Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bu điện trung tâm
2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động ngân quỹ của Bu điện trung tâm
Với đặc thù về loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh nên ngành Bu điện thực hiện hạch toán kế toán toàn ngành. Mọi chi phí đợc tập hợp từ cơ sở Bu điện huyện, lên đến Bu điện tỉnh, thành phố rồi lên Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam. ở các cơ sở bu điện huyện chỉ tập hợp chi phí không tính giá thành dịch vụ, ở Bu điện tỉnh là nơi tính giá thành một công đoạn dịch vụ, còn Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam mới là nơi tính giá thành toàn ngành Bu điện. Bu điện Hà Nội đợc coi là đơn vị hạch toán cấp tỉnh, các đơn vị trực thuộc là đơn vị hạch toán cấp huyện.
Ngân quỹ của Bu điện trung tâm 1 chủ yếu bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Bu điện trung tâm 1 có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Công thơng và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm :
- Tài khoản tiền gửi kinh doanh
- Tài khoản tiền gửi chuyên thu: Hàng ngày Bu điện trung tâm 1 phải chuyển toàn bộ số d trên tài khoản chuyên thu của ngày hôm trớc về Bu điện Hà Nội.
Hiện nay công tác quản lý tài chính của công ty do phòng Tài chính kế toán đảm nhiệm. Công tác kế toán tại đây đợc hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính. Bu điện trung tâm 1 tổ chức hạch toán và lu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị, lập các báo cáo kế toán nội bộ theo quy định gửi về Bu điện Hà Nội. Mọi công việc quản lý đều đợc thực hiện qua mạng máy tính. Công tác quản lý ngân quỹ đợc coi là một phần công việc của các nhân viên kế toán và thủ quỹ. Kế toán trởng là ngời có quyền ra các quyết định quản lý ngân quỹ. Các kế toán viên và thủ quỹ có nhiệm vụ báo cáo với kế toán trởng khi có tình huống bất lợi cho ngân quỹ xảy ra. Công tác quản lý ngân quỹ của Bu điện trung tâm 1 dựa vào sự biến động của tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các tài khoản có liên quan nh tài khoản theo dõi các khoản phải thu, phải trả...
Bu điện trung tâm 1 phải thực hiện định mức lu quỹ hàng ngày các tại bu cục giao dịch theo quy định của Bu điện Hà Nội. Cụ thể, đối với các Bu cục không phục vụ dịch vụ chuyển tiền (Th chuyển tiền, Điện chuyển tiền, Chuyển tiền nhanh) mức lu quỹ tiền mặt tối đa dới 3.000.000 đồng. Đối với các Bu cục có phục vụ dịch vụ chuyển tiền mức lu quỹ tiền mặt tối đa dới 30.000.000 đồng. Đặc biệt các Bu cục có số lợng nhận phát hành và chi trả của các dịch vụ chuyển tiền nhiều cho phép mức lu quỹ tiền mặt tối đa dới 50.000.000 đồng. Định mức số d tài khoản tiền gửi kinh doanh và tài khoản tiền gửi tiết kiệm Bu điện dới hai tỷ năm trăm triệu đồng. Hàng ngày, phòng Tài chính- Kế toán của trung tâm cử ngời đến các Bu cục để nhận thu gom tiền, đồng thời tiếp quỹ cho các Bu cục phải chi trả tiền ngân vụ hoặc tiết kiệm Bu điện. Các bu cục của Bu điện trung tâm 1 sẽ phải dự trù lợng tiền cần thiết tối thiểu phải có tại thời điểm trong ngày để đáp ứng ngay khi khách hàng đến lấy tiền. Với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của Bu điện, hoạt động thu chi diễn ra hàng ngày, không thể dự đoán trớc đợc, đặc biệt trong trờng hợp khách hàng đến rút tiền đột xuất mà các bu cục không có bất kỳ một thông tin nào báo trớc thì với định mức lu
quỹ theo quy định nh hiện nay sẽ làm cho các bu cục luôn ở trong trạng thái bị động khi phải chi trả các khoản tiền ngân vụ (trả cho dịch vụ th chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh), trả cho dịch vụ tiết kiệm Bu điện (trả gốc và lãi). Hiện nay, trung tâm không quản lý ngân quỹ theo mô hình nhất định, không xác định một mức cân đối tiền tối u. Nh vậy, công tác quản lý ngân quỹ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Bu điện trung tâm 1. Nếu trung tâm áp dụng một mô hình quản lý thích hợp kết hợp cùng với những định mức lu quỹ theo quy định thì sẽ giúp cho trung tâm luôn chủ động trong việc chi trả, thanh toán cho khách hàng.