2.2.1.1 Đàm phán để ký kết hợp đồng
Khi các bên đã đạt được sự thống nhất với nhau trong quá trình thỏa thuận, thương lượng về các vấn đề có liên quan đến hợp đồng thì họ sẽ tiến hành giao kết với nhau bằng một loại giấy tờ có tính pháp lý cao đó là hợp đồng. Hợp đồng bằng văn bản thể hiện quyền và nghĩa vụ của mỗi bên tham gia. Khi tiến tới ký
kết hợp đồng thì quá trình đàm phán để tiến hành thương lượng, thỏa thuận với nhau là không thể thiếu. Đàm phán có thể được thực hiện bởi nhiều phương thức khác nhau: như qua fax, điện thoại, gặp gỡ trực tiếp… Dù có đàm phán bằng cách nào song có thể xếp các phương thức này vào hai dạng là đàm phán trực tiếp và đàm phán gián tiếp. Tùy theo điều kiện của từng doanh nghiệp về lãnh thổ, địa lý… mà mỗi doanh nghiệp chọn một cách đàm phán phù hợp với mình.
Hiện nay, Công ty cổ phần may Hưng Yên đang sử dụng cả hai hình thức trên. Với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau và dựa vào tình hình thực tế mà công ty có thể áp dụng một trong hai hình thức sao cho phù hợp đó là: đàm phán trực tiếp, đàm phán gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức này.
- Đối với hình thức đàm phán trực tiếp.
Đàm phán trực tiếp là việc các bên trực tiếp trao đổi, thảo luận với nhau các vấn đề đặt ra để tìm thấy một tiếng nói chung phù hợp với yêu cầu, đề nghị của mỗi bên tham gia. Hình thức đàm phán trực tiếp này có ưu điểm là bên tham gia có thể tìm hiểu được thể hiện như vẻ mặt, cử chỉ… và có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của đối tác qua nhiều cách thức cụ thể khác nhau; nó giúp cho các bên hiểu nhau hơn, có thể giải thích cặn kẽ quan điểm của mình và hiểu được quan điểm của đối tác, từ đó để cả hai bên tìm ra giải pháp tối ưu dung hóa lợi ích giữa các bên. Khi tham gia ký kết hợp đồng, các bên đều mong muốn sẽ làm sao cho công ty của mình sẽ đạt được lợi ích lớn nhất, tùy theo mục đích của mỗi bên. Chính vì vậy, đàm phán giúp cho hai bên dung hòa được lợi ích của mình. Bên cạnh những ưu điểm của phương thức đàm phán trực tiếp thì nó cũng có những nhược điểm riêng như: tốn kém về chi phí đi lại, đón tiếp. Nó đòi hỏi người tham gia đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết để ứng xử kịp thời với các tình huống… Tóm lại, đàm phán trực tiếp đòi hỏi nhiều công sức, tiền bạc, thời gian của cả hai bên. Phương thức này thường được áp dụng chủ yếu với các khách hàng, đối tác mới, khi chưa có sự hiểu biết về đối tác đó nhiều và trong hợp đồng thường có những điều khoản rằng buộc chặt chẽ hơn.
- Đối với hình thức đàm phán gián tiếp.
Đàm phán gián tiếp là hình thức đàm phán thông qua các phương tiện như điện tín, fax, email… Đối với hình thức đàm phán trực tiếp nhược điểm là tốn kém về chi phí đi lại, đón tiếp thì đối với đàm phán gián tiếp đây lại là ưu điểm của nó, hình thức này giúp tiết kiệm được chi phí hơn, có thể giao dịch với nhiều khách hàng, quyết định đưa ra thường được cân nhắc kỹ càng và tranh thủ được nhiều ý kiến của tập thể. Nhược điểm của hình thức đàm phán gián tiếp này là khó biết được ý đồ thật của khách hàng, không ứng xử được linh hoạt, dễ bị bỏ mất cơ hội, không thảo luận với nhau được chi tiết mọi vấn đề. Cách đàm phán gián tiếp này thường được công ty áp dụng đối với các bạn hàng lâu năm, đã có sự thông thạo với nhau về vấn đề nên cách đàm phán này là phù hợp nhất. Như vậy, tùy từng khách hàng cụ thể mà công ty sử dụng các hình thức đàm phán khác nhau sao cho phù hợp. Dù công ty có sử dụng hình thức đàm phán nào thì công ty cũng luôn có thái độ thiện chí hợp tác. Do công ty chủ yếu sản xuất hàng gia công xuất khẩu nên các bạn hàng của công ty chủ yếu là người nước ngoài nên sự khác nhau về ngôn ngữ, phong tục… là những điểm mà công ty rất lưu ý trong quá trình đàm phán để hạn chế tối đa những bất lợi cho mình. Hợp đồng bằng văn bản được ký kết giữa các bên là cơ sở để cho hai bên thực hiện mọi quyền lợi, nghĩa vụ với nhau một cách thuận lợi. Hợp đồng đã ký kết được coi là có hiệu lực pháp luật khi nội dung của hợp đồng đó phải bao gồm các điều khoản phù hợp với pháp luật.
Tóm lại, dù đàm phán bằng cách nào: đàm phán trực tiếp hay đàm phán gián tiếp thì đây là một giai đoạn quan trọng để tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.
2.2.1.2 Nội dung của hợp đồng gia công
Các hợp đồng gia công của công ty chủ yếu được làm bằng tiếng Anh. Khi phải nộp cho cơ quan Hải quan kiểm tra thì những hợp đồng này được dịch ra tiếng Việt. Do đây là hoạt động gia công với thương nhân nước ngoài nên việc hợp đồng được làm bằng tiếng Anh là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, luật áp dụng đối với những hợp đồng này chủ yếu lại là luật của Việt Nam. Khi xảy ra tranh chấp
giữa các bên nếu không thoả thuận để thương lượng hay hoà giải được thì thường đưa ra giải quyết bởi trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam.
Cũng như các loại hợp đồng khác, hợp đồng gia công của công ty luôn có đầy đủ các điều khoản chủ yếu của một hợp đồng cần có do pháp luật qui định.
Hợp đồng gia công của công ty bao gồm 3 phần:
Phần đầu: dù không đề cập rõ đến các vấn đề nhưng nó lại có vai trò rất quan trọng, nó cần phải được nêu chính xác và rõ ràng. Nó cho biết: tên hợp đồng, số hợp đồng, ngày tháng năm ký kết hợp đồng, nơi ký hợp đồng, bên đặt gia công, bên nhận gia công (địa chỉ, điện thoại, fax, số tài khoản).
Ví dụ:
Bên B: CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HƯNG YÊN 83 Trưng Trắc – Thị xã Hưng Yên – Tỉnh Hưng Yên
Tel: 84 – 321 - 862314 Fax: 84 - 321 - 862500 Tài khoản (USD): 4321 001 1 37 008437 8
Tại ngân hàng ngoại thương trung ương Việt Nam _ 198 Trần Quang Khải, Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Dương – Tổng giám đốc
Phần nội dung: bao gồm các điều khoản sau Bên A: bên đặt gia công
Bên B: bên nhận gia công
- Điều khoản liên quan đến đối tượng của hợp đồng
Trong điều khoản này ghi rõ ghi rõ đối tượng của hàng hóa là hàng gia công may mặc trong đó:
+ Bên A cung cấp tất cả nguyên phụ liệu cùng với tài liệu kỹ thuật và các điều kiện cần thiết. Trên cơ sở đó bên B tổ chức sản xuất nhằm đạt được yêu cầu của bên A về chất lượng và thời hạn giao hàng.
+ Bên B bảo đảm năng lực cần thiết tại công ty cổ phần May Hưng Yên để tiến hành sản xuất với nguyên phụ liệu và các điều kiện kỹ thuật được cung cấp bởi bên A để đảm bảo về số lượng, chất lượng và thời hạn giao hàng.
- Điều khoản liên quan đến mô tả hàng hóa
Hàng gia công may mặc năm 2006 – 2007 có và không sử dụng hạn ngạch. Số lượng: khoảng 1 500 000 sản phẩm, áo với giá CMP trung bình là 20USD/PC.
Chi tiết sẽ được nói đến trong các phụ lục. Hình thức giao hàng:
FOB Hải Phòng/Cái Lân/Hồ Chí Minh. Incoterms 2000 (FOB – Free On
Board – Giao lên tàu)
CFR Nội Bài – Incoterms 2000 (CFR – Cost and Freight - Tiền hàng và cước phí)
EXW – Incoterms 2000 (EXW – Giao hàng tại xưởng – EX Word)
DAF Hữu Nghị Quan, Tây Ninh. Incoterms 2000 (DAF – Delivered At
Frontier – Giao tại biên giới)
Trong điều kiện giao hàng năm 2006 – 2007 rất chung chung thế này, công ty B phải thực hiện gia công hàng hóa cho công ty A với số lượng là 1 500 000 sản phẩm. Chính vì việc giao kết hợp đồng kiểu này nên bên nhận gia công nếu biết tổ chức hợp lý thì có thể gia công nhiều đơn hàng khác nhau trong cùng thời gian.
- Điều khoản liên quan đến các qui định về kỹ thuật và chất lượng.
+ Bên A sẽ cung cấp cho bên B tất cả tài liệu kỹ thuật và các điều kiện khác như mẫu mã, mẫu giấy, thông số, định mức, bảng vải và phụ liệu… tối thiểu 7 ngày trước khi bắt đầu sản xuất.
+ Chất lượng của sản phẩm sẽ đợc căn cứ trên cơ sở nguyên phụ liệu được cung cấp bởi bên A và mẫu đối đã được xác nhận bởi bên A trước khi bắt đầu sản xuất.
- Điều khoản liên quan đến giao hàng Bao gồm:
+ Giao nguyên phụ liệu:
Bên A sẽ cung cấp nguyên phụ liệu cho bên B (thông qua người bán) không tính mọi chi phí và được giao theo điều kiện CIF hoặc CNF Hải Phòng/Hồ Chí Minh/CFA Nội Bài hoặc giao EXW với số lượng đồng bộ và đầy đủ với chất lượng tốt theo kế hoạch để đảm bảo quá trình sản xuất.
Trong trường hợp khi bên nhận gia công thấy có một số nguyên phụ liệu dễ tìm trong nước để giảm bớt thời gian, chi phí, thủ tục nhận hàng từ nước bên kia. Trên cơ sở đề nghị của bên B, bên B sẽ tự tìm mua trong nước nhưng chi phí do bên A chịu theo thỏa thuận giữa hai bên thì mỗi bên phải có trách nhiệm với nguyên phụ liệu mình giao cho bên kia về chất lượng và bảo quản nguyên phụ liệu.
+ Giao thành phẩm
Sau khi gia công hàng hóa bên nhận gia công sẽ giao thành phẩm sản xuất cho bên thuê gia công theo những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Điều khoản liên quan đến thanh toán.
Công ty sử dụng phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền hoặc L/C không hủy ngang cho người thụ hưởng qua Vietcombank (Head office) Hà Nội trong vòng 7 ngày sau khi nhận đủ bộ chứng từ thanh toán.
Thư tín dụng không hủy ngang là loại thư tín dụng sau khi đã được ngân hàng mở thì không thể sửa đổi, bổ sung và hủy bỏ trong thời hạn hiệu lực của nó nếu chưa có sự thỏa thuận của người mua, người bán và ngân hàng mở L/C. Do đó, nó bảo đảm được quyền lợi cho cả bên nhận gia công và bên đặt gia công.
- Điều khoản liên quan đến kiểm tra hàng hóa
Đại diện có trách nhiệm của bên A sẽ đến kiểm tra hàng hóa trong quá trình sản xuất và trước khi giao hàng, và cùng với bên B có trách nhiệm giải quyết tất cả vấn đề phát sinh từ hợp đồng để tránh những trở ngại cho quá trình sản xuất và giao hàng.
Bên A cần một quần và áo mẫu đối chiếu khi sản xuất bắt đầu và mẫu giao hàng trong quá trình sản xuất (số lượng sẽ được thỏa thuận bởi hai bên đối với từng mã hàng)
- Điều khoản liên quan đến khiếu nại và trọng tài
Điều khoản này được quy định rõ ràng trong hợp đồng, nó ghi nhận sự thỏa thuận của các bên về phương thức giải quyết khi có tranh chấp xảy ra.
+ Bên B cùng với người đại diện của bên A sẽ kiểm tra nguyên phụ liệu ngay khi nhận được. Nếu có bất cứ hao hụt nào về số lượng và/hoặc sai hỏng về chất lượng, bên B sẽ thông báo cho bên A bằng fax trong vòng 5 ngày, và làm báo cáo kiểm tra và gửi cho bên A trong vòng 7 ngày sau ngày nhận hàng bên A sẽ cấp bổ sung hoặc thay thế để đảm bảo sản xuất đồng bộ.
+ Bên A sẽ kiểm tra thành phẩm ngay khi nhận được. Nếu có bất cứ sự thiếu hụt nào về số lượng và/hoặc không thể chấp nhận giữa thành phẩm và mẫu đối đã được xác nhận trong một thông báo cụ thể. Thông báo này phải được xác lập bởi những người có thẩm quyền.
+ Khiếu nại và tranh chấp, nếu có sẽ được hòa giải bởi cả hai bên. Trong trường hợp không thể giải quyết trong vòng 30 ngày kể từ khi hòa giải, tất cả các tranh chấp phát sinh liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bởi trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam.
Phần cuối: Các điều khoản khác:
- Cả hai bên tự nguyện xác nhận đầy đủ nghĩa vụ đối với hợp đồng này. - Điều đó được hiểu rằng hợp đồng này phải được thực hiện một cách nghiêm túc với các qui định và điều khoản và điều khoản đã được nêu ra trong hợp đồng này.
Bất cứ bản kèm theo, bổ xung sửa đổi hợp đồng chỉ có giá trị bằng văn bản thỏa thuận đã được ký bởi người có trách nhiệm của cả hai bên.
Trong trường hợp một bên vi phạm các điều khoản, điều kiện của hợp đồng gây ra thiệt hại về mặt tài chính cho bên kia. Bên vi phạm sẽ gánh chịu toàn bộ
trách nhiệm bồi thường cho bên kia những thiệt hại hợp lý được chấp nhận bởi cả hai bên.
Hợp đồng này được làm bằng tiếng Anh thành 4 bản. Mỗi bên giữ 2 bản có giá trị ngang nhau kể từ ngày ký.