Báo cáo kết quả kinh doanh Trong những năm gần đây
34 Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết các công trình
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết các công trình
của công ty TNHH TM & XD Tân Nhật Linh là rất lớn thì hình thức này là hoàn toàn phù hợp.
Đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh, việc công ty sử dụng hình thức ghi sổ này mang lại nhiều thuận
lợi trong công tác kế toán, do kết cấu sổ đơn giản, dễ dàng cho việc phân công lao động kế toán theo các phần hành kế toán không phụ thuộc vào số lợng tài khoản của Công ty ít hay nhiều.
2.1.5.4.Tổ chức báo cáo kế toán
Căn cứ vào luật kế toán, chuẩn mực kế toán số 21: “Trình bày báo các tài chính” và theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính, hệ thống báo cáo của công ty gồm 4 báo cáo cơ bản sau:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Báo cáo lu chuyển tiền tệ
Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán và bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh còn đợc kế toán tổng hợp lập theo từnh quý. Báo cáo lu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính đợc lập vào thời điểm cuối năm. Toàn bộ báo cáo của công ty do kế toán tổng hợp lập cuối kỳ. Cuối kỳ kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán mà các nhân viên kế toán đã nhập và máy trong kỳ. Kết chuyển các chi phí và doanh thu trong kỳ vào các tài khoản xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho việc lập báo cáo.
2.1.5.5. Tổ chức trang bị và ứng dụng phần mềm
Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán “PASP “vào công tác hạch toán kế toán.bộ phận máy vi tính đợc sử dụng để lên sổ Nhật ký chung và vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, từ đó lập nên bảng tổng hợp và báo cáo tài chính.
Trình tự hạch toán kế toán trên phần mềm:
35Xử lý Xử lý nghiệp vụ Phát sinh các nghiệp vụ Nhập chứng từ Kết suất vào các loại sổ sách - Sổ nhật ký chung - Sổ cái, sổ thẻ chi tiết - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo tài
Khoá sổ chuyển sang kỳ
Hệ thống phần mềm “PASP “ đợc xây dựng bởi nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp về tài chính kế toán của Việt Nam. Nó đợc công ty áp dụng một cách khoa học thông qua việc phân công nhiệm vụ của từng cá nhân trong phòng kế toán trên nguyên tắc “ chức năng nhiệm vụ với phạm vi cập nhật và sử lý thông tin” điều này giúp cho kế toán tập chung thống nhất đồng thời tránh đợc sự trùng lặp trong việc sử lý nghiệp vụ, đảm bảo tính trách nhiệm của từng phần hành kế toán trong hệ thống.
Chức năng của các menu trong phần mềm đợc sử dụng nh sau: Vốn bằng tiền dùng để quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,mua hàng phải trả dùng để nhập vật t: phải thu dùng để bán hàng, xuất hàng hoá, hàng tồn kho dùng xuất hàng, nhập hangnf tính giá trị hàng hoá từng kho, điều chuyển hàng, quản lý tài sản dùng để theo dõi TSCĐ, công cụ dụng cụ, chi phí giá thành dùng để tính và phân bổ chi phí trong giá thành; kế toán tổng hợp dùng tổng hợp số liệu, kết chuyển tự động báo cáo tổng hợp; hệ thống dùng để tạo năm làm việc mới, chuyển lại số d, quản lý ngời sử dụng, sao lu dự phòng.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty mà khối lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” Với hình thức này kế toán sử dụng những sổ sách theo biểu mẫu quy định, đó là các Sổ nhật ký chung, Sổ kế toán chi tiết, Sổ cái tài khoản, Bảng cân đối, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo kế toán quản trị khác.
- Nhật ký chung: Mở cho mọi đối tợng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian.
- Sổ kế toán chi tiết: mở cho các đối tợng đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, cụ thể nh sổ chi tiết các tài khoản: 134, 141, 154, 621, 622, 623, 627…
- Sổ cái tài khoản: Mở cho các tài khoản 131, 141, 154, 621, 622, 623, 627…
- Bảng tổng hợp chi tiết: Tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản trên sổ kế toán chi tiết.
Bảng cân đối số phát sinh: Đợc lập cho tất cả các tài khoản.
Trên cơ sở Nhật ký chung thì Sổ cái, Bảng tổng hợp, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo
kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính đợc lập theo quý và theo năm.
Hàng ngày, hàng tháng, Kế toán tại các Đội tập hợp toàn bộ chứng từ có liên quan tới công việc của mình rồi gửi về phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ gốc này, kế toán công ty đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ theo đối tợng mục đích công việc.
Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán định khoản ghi vào “Nhật ký chung” và các sổ nhật ký đặc biệt khác nh sổ nhật ký tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng… các chứng từ liên quan đến đối tợng cần thiết phải hạch toán chi tiết để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ “Nhật ký chung” và các sổ nhật ký đặc biệt kế toán tiến hành chuyển số liệu vào sổ cái, mỗi tài khoản cấp một đều đợc mở riêng một Sổ cái.
Căn cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số d của các tài khoản đồng thời ghi các bút toán điều chỉnh. Từ đó kế toán căn cứ vào số liệu trên Bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
2.1.5.6. Tổ chức kiểm tra, kiểm toán nội bộ
Việc cung cấp thông tin minh bạch và hữu ích là rất cần thiết trong nền kinh tế thị trờng, nên việc xem xét chất lợng thông tin kế toán ngày càng đợc u tiên cao độ, đòi hỏi doanh nghiệp phải thcj hiện tốt công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
- Kiểm tra việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán, việc sử dụng tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán
- Kiểm tra hiện vật thông qua kiểm kê tài sản - Đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán
- Đối chiếu xác nhận số liệu của kế toán với số liệu đơn vị có liên quan - Kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp
Kiểm tra do Giám đốc và kế toán trởng chịu trách nhiệm tổ chức. Việc kiểm tra kế toánlà công việc của bộ máy kế toán thực hiện thờng xuyên trong quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính
