Lãnh đạo phòng cần tổ chức định kỳ các buổi họp tổng kết đánh giá kết quả giám định bồi thường, đồng thời đôn đốc, chỉ đạo và bố trí sắp xếp công việc cho các cán bộ trong phòng một cách hợp lý, phân bổ thời gian giữa các cán bộ giám định, giữa cán bộ giám định và cán bộ bồi thường, tránh để nhân viên lãng phí thời gian hoặc làm việc quá gấp rút khiến chất lượng công việc không cao.
Luôn duy trì chế độ kiểm tra, kiểm soát giữa các nhân viên trong phòng nhằm hạn chế hoặc kịp thời có biện pháp khắc phục các sai sót xảy ra, đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Việc kiểm tra, theo dõi và khắc phục sai sót phải được tiến hành định kỳ với những nội dung sau:
- Xem xét tiến độ công việc của nhân viên, kết quả thực hiện các công việc đã đề ra. Tình hình tuân thủ thực hiện các quy định của công ty trong quy trình giám định bồi thường.
- Khi phát hiện có sai sót, lãnh đạo phòng phải báo cáo lãnh đạo công ty để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Xử lý các vướng mắc trong quá trình giám định, bồi thường, đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu khách hàng.
Phòng giám định, bồi thường nên thu thập và giải quyết các thư khiếu nại, phàn nàn của khách hàng trong quá trình nhân viên phòng đi giám định, bồi thường. Căn cứ vào mức độ quan trọng của thực trạng vấn đề nghiệp vụ để đề ra các hướng giải quyết nâng cao chất lượng, hiệu quả của dịch vụ nhằm thỏa mãn hơn nữa yêu cầu của khách hàng. Tất cả các thư khiếu nại này phải được tập hợp, theo dõi và quản lý chặt chẽ, làm cơ sở để giám định viên và cán bộ bồi thường đúc rút kinh nghiệm. Kết quả giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách hàng phải được lập thành hồ sơ theo dõi, đồng thời thông báo cho các phòng, công ty liên quan và báo cáo Tổng công ty (trong trường hợp cụ thể) để có biện pháp giải quyết và theo dõi kết quả.
Trong quá trình giám định bồi thường, để nâng cao hơn nữa chất lượng công việc, lãnh đạo phòng có thể đề xuất với lãnh đạo công ty cử nhân viên trong phòng đi học tại các lớp tập huấn cán bộ nhằm bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên. Ngoài ra, trong quá trình làm việc, lãnh đạo phòng cần khuyến khích nhân viên năng động, tích cực trong công việc, thường xuyên đưa ra những ý tưởng sáng tạo mới, giúp ích trong công việc của mình, có thể có chế độ khen thưởng hợp lý với những cán bộ hoàn thành xuất sắc công việc, đồng thời cũng xử lý nghiêm khắc các cán bộ vi phạm đạo đức, kỷ luật trong công việc.