cầu vốn, Tổng công ty phải xây dựng kế hoạch huy động vốn, trọng tâm là việc lựa chọn và sử dụng hợp lý các nguồn. Trong rất nhiều nguồn nh vay ngân hàng, liên doanh liên kết, doanh nghiệp tự bổ sung... công ty phải lựa chọn nguồn phù hợp dựa trên quan điểm hiệu quả kinh tế và tình hình kinh doanhthực tế tại thời điểm nghiên cứu. Nếu đầu t chiều sâu hoặc mở rộng thì trớc hết cần huy động các nguồn tài trợ nội bộ nh lợi nhuận giữ lại, các quỹ phát triển , phần còn lại sẽ huy động từ bên ngoài. Nếu phát sinh nhu cầu bổ sung vốn thì cần sử dụng linh hoạt các nguồn vốn nhàn rỗi tạm thời của các quỹ trích lập theo mục đích nhng cha sử dụng.
∗ Tăng cờng quản lý hàng tồn kho.
Hàng tồn kho của Tổng công ty hàng năm rất lớn, trên dới 800 tỷ đồng, chiếm 50%-57% giá trị tài sản lu động. Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, trớc mắt Tổng công ty phải giải phóng nhanh lợng hàng tồn kho này bằng cách điều chỉnh hàng hoá cũng nh nguyên vật liệu ứ đọng ở các công ty thành viên này sang các công ty thành viên khác thiếu hàng hoá và nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh ( điều hoà vốn), tạm ngừng việc nhập và dự trữ các nguyên vật liệu còn d thừa, tiến hành bán thành phẩm với giá thấp hơn giá hiện tại trên thị trờng nhng phải bảo đảm hoà vốn để giải phóng hàng hoá, thành phẩm tồn kho, thu hồi vốn nhằm tái đầu t và sản xuất.
Về lâu dài để không lập lại tình trạng dự trữ quá lớn nh giai đoạn vừa qua Tổng công ty nên áp dụng mô hình quản lí dự trữ EOQ ( Economic Oprdering Quantity). Mô hình này đợc giả định là những lần cung cấp hàng hoá là bằng nhau cho nên Tổng công ty nên áp dụng cho hàng tháng hoặc hàng quý khi mà nhu cầu về sản xuất ít có biến động. Cụ thể mô hình này nh sau:
- Chi phí lu kho bao gồm chi phí hoạt động (chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do hao hụt mất mát...) và chi phí tài chính
( chi phí sử dụng vốn nh trả lãi, chi phí về thuế, khấu hao ...).Nếu gọi số lợng mỗi lần cung ứng hàng hoá là Q thì dự trữ trung bình sẽ là Q/2.
Gọi C1 là chi phí lu kho đơn vị hàng hoá thì tổng chi phí lu kho của Tổng công ty là: C1* Q/2.
- Chi phí đặt hàng: chi phí đặt hàng này bao gồm chi phí quản lý giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần thờng ổn định, không phụ thuộc vào lợng hàng hoá đợc mua.
- Gọi D là lợng hàng hoá cần sử dụng trong một tháng hoặc một quí của Tổng công ty thì số lợng hàng cung ứng sẽ là: C2* D/Q.
- Gọi TF là tổng chi phí tồn trữ hàng hoá ta sẽ có:
TF = C1*Q/2 + C2*D/Q.
Khi đó để tổng chi phí tồn trữ hàng hoá thấp nhất thì Q* sẽ là: 2DC2
Q* = C1
Điều cốt yếu ở đây là, Tổng công ty phải xác định đợc lợng hàng hoá D cần đợc sử dụng trong từng tháng hoặc từng quí. Tốt nhất, Tổng công ty nên dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng tháng, từng quý và năng lực sản xuất trong thời gian này để xác định lợng hàng D.
∗ Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu.
Các khoản phải thu tuy có tác dụng làm doanh thu bán hàng tăng lên, chi phí tồn kho giảm, tài sản cố định đợc sử dụng có hiệu quả song nó cũng làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí trả cho nguồn tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quĩ. Tình trạng thực tế của Tổng công ty Giấy Việt Nam đó là khoản phải thu ngày càng một gia tăng và ở mức cao. Năm 2001, khoản phải thu lên tới 850 tỷ đồng, chiếm 41,36% tổng giá trị tài sản lu động. Nh vậy, vốn lu động của Tổng công ty bị chiếm dụng khá lớn trong khi đó Tổng công ty đang bị thiếu vốn để đầu t ( hàng năm phải trả
khoảng 60 tỷ đồng tiền lãi vay). Chính vì vậy, quản lý chặt chẽ khoản phải thu để Tổng công ty vừa gia tăng đợc doanh thu, tận dụng tối đa năng lực sản xuất hiện có vừa bảo đảm tính hiệu quả là điều hết sức quan trọng. Biện pháp để giảm thiểu khoản phải thu tốt nhất là:
Không chấp nhận bán chịu với mọi giá để giải phóng hàng tồn kho mà trớc khi quyết định bán chịu hay không Tổng công ty nên phân tích khả năng tín dụng của khách hàng và đánh giá khoản tín dụng đợc đề nghị. Đánh giá khả năng tín dụng của khách hàng nhằm xác định liệu khoản tín dụng này sẽ đợc khách hàng thanh toán đúng thời hạn hay không. Để làm đợc việc này, Tổng công ty phải xây dựng đợc một hệ thống các tiêu chuẩn tín dụng nh: phẩm chất, t cách tín dụng; năng lực trả nợ; vốn của khách hàng; tài sản thế chấp; điều kiện kinh tế của khách hàng. Tiếp đến Tổng công ty phải phân tích đánh giá cái đợc,
cái mất của khoản tín dụng đó. Tổng công ty chỉ cung cấp khoản tín dụng thơng mại cho khách hàng khi có khả năng thu hồi nợ, cái đợc lớn hơn cái mất (về tài chính, mối quan hệ) khi cấp tín dụng cho khách hàng (bán chịu).
Ngoài ra, Tổng công ty phải theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu bằng cách: xắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp giải quyết thu nợ khi đến hạn; theo dõi kỳ thu tiền bình quân khi thấy kỳ thu tiền bình quân tăng lên mà doanh thu không tăng có nghĩa là Tổng công ty đang bị ứ đọng ở khâu thanh toán cần phải có biện pháp kịp thời để giải quyết. Nh năm 2000 kỳ thu tiền bình quân là 124 ngày, tăng 14 ngày so với năm 1999 nhng doanh thu chỉ tăng 15 tỷ đồng, nh vậy Tổng công ty đã bị ứ đọng ở khâu thanh toán. Năm 2001 chỉ tiêu này có khả quan hơn, kỳ thu tiền bình quân là 125 ngày, tăng 1 ngày so với năm 2000 nhng doanh thu tăng 226 tỷ đồng. Các nhà quản lý có thể dùng biện pháp bán nợ trên thị trờng mua bán nợ nhằm thu hồi vốn, quản lý chặt chẽ các khoản bán chịu nhằm giảm lợng khoản phải thu.
∗ Tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý:
Chi phí bán hàng và quản lý hàng năm của Tổng công ty chiếm khoảng 9% tổng chi phí, trong khi đó lợi nhuận lại quá thấp chỉ bằng 2%-3% tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Biện pháp cụ thể là, điều chỉnh lại qui trình bán hàng, giảm thiểu số nhân viên quản lý ở các phòng ban sao cho vừa đảm bảo đợc hiệu quả quản lý vừa tăng doanh thu. Do đó, để nâng cao lợi nhuận Tổng công ty phải kịp thời điều chỉnh hớng tới chi phí quản lý nhỏ nhất có thể đợc, có các giải pháp huy động vốn khác để giảm thiểu các chi phí lãi vay ngắn hạn ngân hàng.
Phải thờng xuyên đánh giá, tiến hành phân tích tình hình sử dụng VLĐ thông qua các chỉ tiêu để điều chỉnh kịp thời các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nhằm tăng mức doanh lợi.