Sổ chi tiết
2.2.3.1: Nội dung chi phí và các chứng từ sử dụng
Máy móc dùngcho thi công (gọi chung là xe, máy) là một phần tài sản của công ty, để tạo quyền chủ động cho các đội XDCT, Công ty giao tài sản xe, máy cho các đội. Lái xe, máy phải thực hiện chế độ thanh toán xăng, dầu với đội hàng ngày và thực hiện chế độ bảo dỡng xe, máy.
Máy thi công của công ty gồm: Trục vận thăng, máy trộn, máy cắt, đầm bàn, đầm dài, máy ủi, máy xúc… Với những loại máy cần cho thi công nhng ở công ty không có hoặc không đủ, công ty sẽ thuê ngoài. Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí liên quan trực tiếp đến việc sử dụng máy thi công nhằm thực hiện công tác xây lắp bằng máy gồm: chi phí nhiên liệu phục vụ trực tiếp cho hoạt động của máy; lơng công nhân điều khiển máy; chi phí sửa chữa lớn theo kế hoạch; khấu hao; chi phí vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, chi phí khác…
Chi phí sử dụng máy thi công đợc kế toán công ty tập hợp hàng quý. Chi phí sử dụng máy thi công của công trình nào thì tập hợp cho công trình đó.
Các chứng từ sử dụng
Khi có nhu cầu sử dụng máy Đội gửi yêu càu Công ty giao máy để thực hiện thi công. Sau khi xem xét khả năng cung ứng máy công ty sẽ giao máy cho các đội. Máy sẽ đợc các đội chủ động điều khiển để tạo điều kiện thuận lợi đẩy nhanh tiến độ thi công. Các đội phải thờng xuyên báo cáo công tác hoạt động của máy thi công và bộ phận quản lý qua chứng từ ban đầu là bảng theo dõi hoạt động máy thi công. Đến cuối tháng các chứng từ này cùng các chứng từ khác liên quan nh: Phiếu xuất kho vật t sử dụng cho máy chạy, hoá đơn bán hàng, bảng chấm công của công nhân điều khiển máy thi công, chi phí nhiên liệu tiêu hao, phụ từng thay thế sửa chữa bảng tính khấu hao, nhật trình sử dụng máy… nếu sử dụng máy thi công thuê ngoài thì Đội tr- ởng đội thi công tập hợp chứng từ, hợp đồng thuê máy, biên bản thanh lý hợp đồng và các hoá đơn chi phí xăng, dầu chạy máy để chuyển về phòng kế toán làm căn cứ phân bổ cho từng đối tợng liên quan, chi phí máy thi công sử dụng cho công trình nào thì đợc tính vào chi phí cho công trình đó.
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi công” để phân bổ và tập hợp chi phí sử dụng máy phục vụ trực tiếp cho thi công.
Bên Nợ TK623: Tập hợp các chi phí liên quan đến sử dụng máy thi công
Bên Có TK623: Kết chuyển toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công phân bổ vào TK154.
TK623 cuối kỳ không có số d
2.2.3.3. Kế toán chi tiết
Máy thi công dùng cho công trình nào thì tập hợp chi phí trực tiếp cho công trình đó, nên không phân bổ. Kế toán đội thu thập chứng từ liên quan đến chi phí máy thi công của từng công trình, tổng hợp rồi chuyển lên phòng kế toán công ty. Phòng kế toán sẽ dựa vào chứng từ đội đã tổng hợp kiểm tra tính chính xác của các chứng từ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán
* Nếu máy thi công là của công ty: Hàng quý, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để tính ra khấu hao của từng máy thi công. Tại công ty TNHH TM & XD Tân Nhật Linh, khấu hao máy thi công đợc tính theo phơng pháp tuyến tính theo tháng sử dụng
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế + Chi phí lắp đặt chạy thử máy
Biểu 8: Trích khấu hao TSCĐ
Bảng trích khấu hao TSCĐ Giá trị khấu hao trích theo tháng = Nguyên giá TSCĐ Tổng số tháng đ- ợc tính sử dụng của TS
Quý 1/2010
STT Tên máy Số đầu năm
Nguyên giá Hao mòn 1 2 Trục vận thăng 23409 TQ Máy trộn bê tông B2O2 ... 45.900.000 895.000.000 13.251.000 227.000.000 32.649.000 668.000.000 5.624.000 18.327.000 ... Tổng 213.803.700
Căn cứ vào bảng trích khấu hao máy thi công của toàn Công ty dựa vào bảng theo dõi hoạt động của máy thi công kế toán tiến hành phân bổ cho từng công trình, cơ sở để phân bổ là số ca máy chạy cho từng công trình.
Biểu 9: Trích bảng theo dõi hoạt động máy thi công
Bảng theo dõi hoạt động máy thi công
Quý 1/2010
STT Tên máy Khối lợng hoạt động Ghi chú
1
2 Trục vận thăng 23409 TQMáy trộn bê tông B202 ...
88 ca 46 ca ...
Tổng 2.765 ca
Chi phí khấu hao cơ bản máy thi công phân bổ cho từng công trình đợc xác định nh sau:
54
Chi phí khấu hao cơ bản phân bổ cho công trình A
Tổng chi phí khấu hao phân bổ cho toàn quý Tổng số ca hoạt động của máyphục vụ Số ca hoạt động của máy phục vụ công trình A = x
Biểu 10: Trích bảng tổng hợp chi phí khấu hao tài sản cố định.
Bảng tổng hợp chi phí khấu hao TSCĐ.
Công trình: Bu điện văn hoá Văn Mồ Quý 1/2010
STT Tên, ký hiệu TSCĐ Số tiền phân bổ khấu hao 1 Máy trộn bê tông B202 1.195.239
2 Máy xúc đất KT37HK ………..
10.238.522
Tổng 32.987.211
Cụ thể khi phân bổ khấu hao cho công trình Bưu điện văn hoỏ Văn Mồ kế toán ghi:
Nợ TK 623 32.987.211 Có TK 214 32.987.211
Tại công ty TNHH TM & XD Tân Nhật Linh chi phí nhân công điều khiển phục vụ máy thi công bao gồm tiền lơng của công nhân trực tiếp điều khiển máy, phục vụ xe và gồm cả các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo quy chế của bộ tài chính đều đợc hạch toán vào TK623.
Căn cứ vào bảng chấm công của công nhân điều khiển phục vụ máy do nhân viên theo dõi dới công trình, Kế toán tiến hành thanh toán lơng cho công nhân điều khiển máy.
Khi tính ra tiền lơng cho công nhân điều khiển máy, phụ máy kế toán ghi: Nợ TK 623(6231) 8.950.000
Có TK 334 8.950.000
Đối với chi phí công cụ dụng cụ, vật liệu dùng cho máy thi công bao gồm chi phí công cụ dụng cụ, vật liệu xuất kho hoặc mua ngoài dùng cho hoạt động của máy. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu chi… để ghi sổ Nhật ký chung
Nợ TK 623(6232) 860.000 Có TK 152 860.000
Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác ở đội máy thi công là những chi phí như thuê ngoài sửa chữa máy, tiền điện nước, tiền thuê TSCĐ...
Cụ thể theo chứng từ số 139 ngày 11/01/2010 chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công trình Bưu điện văn hoỏ Văn Mồ .
Nợ TK 623(6238) 396.000 Nợ TK 133 39.600
Có TK111 435.600
* Nếu máy thi công là máy thuê ngoài. Do đặc điểm của sản xuất xây lắp mang tính đơn chiếc không tập trung và do máy móc thiết bị có hạn nên để tiện lợi trong thi công và tăng tiến độ thi công công trình nên Công ty vẫn thuê ngoài một số máy móc thiết bị thi công như cẩu, máy lu…Khi công việc hoàn thành, máy thi công và chi phí thuê máy thi công được tính trọn vào một khoản trên hợp đồng thuê máy và tính riêng cho từng công trình. Đội trưởng đội thi công tập hợp các chứng từ gốc thuê thiết bị bao gồm: Hợp đồng thuê máy, Biên bản thanh lý hợp đồng gửi lên phòng kế toán. Phần lớn máy móc thi công đều do công nhân của đội sử dụng do đó khoản chi phí nhân công trực tiếp này đã được tính ở trên.
Máy thi công thuê ngoài dùng cho công trình nào thì tập hợp trực tiếp cho công trình đó nên không phân bổ. Khi thanh lý hợp đồng thuê ngoài máy thi công kế toán ghi:
Nợ TK 623(6237) 6.850.000 Nợ TK 133 685.000
Có TK 111 7.535.000