II. Biện pháp nâng cao hiệu quả đổi mới công nghệ ở Công ty Xi măng Kiện Khê.
2.3. Phơng thức tiến hành
Công ty xi măng Kiện Khê nên điều chỉnh cơ cấu kiểu trực tuyến - chức năng, giảm bớt sự phân lập chức năng (trớc hết là trong bộ phận quản lý đổi mới công nghệ). Hiện nay, Công ty có Ban dự án là bộ phận đảm nhận công tác kỹ thuật và thực hiện các thủ tục liên quan tới đổi mới công nghệ.
Công ty có thể bố trí Ban dự án thành một hệ thống tổ chức năng (tổ tài chính, tổ kỹ thuật công nghệ, tổ khoa học công nghệ, tổ thị trờng, tổ xây dựng cơ bản…). Mỗi tổ chức năng quan hệ trực tuyến với phòng chức năng tơng ứng. Tổ chức năng là hình thức phân công lao động chuyên môn hoá, không phải là một cấp quản trị. Đội ngũ nhân sự có thể thuyên chuyển từ các phòng, ban chức năng sang kết hợp tuyển dụng ngời có trình độ cao từ bên ngoài.
Ban Dự án có một tổ thờng trực, các Phó trởng phòng (hoặc trởng phòng) đ- ợc bố trí kiêm nhiệm làm tổ trởng tổ chức năng tơng ứng của Ban Dự án. Nh vậy, phiên chế nhân sự của Ban Dự án có tính mềm dẻo, hội tụ đầy đủ các lĩnh vực nh- ng không phiên chế tập trung cứng nhắc. Qua đó, Ban dự án bao quát đợc mọi lĩnh
vực liên quan tới đổi mới công nghệ, đồng thời tránh đợc sự cồng kềnh không cần thiết.
Trên cơ sở đó, Công ty nên bổ sung quyền hạn cho Ban dự án, đa Ban dự án trở thành bộ phận t vấn, trợ giúp toàn diện cho Ban Giám đốc và thực hiện mọi vấn đề liên quan tới đổi mới công nghệ (vốn, công nghệ, xây dựng…). Hiện nay, trong quá trình đổi mới công nghệ, vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực nào thì phải do Trởng phòng chức năng tơng ứng phê chuẩn rồi trình Ban Giám Đốc. Với mô hình mới, bộ phận giúp việc cho Ban Giám đốc về đổi mới công nghệ tâp trung về một mối, không bị dàn trải nh hiện nay.
Các trởng phòng chức năng có nhiệm vụ xem xét, đánh giá và phê chuẩn những quyết định lớn, các phơng án chung thuộc lĩnh vực của mình, và theo dõi giám sát quá trình triển khai thực hiện giúp cho Ban Giám đốc. Còn lại, trong quá trình triển khai đổi mới công nghệ. Ban dự án chủ động giải quyết mọi vấn đề cụ thể (trên cơ sở phơng án chung đã thống nhất), không cần qua nhiều cấp nh hiện nay. Ban Dự án chịu trách nhiệm hoàn toàn trớc Ban Giám đốc về hoạt động đổi mới công nghệ.
Ví dụ, phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét, đánh giá và tham gia quyết định phơng án kỹ thuật hạng mục đầu t (tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật, phơng pháp công nghệ….). Khi triển khai, Ban Dự án chủ động xử lý các nội dung cụ thể (lựa chọn thiết bị, lắp đặt…). Phòng kỹ thuật chỉ theo dõi, giám sát kết quả, không can thiệp sâu.
Thực ra, phơng án này không loại bỏ vai trò của các phòng chức năng và tuyệt đối hoá vai trò của Ban dự án trong việc trợ giúp Ban Giám đốc quản lý hoạt động đổi mới công nghệ. Nó có tác dụng giảm bớt sự chi phối trực tiếp của quá nhiều bộ phận để thống nhất công tác quản lý. Vì các phó Trởng phòng chức năng (hoặc Trởng Phòng) tham gia vào Ban Dự án (là tổ trởng tổ chức năng tơng ứng) nên hoạt động của Ban Dự án đảm bảo tính bao quát, cân đối mọi yếu tố của đổi mới công nghệ.
Hiện nay, Ban Dự án có 4 ngời. Để đảm đơng nhiệm vụ thì cần mở rộng lên 16 - 20 ngời, trong đó sẽ phiên chế mềm 2 cán bộ từ mỗi phòng chức năng. Tổ kỹ
thuật 9 ngời, tổ tài chính 4 ngời, tổ nhân sự và đào tạo 2 ngời, tổ th ký tổng hợp 5 ngời…
Cán bộ nhân viên sẽ đợc đào tạo có trình độ kỹ thuật công nghệ và quản trị dự án. Công ty cần tuyển dụng một số ngời có trình độ (trên đại học) và kinh nghiệm từ bên ngoài để giúp ban Dự án sớm củng cố hoạt động quản lý.
Khi thực hiện phân quyền và tập trung hoạt động quản lý đổi mới công nghệ cho Ban Dự án thì cấp phân xởng cũng cần có sự điều chỉnh. Ban Giám đốc có thể uỷ quyền cho Ban Dự án chỉ đạo phân xởng trong khâu lập kế hoạch điều động, sắp xếp máy móc thiết bị để lắp đặt, chạy thử thiết bị mới và khâu bố trí mặt bằng, khớp nối để đa thiết bị mới vào sản xuất. Nh vậy, quá trình tổ chức chạy thử, huy động thiết bị mới vào sản xuất (sau khi thiết bị đợc nhập về) sẽ tập trung vào thống nhất hơn. Qua đó rút ngắn tiến độ thực hiện và nâng cao hiệu quả đổi mới công nghệ.
Quá trình sản xuất của Công ty xi măng Kiện Khê có đặc điểm: quy trình công nghệ đơn giản, đối tợng lao động chỉ di động theo một đờng khép kín, tổ chức sản xuất dây chuyền, công nghệ tự động. Với đặc điểm đó, Công ty có thể bỏ cấp phân xởng trong cơ cấu sản xuất, áp dụng kiểu cơ cấu: Công ty - Ngành - Nơi làm việc. Qua đó, giảm bớt cấp trung gian, tăng cờng sự quản lý giám sát trực tiếp từ Ban giám đốc, nâng cao hiệu quả quản lý và đổi mới công nghệ.
Phơng án điều chỉnh cơ cấu tổ chức quản lý trong lĩnh vực đổi mới công nghệ không gây tốn kém chi phí. Chi phí tuyển dụng khoảng 50 triệu, chi phí ph- ơng tiện làm việc văn phòng khoảng 400 triệu (bàn ghế, mạng máy tính, thiết bị văn phòng). Ngoài ra chi phí cho Ban dự án khoảng 1 tỷ/năm.