Lập chương trình kiểm toán đối với doanh thu hoạt động tài chính là nhằm đảm bảo các cơ sở dữ liệu liên quan đến tính đầy đủ, hiện hữu, tính sở hữu và tính trình bày.
+ Xác minh xem các khoản doanh thu hoạt động tài chính có được ghi chép đầy đủ, đúng kì và thuộc sở hữu của doanh nghiệp không?
+ Xác định xem việc trình bày các khoản doanh thu hoạt động tài chính có theo đúng luật định và các Chuẩn mực kế toán không?
+ Kiểm tra chính sách quản lý chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì kinh doanh.
+ Xác định tỷ trọng của khoản doanh thu hoạt động tài chính so với tổng doanh thu.
+ Kiểm tra các khoản thu từ lãi tiền gửi Ngân hàng, đầu tư, số liệu tính toán các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì, chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính.
2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán doanh thu
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
Thực hiện kế hoạch kiểm toán không phải là quá trình triển khai một cách máy móc kế hoạch đã vạch ra, cũng không phải là quá trình thu thập một cách thụ động các bằng chứng kiểm toán theo định hướng trong kế hoạch kiểm toán hoặc tràn lan theo diễn biến của thực tế. Trái lại, đó là một quá trình chủ động thực hiện các kế hoạch và chương trình kiểm toán kết hợp với khả năng của kiểm toán viên để có được những kết luận xác đáng về mức độ trung thực và hợp lý của Báo cáo tài chính. Do đó, trong bước công việc này, tính nghệ thuật trong tổ chức bao trùm suốt quá trình.
Đối với kiểm toán doanh thu, kiểm toán viên cần yêu cầu khách hàng chuẩn bị những chứng từ, sổ sách kế toán như sau:
- Đơn đặt hàng của khách hàng của công ty được kiểm toán; - Chứng từ vận chuyển;
- Hóa đơn bán hàng; - Sổ nhật kí bán hàng;
- Sổ nhật kí doanh thu bị trả lại và giảm giá hàng bán; - Sổ nhật kí thu tiền;
- Báo cáo hàng tháng gửi cho khách hàng thông báo về số dư nợ, số đã thu, số còn nợ…
Các bước công việc được tiến hành trong giai đoạn này bao gồm:
2.1. Thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với doanh thu
Quá trình bán hàng là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa - tiền tệ giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát nội bộ cần được thực hiện chặt chẽ và các trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng cần được xác định cụ thể. Theo đó kiểm soát nội bộ phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trước các chứng từ, việc phân tích nhiệm vụ trong công tác kế toán, việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể như sau:
- Sự đồng bộ của sổ sách kế toán: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
do đó, các trình tự kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Mặc dù với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước nhưng mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phương thức kế toán khác nhau dẫn đến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau. Hơn nữa mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu còn thực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú. Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực.
Tương ứng với công việc kiểm soát này, trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào các quy định và trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu thực tiễn tại đơn vị được kiểm toán. Tuy nhiên trắc nghiệm đạt yêu cầu cũng cần chú ý cả những chi tiết cụ thể của tính đồng bộ không chỉ trong trình tự mà ngay trong từng sự kết hợp cụ thể. Ví dụ đơn vị được kiểm toán quy định liên thứ hai của Hóa đơn bán hàng phải kèm theo Lệnh vận chuyển để đề phòng bỏ sót các khoản thanh toán tiền hàng đã vận chuyển. Khi đó trắc nghiệm đạt yêu cầu cần xét dãy liên tục các Lệnh vận chuyển để khẳng định chắc chắn là mỗi lệnh đều đã được kèm theo vào liên thứ hai của Hóa đơn bán hàng.
- Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Đây là một thủ tục kiểm soát đơn giản nhưng lại mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý. Sử dụng chứng từ có đánh trước số theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản doanh thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Tất nhiên việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng, kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt được mục đích đó. Cụ thể nếu việc bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn thì cần phải kiểm soát qua số thứ thự liên tục của vận đơn. Để tránh bỏ sót các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu cần lưu trữ tất cả các chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển và cùng người khác định kì soát lại tất cả các số thứ tự, tìm ra nguyên nhân của bất kì sự bỏ sót nào.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thường cho việc kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau như liên thứ hai của chứng từ bán
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
hàng đã ghi vào sổ nhật kí tiêu thụ để phát hiện các trường hợp bỏ sót hay ghi trùng trong dãy số liên tục. Trắc nghiệm này đồng thời cung cấp bằng chứng cho cả hai mục tiêu: hiệu lực và trọn vẹn.
- Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Các công ty có nghiệp vụ bán hàng với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát việc bán hàng. Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua - bán đã phát sinh trong tháng. Việc lập báo cáo về giá trị hàng bán để xác nhận với người mua là một công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trường hợp này là sự xem xét và đưa ra ý kiến của kiểm toán viên về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên.
- Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: Tại các doanh nghiệp việc xét duyệt các mặt hàng được xem xét trên hai góc độ khác nhau:
+ Đối với các nghiệp vụ bán hàng có quy mô nhỏ như bán lẻ, bán hàng cho khách hàng vãng lai…việc phê chuẩn đối với nghiệp vụ này chính là các quy định về giá bán lẻ, quy định về vận chuyển hàng hóa, kí duyệt hóa đơn…
+ Đối với các đơn đặt hàng, các hợp động kinh tế có giá trị lớn thủ tục kiểm soát này thường tập trung vào các điểm chủ yếu sau:
/ Việc bán chịu phải được phê duyệt thận trọng trước khi bán hàng. / Hàng hóa chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ kí hợp pháp của bên mua và bên bán)
/ Giá bán phải được phê duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu thương mại và điều kiện thanh toán
Các thủ tục kiểm soát này nhằm ngăn ngừa rủi ro do vận chuyển đến người mua “ma” hay người mua không có điều kiện thanh toán hoặc dây dưa trong
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
thanh toán. Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăng thu và giải quyết hợp pháp hiệu quả các quan hệ lợi ích trong quan hệ mua - bán.
Tương ứng với việc kiểm soát nội bộ này, trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện thông qua xem xét chứng từ và các thủ tục xét duyệt tương ứng theo các điểm then chốt nêu trên.
- Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác Tài chính - kế toán: Đây là một thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm ngăn ngừa gian lận trong kế toán nói chung và trong lĩnh vực bán hàng ghi nhận doanh thu nói riêng. Cụ thể nếu sổ bán hàng với sổ thu tiền được hai kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kì với Sổ cái, Sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm tra chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác để ngăn ngừa gian lận, trong nhiều trường hợp phải ngăn cách độc lập nơi làm việc của thủ quỹ với những người ghi chép các Nhật kí bán hàng và Sổ quỹ. Đồng thời, giữa chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân tách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trong khâu bán hàng.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp là xem xét sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán. Ví dụ có thể xem xét trên thực tế để khẳng định sự phân cách nhiệm vụ giữa người lập hóa đơn với người giữ sổ hoặc những giao dịch, trao đổi bất thường giữa người ghi sổ và người giữ tiền…
- Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát: Đây là một yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Thông thường sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý các nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát và phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán.
Gắn với công việc này, trắc nghiệm đạt yêu cầu thường được thực hiện thông qua xem xét báo cáo của kiểm toán viên nội bộ và xem xét sự xuất hiện của các dấu hiệu của kiểm toán viên nội bộ đã kí hoặc ghi dấu đã quy ước trên các chứng từ, sổ sách kế toán.
Ph¹m Thu Hoµi KiÓm to¸n 44
Hiểu được những công việc nội bộ then chốt cùng các trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng có tác dụng thiết thực trong việc định hướng các công việc kiểm toán. Tuy nhiên để triển khai cụ thể mục tiêu kiểm toán đã xác định cần cụ thể hơn trên các thủ tục kiểm soát và kiểm toán tương ứng. Do vậy tương ứng với các mục tiêu kiểm toán, cần xác định các công việc cụ thể phải tiến hành. Các thủ tục kiểm soát trên đây có thể được tổng kết qua biểu sau:
Biểu số 2: Các thử nghiệm kiểm soát đối với doanh thu
Mục tiêu kiểm toán doanh thu Thủ tục kiểm soát
Doanh thu bán hàng đã ghi sổ là có hiệu lực
Chọn dãy liên tục các hóa đơn bán hàng, đối chiếu khoản bán hàng đã ghi sổ với từng hóa đơn và xem xét các chứng từ về bán hàng
Doanh thu bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
Xem xét bảng kê hoặc sổ chi tiết về bán hàng, thu tiền ở từng người mua đối chiếu với lệnh bán hàng, hóa đơn vận chuyển, cho phép bán chịu trên các hóa đơn, chứng từ đã duyệt và đối chiếu với quyền hạn, chức trách của người phê duyệt
Doanh thu ghi sổ là đầy đủ Chọn một dãy liên tục các hóa đơn vận chuyển, hay hóa đơn bán hàng và xem xét việc ghi nghiệp vụ đó vào sổ kế toán
Doanh thu bán hàng được định giá đúng