giám định tại công ty BVHN
Quy chế này được áp dụng cho tất cả các Phòng nghiệp vụ và các Phòng bảo hiểm quận huyện trực thuộc Công ty BVHN.
* Tiếp nhận yêu cầu giám dịnh và thủ tục hành chính, văn thư:
Tất cả các tờ khai, thông báo tai nạn, giấy yêu cầu giám định, fax, các hồ sơ, tài liệu bổ sung hồ sơ giám định đến Văn phòng Công ty hoặc các Phòng bảo hiểm quận huyện đều phải qua văn thư vào sổ công văn, ghi số đến trên tài liệu, trình Giám đốc Công ty (hoặc Trưởng phòng bảo hiểm các quận, huyện), hoặc người được Giám đốc ủy quyền xem xét, ghi ý kiến và chuyển ngay cho các bộ phận liên quan. Trường hợp nhận được thông báo tai nạn và yêu cầu giám định bằng điện thoại, cán bộ nhận thông tin phải vào sổ theo dõi giám định của Phòng và báo cáo ngay với lãnh đạo Phòng để giải quyết.
Những vụ tai nạn có thiệt hại ước tính nằm trong mức phân cấp bồi thường của Phòng, Trưởng phòng phải chủ động tổ chức giám định, hoặc liên hệ, phối hợp với các phòng khác (tùy theo tình hình cụ thể của từng vụ) tổ chức tốt việc giám định theo yêu cầu của khách hàng theo nguyên tắc yêu cầu và dịch vụ “một cửa”.
Những vụ tai nạn có thiệt hại ước tính trên mức phân cấp bồi thường của Phòng, Trưởng phòng phải thông báo ngay cho Phòng giám định - bồi thường Công ty để phối hợp giải quyết và quản lý rủi ro. Những nghiệp vụ giám định không được phân cấp thực hiện, các Phòng phải báo cáo ngay với lãnh đạo Công ty để chủ động giải quyết kịp thời. Những vụ tai nạn nghiêm trọng vượt quá mức phân cấp của Phòng giám định - bồi thường, Trưởng phòng phải báo cáo giám đốc xin ý kiến chỉ đạo.
Sau khi xem xét yêu cầu giám định, phân loại tai nạn và thực hiện chế độ báo cáo theo phân cấp, Trưởng phòng giao nhiệm vụ cụ thể cho Giám định viên. Giám định viên thống nhất thời gian, địa điểm, phương thức giám định với khách hàng.
* Tiến hành giám định:
Khi được giao nhiệm vụ giám định, Giám định viên phải chuẩn bị đầy đủ điều kiện để tiến hành giám định ngay. Trong mọi trường hợp, Giám định viên phải yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh ngay giấy yêu cầu giám định hoặc tờ khai tai nạn, chuyển qua văn thư (tại văn phòng công ty hoặc các phòng bảo hiểm quận, huyện).
Khi tiến hành giám định, Giám định viên phải chấp hành đúng quy trình giám định của Tổng công ty quy định cho từng lơai nghiệp vụ. Giám định viên phải luôn có ý thức giữ gìn phẩm chất và có trách nhiệm chủ động phát hiện, đấu tranh với những hành vi tiêu cực, man trá, trực lợi bảo hiểm. Những vụ giám định có diễn biến phức tạp, tổn thất lớn về tài sản, chết người hoặc khách hàng vi phạm nguyên tắc của quy tắc bảo hiểm, những hiện tượng man trá, trục lợi, tiêu cực… phải kịp thời bảo cáo Trưởng phòng để Trưởng phòng báo cáo lãnh đạo Công ty chỉ đạo ngay.
Tổn thất phải được minh họa bằng ảnh, Giám định viên phải lên bản ảnh, ghi rõ lời thuyết minh trên ảnh.
Việc giám định của Giám định viên bảo hiểm phải được tiến hành độc lập với các cơ quan chức năng khác. Giám định viên bảo hiểm chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật Nhà nước về tính khách quan và trung thực khi kết luận nguyên nhân, mức độ tổn thất và đánh giá lỗi gây ra tai nạn của từng bên liên quan.
* Lập biên bản giám định và thu thập hồ sơ giám định:
nhân, mức độ tổn thất và hướng giải quyết vụ việc. Trưởng phòng có trách nhiêm kiểm tra và thống nhất các nội dung trên đồng thời có ý kiến chỉ đạo để tiếp tục thực hiện công việc. Nếu phát hiện có vấn đề gì bất hợp lý, Trưởng phòng phải yêu cầu Giám định viên giải trình, xác minh bổ xung ngay đồng thời báo cáo sơ bộ kết quả với lãnh đạo Công ty (nếu tổn thất ước tính trên mức phân cấp của Phòng). Nếu phát hiện hồ sơ, vụ việc có dấu hiệu man trá trục lợi, tiêu cực, Trưởng phòng phải báo cáo ngay Giám đốc Công ty để kịp thời xử lý.
Một ngày sau khi kết thúc giám định đối với nghiệp vụ xe cơ giới, con người và 3 ngày đối với các nghiệp vụ khác, Giám định viên phải lập xong biên bản giám định trình lãnh đạo phòng. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức kiểm tra lại đối tượng được giám định và đối chiếu biên bản giám định để đảm bảo tính trung thực, khách quan và quản lý biên bản giám định.
Các vụ giám định thiệt hại về tài sản hoặc thiệt hại liên quan đến trách nhiệm dân sự của các bên, Giám định viên phải lập ngay biên bản giám định đối tịch tại hiện trường, ghi nhận chi tiết mức độ tổn thất, nguyên nhân tổn thất với các bên liên quan.
Trong biên bản giám đinh tối thiểu, Giám định viên phải trả lời đầy đủ các thông tin yêu cầu cung cấp theo mẫu biên bản. Biên bản giám định phải được lập thành ba bản. Một bản cấp ngay cho khách hàng để kiểm tra lại và thực hiện tiếp các yêu cầu của Giám định viên và có cơ sở đòi bồi thường. Một bản lưu hồ sơ giám định và một bản gửi cho Trưởng phòng hoặc Trưởng phòng giám định - bồi thường (nếu hồ sơ trên phân cấp của Phòng) để kiểm soát và quản lý.
* Trong khi tiến hành giám định, Giám định viên có trách nhiệm hướng
dẫn và phối hợp với khách hàng thu thập đầy đủ hồ sơ giám định phù hợp với từng loại nghiệp vụ. Các bản sao chụp trong hồ sơ đều phải có công chứng của cơ quan Công chứng Nhà nước hoặc xác nhận sao y bản chính của cơ
quan phát hành, Giám định viên có thể kiểm tra bản chính, ký xác nhận y bản chính và chịu trách nhiệm về xác nhận của mình.
* Kết thúc vụ giám định, Giám định viên phải lập hồ sơ giám định
chuyển cho Trưởng phòng. Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ giám định, ký xác nhận trên biên bản giám định theo ủy quyền của Giám đốc và xử lý, chỉ đạo các công việc tiếp theo.
* Những vụ giám định tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của BVHN,
sau khi xem xét hồ sơ giám định, Trưởng phòng chỉ đạo cán bộ dưới quyền hướng dẫn bằng văn bản cho người được bảo hiểm, cung cấp tiếp những giấy tờ cần có trong hồ sơ yêu cầu bồi thường. Trường hợp khách hàng nộp hồ sơ hoặc bổ xung hồ sơ không đúng địa chỉ, trong vòng một ngày, các Phòng phải có trách nhiệm kiểm tra, chuyển cho Phòng có trách nhiệm để giải quyết.
* Giám sát hạng mục và đơn giá sửa chữa tài sản bảo hiểm:
Tất cả các tài sản được bảo hiểm bị thiệt hại phải sửa chữa, liên quan đến trách nhiệm bồi thường của BVHN, các phòng phải giám sát các hạng mục, đơn giá sửa chữa theo quy định sau:
Phân cấp giám sát giá:
Trưởng các phòng xem xét nếu giá trị tổn thất nằm trong mức phân cấp cho Phòng thì chủ động tổ chức giám sát và chấp nhận hạng mục, đơn giá, nơi sửa chữa. Nếu trên mức phân cấp thì chuyển cho Phòng giám định - bồi thường. Nếu trên mức phân cấp của phòng bồi thường thì chuyển tiếp cho lãnh đạo Công ty để giải quyết.
Trình tự giám sát:
Ngay sau khi giám định và trước khi tiến hành sửa chữa, các Phòng phải: + Thống nhất với khách hàng lựa chọn và quyết định nơi sửa chữa. + Yêu cầu khách hàng cung cấp dự toán chi tiết các hạng mục, đơn giá sửa chữa. Kiểm tra, điều chỉnh đơn giá theo mặt bằng giá chung hợp lý tại
+ Tổ chức đấu thầu công khai và chọn thầu (nếu xét thấy cần thiết). + Trả lời khách hàng bằng văn bản ý kiến của Bảo Việt về việc sửa chữa tài sản và hướng dẫn khách hàng các công việc cần làm như: ký hợp đồng sửa chữa, hóa đơn chứng từ sửa chữa, thu hồi các tài sản hư hỏng đã thay thế…
* Sử dụng giám định chuyên ngành ngoài hệ thống BẢO VIỆT:
Đối với những vụ giám định đòi hỏi cao về kỹ thuật chuyên môn, chuyên ngành hoặc phải phân tích trong phòng thí nghiệm…, vượt quá khả năng, trình độ của mình, Giám định viên báo cáo và đề xuất với trưởng phòng để báo cáo Giám đốc Công ty xem xét quyết định thuê sử dụng Giám định viên chuyên ngành phù hợp. Giám định viên có thể tham khảo ý kiển của Giám định viên chuyên ngành trong biên bản giám định chính thức của họ, làm tư liệu để xem xét kết luận về nguyên, mức độ tổn thất của đối tượng được bảo hiểm trong biên bản giám định của mình.
Đối với những vụ giám định mà khách hàng không thống nhất với kết luận về nguyên nhân và mức độ tổn thất của Giám định viên BVHN, Giám định viên báo cáo ngay với Trưởng phòng để Trưởng phòng báo cáo lãnh đạo Công ty giải quyết.
* Giám định đại lý và thu phí giám định đại lý:
Trường hợp giám định hộ các phòng khác trực thuộc Công ty BVHN: Khi có yêu cầu của khách hàng, các phòng phải tổ chức giám định những vụ tai nạn xảy ra trên địa bàn mình, đồng thời thông báo cho phòng bảo hiểm gốc biết để phối hợp giải quyết theo quy định và phân cấp này. Nếu vụ giám định do phòng bảo hiểm gốc tiến hành thì phòng bảo hiểm sở tại có trách nhiêm phối hợp và thu thập hồ sơ (nếu có yêu cầu).
Giữa các phòng có thể ủy nhiệm việc giám sát giá cả sửa chữa trong phân cấp cho nhau bằng văn bản.
Sau khi giám định xong, trưởng phòng cho chuyển hồ sơ trong phân cấp của phòng bảo hiểm gốc cho phòng đó. Hồ sơ trên phân cấp của phòng bảo hiểm gốc, trưởng phòng cho chuyển về phòng Bồi thường Công ty giải quyết.
Trường hợp giám định hộ các công ty thuộc hệ thống Bảo Việt và giám định theo các yêu cầu khác:
Toàn bộ các vụ giám định dù trên hoặc dưới mức phân cấp, các phòng thực hiện đúng theo quy định và phân cấp này. Đồng thời, sau khi giám định xong, thu thập toàn bộ hồ sơ, đánh số và lập bản thống kê tài liệu có trong hồ sơ chuyển về phòng Giám định - Bồi thường công ty để kiểm tra, quản lý, phát thu phí giám định và báo cáo lãnh đạo Công ty duyệt hồ sơ chuyển tỉnh.
Hồ sơ do phòng Giám định - Bồi thường niêm phong, chuyển cho văn thư công ty gửi theo đường công văn bưu điện. Trường hợp giao hồ sơ trực tiếp cho khách hàng phải niêm phong và ký giao nhận hồ sơ. Hồ sơ giám định đại lý nhất thiết phải có một bản sao đầy đủ, lưu tại phòng Giám định - Bồi thường.
Thu phí giám định đại lý:
Phí giám định đại lý bao gồm phí “cố định” (phí chính, phí phụ) và các chi phí thực tế hoặc phí thu theo định mức cố định, theo quy định của Tổng công ty. Sau khi giám định, các phòng thông báo số nhân công, chi phí giám định đại lý (nếu có) cho phòng Giám định - Bồi thường để phát hành thông báo thu phí giám định kèm theo hồ sơ.
Phí giám định nộp trực tiếp, do thủ quỹ của Phòng, Quận, Huyện thu (nếu khách hàng nộp phí tại phòng bảo hiểm Quận, Huyện) hoặc do phòng Kế toán thu (nếu khách hàng nộp phí tại văn phòng công ty).
Phí giám định đại lý phải thu trước khi cấp Biên bản giám định. Các hồ sơ chuyển tỉnh thuộc hệ thống Bảo Việt, Phòng Bồi thường phát hành và chuyển cho phòng Kế toán một bản “thông báo thu phí giám định” để theo dõi
thường đối chiếu phí giám định phát sinh và thực thu để truy đòi phí giám định.
Đặc biệt: Trường hợp các Công ty khác giám định hộ BVHN, phòng Giám định - bồi thường có trách nhiệm kiểm tra lại thông báo thu phí giám định và hồ sơ giám định đã nhận được. Nếu vụ giám định thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì xác nhận và chuyển thông báo cho phòng Kế toán báo cáo giám đốc duyệt trả phí giám định.
Nếu khách hàng yêu cầu phòng bảo hiểm gốc cùng tham gia phối hợp giám định hoặc giải quyết tai nạn ở tỉnh ngoài, các phòng báo cáo lãnh đạo công ty chi đạo giải quyết.
* Theo dõi giám định và lưu trữ hồ sơ:
Các phòng có chức năng giám định phải mở sổ theo đúng hướng dẫn và hồ sơ quy định của Công ty gồm:
+ Sổ theo dõi các vụ giám định, phí giám định. + Sổ giao nhận hồ sơ giám định, bồi thường.
Hàng năm, hồ sơ giám định được đánh số, thống kê và chuyển về lưu giữ tại kho công ty.
* Chế độ trách nhiệm vật chất:
Người có hành vi thiếu trách nhiệm, thiếu trung thực trong công tác giám định gây thiệt hại cho BVHN hoặc cho khách hàng của Bảo Việt phải chịu sự xử lý và chịu trách nhiệm bồi thường vật chất theo quy định của pháp luật.
Quy chế này được thực hiện cùng với “Quy định về phân cấp quản lý nội bộ của Công ty” và “Quy trình giám định của Tổng Công ty” cho từng loại nghiệp vụ và được áp dụng trong nội bộ công ty BVHN.