- So sánh doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch và có được sự giải thích cho những sự thay
X Phê duyệt các điều khoản bán hàng Không thực hiện đối với tất cả những khách
Phê duyệt các điều khoản bán hàng Không thực hiện đối với tất cả những khách
hàng là khách hàng thường xuyên Hoàn thiện đơn đặt hàng và chuẩn bị
vận chuyển
Trợ lý Giám đốc sản xuất (Ông Phi)
Chuẩn bị chứng từ vận chuyển Nhân viên bán hàng hoặc nhân viên xuất nhập khẩu
Đơn đặt hàng và hàng hoá được gửi tới người mua
Thủ kho (Ông Bảy)
Chuẩn bị hóa đơn Kế toán bán hàng (cô Linh) Phê duyệt giá bán Tổng Giám đốc
Hoá đơn được kiểm tra về độ chính xác trước khi gửi cho khách hàng
Trợ lý giám đốc, kế toán trưởng
Ghi vào nhật ký bán hàng Phòng kế toán (cô Hiền) X Ghi các nghiệp vụ bán hàng từ nhật ký
bán hàng vào sổ tổng hợp và sổ phụ 131
Phòng kế toán
(cô Hiền) X
* Tìm hiểu chi tiết
Việc bán hàng được thực hiện bởi bộ phận bán hàng và bộ phận xuất nhập khẩu thuộc bộ phận sản xuất. Kiểm soát chung từ khâu nhận đơn đặt hàng,
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
xử lý đơn đặt hàng và vận chuyển hàng hoá được thực hiện bởi Trợ lý Giám đốc (Ông Phi), bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm cho việc bán hàng trong nước và bộ phận xuất nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm bán hàng ra nước ngoài.
Trước tháng 11/2005 nhân viên bán hàng hoặc nhân viên phòng xuất nhập khẩu chuẩn bị một hoá đơn trước khi hoá đơn chính thức được xuất ra. Từ sau tháng 11/2005, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên phòng xuất nhập khẩu được chuẩn bị và xuất ra cả hai loại hoá đơn này.
- Kiểm soát việc ghi đúng kỳ bao gồm:
+ Hàng tháng tiến hành gửi thư xác nhận và đối chiếu công nợ với khách hàng (sau khi nhận tiền từ khách hàng, cô Hiền - Kế toán trưởng sẽ đối chiếu với các khoản chưa xử lý và thảo luận với khách hàng về những điểm không nhất quán).
+ Hàng tháng tiến hành đối chiếu các khoản doanh thu giữa phòng kế toán và phòng bán hàng.
- Nhân viên và trách nhiệm của từng người:
+ Cô Linh (nhân viên bán hàng): Tổng hợp tất cả các hàng hoá đã được vận chuyển trong tháng và đối chiếu với thủ kho. Đối với khách hàng Amstrong (Thái Lan), cô Linh chỉ xuất 1 hoá đơn tổng hợp cho tất cả hàng xuất trong tháng. Mỗi lần vận chuyển, 1 hoá đơn theo mẫu trong excel được gửi cho khách hàng. Đối với những khách hàng trong nước như Yamaha, Suzuki và Honda cô Linh sẽ xuất hoá đơn khi hàng hoá được xuất kho chuyển đi. Hàng tháng, cô Linh chuẩn bị một bản báo cáo hàng hoá gửi cho Trợ lý Giám đốc xem xét trước khi trình lên Tổng Giám đốc.
+ Cô Hiền kiểm tra và ký tất cả các hoá đơn và phiếu xuất hàng + Tổng Giám đốc: kiểm tra và ký hoá đơn, ký báo cáo bán hàng hàng tháng sau khi đối chiếu với bộ phận kế toán.
- Xử lý kế toán: Bao gồm việc xử lý hệ thống các thông tin sau:
+ Tổng hợp số lượng hàng hoá được chuyển đi trong ngày vào sổ kho.
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
+ Đối chiếu với thủ kho theo từng mặt hàng trong suốt tháng
+ Hàng tháng tiến hành đối chiếu với 4 khách hàng lớn của công ty
- Chính sách ghi nhận doanh thu:
Doanh thu được ghi nhận khi hoá đơn và hàng hoá được xuất. Bên cạnh Nissin Kogyo - công ty mẹ, công ty có 4 khách hàng lớn:
+Amstrong (Thái Lan): Hàng ngày hàng hoá được xuất trên cơ sở đơn đặt hàng của khách hàng. Cuối tháng, công ty xuất hoá đơn và ghi nhận doanh thu.
+ Yamaha, Suzuki, Honda: doanh thu được ghi nhận khi hoá đơn được xuất. Hoá đơn được xuất sau mỗi lần vận chuyển hàng hoá tới khách hàng.
- Vấn đề phê duyệt:
Mặc dù hàng hoá được bán chịu nhưng không có một điều khoản chính thức nào cho các khoản bán chịu. Thông thường Suzuki trả vào ngày 7 đến ngày 15, Honda trả vào ngày 13 đến 15 và Yamaha trả vào cuối tháng sau khi các nghiệp vụ bán hàng diễn ra.
Thủ tục ghi nhận doanh thu đúng kỳ trên cơ sở ngày ghi trên hoá đơn. Đối với công ty ABC, quá trình cung cấp dịch vụ vận tải hàng hoá và vận chuyển hành khách theo hợp đồng (du lịch, cưới hỏi…) được bắt đầu bằng việc ký kết các hợp đồng kinh tế. Tuỳ thuộc vào các điều khoản trong hợp đồng mà doanh nghiệp tiến hành ghi nhận doanh thu. Thông thường khách hàng khách hàng sẽ thanh toán sau khi việc cung cấp dịch vụ hoàn thành. Khi đó công ty sẽ phát hành hoá đơn trên cơ sở phiếu nhập kho có chữ ký của thủ quỹ công ty khách hàng và phiếu cân đối với dịch vụ vận tải hàng hoá và biên bản thanh lý hợp đồng đối với dịch vụ vận chuyển hành khách.
Riêng đối với dịch vụ vận chuyển hành khách liên tuyến cố định như Hà Nội – Vinh, Hà Nội – Sài Gòn… doanh nghiệp không thể phát hành hoá đơn cho từng hành khách mà chỉ phát hành một hoá đơn vào cuối tháng với số tiền
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
tương đối do Cục thuế đưa ra sau khi xem xét hoạt động của công ty. Việc ghi nhận doanh thu đúng kỳ dựa trên cơ sở ngày ghi trên hoá đơn.
• Xem xét các thủ tục kiểm soát
Biểu số 10: Thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với cả hai công ty
Nội dung Có Không
Danh sách các khoản mục được đối chiếu với Sổ cái và được soát xét bởi
một nhân viên thẩm quyền X
Có người chịu trách nhiệm phê chuẩn thời hạn và giá trị nợ tối đa với
khách hàng X
Có người chịu trách nhiệm về việc đảm bảo việc ghi nhận doanh thu đúng kỳ X
Các đơn đặt hàng và hoá đơn không thống nhất sẽ được điều tra thêm X
Các hóa đơn sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng được đánh số trước X
Sự thay đổi chính sách giá bán được phê chuẩn hợp lý X
Kết luận: Theo các công việc đã thực hiện, chúng tôi đã đạt được sự đảm bảo hợp lý rằng các thủ tục kiểm soát về tính có thực, tính đầy đủ, tính chính xác của doanh thu đã thực hiện một cách có hiệu quả trong kỳ kế toán.
Việc tìm hiểu trên được kiểm toán viên tiến hành bằng cách xem xét lại hồ sơ kiểm toán năm trước, quan sát công việc của các nhân viên trong công ty khách hàng và phỏng vấn các nhân viên trong phòng kế toán về quá trình kiểm soát đối với doanh thu, về các chính sách kế toán áp dụng và những thay đổi trong năm (nếu có).
Ngoài ra kiểm toán viên tiến hành chọn ngẫu nhiên tài liệu của tháng 5 và tháng 12 của công ty XYZ; tháng 9 và tháng 11 của công ty ABC để kiểm tra liệu các bước công việc trong quá trình ghi nhận doanh thu có được thực hiện một cách đúng đắn và đầy đủ không.
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
Kiểm toán viên đã hoàn toàn nhất trí với các tài liệu đã kiểm tra, không có sự chênh lệch và thiếu sót nào.